E-CONTRACT – lựa chọn ưu việt cho doanh nghiệp chuyển đổi số

Sau hai bài viết về hợp đồng lao động điện tử và chữ ký số cá nhân, chắc hẳn bạn đọc cũng đã phần nào hiểu được khái niệm cũng như điều kiện pháp lý và lợi ích mà hai công cụ số hóa này mang lại.

Ở bài viết kỳ này chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu về E-CONTRACT – một phân hệ tính năng ứng dụng chữ ký số để giao kết hợp đồng lao động điện tử.

E-CONTRACT là gì?

E-CONTRACT là một phân hệ tính năng hoàn toàn mới được FTSVN hợp tác cùng với EFY xây dựng nên và được tích hợp vào phần mềm quản lý nhân sự FTSHRM, với mục đích hỗ trợ các doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi số mà cụ thể là nghiệp vụ giao kết hợp đồng lao động.

Quy trình nghiệp vụ

• Đầu tiên cán bộ HR sẽ cập nhật danh sách người lao động cần ký lên phần mềm FTSHRM, tạo mẫu hợp đồng và xác định loại hình ký (mã OTP, token, email,…)
• Sau đó hợp đồng sẽ được gửi đi, người xem và duyệt hợp đồng sẽ nhận được email thông báo tự động,  tiến hành duyệt trước nội dung hợp đồng
• Khi người ký nhận được email, SMS sẽ tự động gửi cho họ một mã OTP. Người lao động xem trước nội dung hợp đồng và quyết định có ký hợp đồng hay không
• Sau khi hợp đồng được ký, hệ thống sẽ gửi thông báo hoàn tất hợp đồng đến các bên. Lúc này, hợp đồng sẽ được mã hóa và lưu trữ trên EFY, FTSHRM.

Tại sao nên lựa chọn E-CONTRACT ?

Theo Luật Lao động số 45/2019/QH14 đã công nhận giá trị pháp lý của hợp đồng lao động điện tử có giá trị như ký hợp đồng bằng văn bản. Trong thời gian tới, khi mà các doanh nghiệp đều đang mong muốn thực hiện chuyển đổi số để tối ưu hoạt động, tăng tính cạnh tranh thì việc ký kết các hợp đồng điện tử, bao gồm cả hợp đồng lao động lao động điện tử sẽ sớm trở nên phổ biến.

Được xây dựng nên nhằm giúp các doanh nghiệp thuận lợi số hóa nghiệp vụ quản lý nhân sự, phân hệ tính năng E-CONTRACT thuộc phần mềm quản lý nhân sự FTSHRM sở hữu nhiều tính năng đảm bảo có thể đáp ứng tốt nhất yêu cầu của người làm nhân sự cũng như các cấp quản lý:

Hỗ trợ đầy đủ các nghiệp vụ liên quan đến hợp đồng:

• Khởi tạo hợp đồng
• Chọn hợp đồng để ký điện tử
• Cập nhật danh sách/điều chỉnh
• Ký/ hủy hợp đồng
• Hợp đồng hoàn thành: gửi thông báo qua zalo, email,…cho người lao động và người sử dụng lao động

Tra cứu tổng hợp báo cáo: Tra cứu hợp đồng theo quyền và hỗ trợ kiết xuất các báo cáo, hệ thống cảnh báo khi hợp đồng hết hạn, cần được tái ký.

Tích hợp với các giải pháp quản lý doanh nghiệp: Hỗ trợ trao đổi, tích hợp dữ liệu với các phần mềm quản trị khác: HRM, CRM, ERP,… giúp đồng bộ hóa dữ liệu

Quản lý hợp đồng ở mọi mô hình doanh nghiệp: Hỗ trợ quản lý, xuất hợp đồng nhanh chóng và không giới hạn số lượng hợp đồng

Lưu trữ và bảo mật thông tin: Toàn bộ dữ liệu được mã hóa nên không thể thay đổi nội dung, nhờ đó hợp đồng sẽ được bảo mật an toàn tối đa.

Tiết kiệm thời gian và chi phí:

• Giảm chi phí in ấn, lưu chuyển, bảo quản 
• Rút ngắn thời gian ký kết, đối chiếu hợp đồng do hồ sơ hợp đồng được lưu chuyển thông qua các phương tiện điện tử.

Để biết thông tin chi tiết về phần mềm quản lý nhân sự tiền lương FTSHRM cùng tính năng E – CONTRACT, bạn đọc có thể xem thêm tại đây.