Các tiêu chí lựa chọn phần mềm tính lương tốt nhất 2022

Tính lương là nghiệp vụ nhân sự quan trọng, phức tạp và có ảnh hưởng trực tiếp đến toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp. Việc này không chỉ đòi hỏi một cái đầu thông minh mà còn cần đến cả kỹ năng và sự khéo léo, chu đáo. Nếu trải nghiệm đó có sự sai sót hoặc tốn quá nhiều thời gian thì chắc chắn sẽ làm nảy sinh nhiều vấn đề rắc rối. Một phần mềm tính lương tốt sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hiệu quả làm việc.

Cùng FTSHRM tìm hiểu các tiêu chí giúp doanh nghiệp lựa chọn phần mềm tính lương tốt nhất 2022!

PHẦN MỀM TÍNH LƯƠNG LÀ GÌ? 

Phần mềm tính lương là hệ thống hỗ trợ doanh nghiệp thiết lập chính sách lương chính xác và hợp lý. Một phần mềm tính lương cần có những tính năng về nghiệp vụ về lương. Ví dụ như việc tạo bảng chấm công, tự động tính lương, tạo phiếu lương cho nhân viên, hạch toán chi phí lương, bảo hiểm, thuế TNCN…

CÁC YẾU TỐ QUYẾT ĐỊNH MỘT PHẦN MỀM TÍNH LƯƠNG TỐT

1. Chính sách lương

Thiết lập chính sách lương

Vấn đề cốt lõi của một phần mềm tính lương tốt là phải thể hiện được chính sách lương của công ty trên phần mềm. Chính sách lương của công ty dựa trên các yếu tố trả lương mà công ty quyết định, hình thức hay phương pháp trả lương và được cụ thể hóa trên phần mềm dưới dạng các công thức tính lương.

Tiền lương của người lao động thường được chia thành lương cố định và lương biến đổi. Các hình thức trả lương khác nhau (lương thời gian, lương sản phẩm, lương khoán), loại công việc khác nhau (gián tiếp, trực tiếp, quản lý…) quyết định tỉ trọng lương cố định và lương biến đổi khác nhau. Tổng tiền lương đơn giản là tổng số của lương cố định và lương biến đổi.

Thay đổi chính sách lương

Khi có sự thay đổi về chính sách lương, nhân sự có trách nhiệm chỉnh sửa trực tiếp chính sách trên phần mềm, bao gồm cả thời hạn áp dụng chính sách mới.

Quyết định lương

• Khi một nhân sự có sự thay đổi về vị trí, phần mềm cần phản ánh những thay đổi về lương và chính sách khác tương ứng với sự thay đổi vị trí của nhân sự, sau đó để các cấp trên phê duyệt
• Đầu hoặc cuối kỳ, phần mềm lương cần cập nhật những thay đổi của cá nhân người lao động ảnh hưởng đến tiền lương, tự tạo quyết định lương theo đúng chính sách với thời hạn từ thời điểm đầu kỳ hoặc năm tài chính, sau đó để các cấp trên phê duyệt

2. Nguồn dữ liệu

• Thông tin về vị trí công việc

Thông tin nhân sự cần được cập nhật lên phần mềm, phân chia rõ vị trí, phòng ban cụ thể, qua đó thể hiện được sơ đồ tổ chức công ty. Ngoài ra, yêu cầu năng lực của vị trí, KPI của chức danh cũng cần thể hiện trên phần mềm lương một cách trực tiếp.

• Dữ liệu nhân sự

Dữ liệu nhân sự là các thông tin cá nhân của người lao động như số năm kinh nghiệm, bằng cấp,…

• Dữ liệu chấm công

Dữ liệu chấm công được lấy từ máy chấm công, bảng chấm công, thông qua nhập liệu trực tiếp hoặc đồng bộ tự động

• Dữ liệu kết quả công việc

Dữ liệu đánh giá kết quả công việc của người lao động, được lấy từ báo cáo công việc, bảng đánh giá KPI hoặc các phần mềm chuyên dụng khác,…

• Dữ liệu bảo hiểm, thuế, các khoản giảm trừ,…

Để tính toán ra tiền lương chi trả cuối cùng cho người lao động, phần mềm lương cần thiết lập công thức và tích hợp thông tin về các yếu tố liên quan đến các khoản phải trừ qua lương như phần tiền bảo hiểm do người lao động chi trả; tiền thuế TNCN (nếu có) và các khoản phải trừ khác. Những thông tin đó có thể được thiết lập công thức tính toán ngay trên phần mềm hoặc được nhập trực tiếp.

3. Quy trình tính lương, duyệt lương và thanh toán

Một phần mềm tính lương tốt phải có quy trình tính, duyệt lương và thanh toán cụ thể. Việc tính lương trên phần mềm lương có thể thông qua các bước:

• Quy trình tính lương

Chốt ngày công: Chốt ngày công có thể thực hiện trên Excel hoặc các phần mềm chấm công chuyên dụng khác, hoặc tích hợp luôn cùng phần mềm tính lương.

Chốt kết quả công việc: Chốt đánh giá kết quả công việc hoặc KPI – các trưởng bộ phận có thể thực hiện trên phần mềm đánh giá chuyên dụng hoặc tích hợp luôn cùng phần mềm tính lương.

Lập bảng tính lương: Thao tác lập bảng tính lương sẽ được phần mềm tự động thực hiện. Bảng lương sau khi lập sẽ được Trưởng phòng nhân sự hoặc cán bộ tiền lương phê duyệt.

• Duyệt lương

Phòng Nhân sự duyệt bảng lương, điều chỉnh nếu cần. Bảng lương duyệt chuyển sang Ban Giám đốc phê duyệt lần cuối.

• Thanh toán tiền lương

Kế toán thực hiện việc thanh toán tiền lương cho người lao động

• Cung cấp thông tin về thanh toán lương

Cung cấp thông tin về thanh toán lương cho người lao động, thông qua các hình thức phiếu lương hoặc email thông báo. Cao cấp hơn, doanh nghiệp có thể thông báo lương của nhân viên qua cổng thông tin nhân sự (HR Portal)

4. Tính linh hoạt

Phần mềm cần xem xét tất cả các yếu tố ảnh hưởng để thiết lập các tính năng theo nhiều tình huống khác nhau, nhằm đảm bảo tính linh hoạt cho người dùng trong quá trình thực hiện. Phần mềm cũng cần được thiết kế đảm bảo có độ mở để đáp ứng được những hình thức trả lương khác nhau trong một doanh nghiệp

5. Hệ thống báo cáo

Phần mềm lương tốt cũng cần có hệ thống báo cáo lương chi tiết theo các cấp độ cá nhân, bộ phận, công ty. Các báo cáo nên được thể hiện thông qua dạng biểu đồ một cách trực quan, thời gian thực, có thể kết xuất file để in ấn, lưu trữ, khai thác số liệu và phân tích.

CÁC TIÊU CHÍ LỰA CHỌN PHẦN MỀM TÍNH LƯƠNG CHO DOANH NGHIỆP

1. Cung cấp đầy đủ dịch vụ về lương

Phần mềm tính lương tốt đầu tiên và căn bản nhất phải cung cấp đầy đủ dịch vụ về lương. Điều này có nghĩa rằng phần mềm cần tính chính xác các khoản tiền lương, các khoản khấu trừ cho nhân viên, quản lý các loại chế độ, bảo hiểm… 

Những việc kể trên, nếu làm thủ công sẽ tốn nhiều nhân lực và thời gian, nhưng với phần mềm, việc thực hiện là cực kỳ đơn giản và nhanh chóng.

2. Độ bảo mật cao

Nguồn dữ liệu đầu vào phần mềm tính lương chứa nhiều thông tin cá nhân của cả nhân viên và doanh nghiệp. Do đó, phần mềm cần thiết phải có tính bảo mật cao để đảm bảo quyền riêng tư.

3. Dễ sử dụng

Để đảm bảo tính minh bạch, phần mềm tính lương không nên quá phức tạp, khó hiểu. Phần mềm nên có giao diện gọn gàng, dễ sử dụng để phù hợp với nhiều đối tượng sử dụng.

4. Tính linh hoạt

Phần mềm tính lương tốt cần phải có tính linh hoạt cho người dùng trong quá trình sử dụng. Do số lượng nhân viên, thuế, các chính sách lương… có thể thay đổi theo từng thời điểm nên phần mềm cũng phải đáp ứng tốt nhu cầu trên.

5. Khả năng tích hợp với các hệ thống khác

Trong những trường hợp doanh nghiệp lựa chọn phần mềm tính lương riêng biệt hoàn toàn, thì phần mềm đó phải tương thích với hệ thống có sẵn của doanh nghiệp như hệ thống chấm công, đánh giá KPI… Nhờ đó, việc chuyển nguồn dữ liệu đầu vào làm cơ sở để tính lương sẽ dễ dàng hơn.

6. Chính sách bảo trì, bảo hành

Trong quá trình sử dụng, phần mềm hoàn toàn có thể phát sinh lỗi. Ngay cả khi không có lỗi, phần mềm vẫn cần phải được cập nhật, nâng cấp định kỳ. Do đó, các chính sách bảo hành, bảo trì phần mềm cũng là một yếu tố quan trọng khác.

7. Dịch vụ hỗ trợ khách hàng

Khi mới sử dụng phần mềm, người dùng sẽ cần thời gian để làm quen và thao tác đúng cách. Bên cạnh đó, trong trường hợp có vấn đề phát sinh khi sử dụng phần mềm, người dùng sẽ cần đến dịch vụ hỗ trợ, giải đáp các thắc mắc. Việc hỗ trợ có thể thực hiện theo hình thức trực tuyến qua nhiều kênh như email, zalo,… hoặc hỗ trợ trực tiếp tại hiện trường. Điều này đòi hỏi phải có một đội ngũ hỗ trợ nhiệt tình, am hiểu về phần mềm đi theo trợ giúp khách hàng khi cần thiết.

8. Kinh nghiệm triển khai

Kinh nghiệm triển khai là một khía cạnh quan trọng cần xem xét kỹ lưỡng khi doanh nghiệp muốn lựa chọn được một phần mềm tính lương tốt. Kinh nghiệm triển khai càng lâu thì năng lực đáp ứng của phần mềm càng cao, uy tín cũng sẽ được đảm bảo.

Hiện nay thị trường phần mềm tính lương rất sôi động, nhưng không phải phần mềm nào cũng đảm bảo về mặt chất lượng.  Doanh nghiệp khi lựa chọn phần mềm phù hợp sẽ phải tham khảo cả nhận xét và đánh giá của các khách hàng trước đó để đánh giá chính xác năng lực, kinh nghiệm và độ uy tín của nhà cung cấp.

Phần mềm tính lương FTSHRM

Phần mềm FTSHRM đã có hơn 10 năm kinh nghiệm xây dựng và triển khai hệ thống giải pháp phần mềm quản lý nhân sự cho các doanh nghiệp trong nước. 

Tính năng tính lương tự động của phần mềm nhân sự tiền lương FTSHRM giúp quy trình xử lý lương trong doanh nghiệp trở nên dễ dàng và chính xác hơn với các ưu điểm:

• Quy trình tính lương tự động, khép kín, bảo mật
• Khai báo, thay đổi công thức tính lương linh động
• Hỗ trợ tính các khoản BHXH, thuế TNCN,…
• Kết xuất và gửi phiếu lương hàng loạt qua email, Zalo, SMS hoặc in trực tiếp từ phần mềm
• Tạo báo cáo lương chi tiết

Không chỉ vậy, phần mềm FTSHRM còn tích hợp nhiều tính năng khác, bao quát nghiệp vụ nhân sự trong doanh nghiệp như: Quản lý hồ sơ nhân sự, Quản lý chấm công, Tuyển dụng, Đào tạo, Đánh giá nhân viên,…

Trải nghiệm phần mềm FTSHRM ngay hôm nay để tận hưởng mọi tính năng tuyệt vời mà phần mềm mang lại!

Chi tiết tại đây!