Chữ ký số cá nhân – khái niệm và những điểm cần lưu ý khi sử dụng

Ở bài viết kỳ trước FTSHRM đã giải thích khái niệm hợp đồng lao động điện tử . Chúng ta đã được biết một trong những ý nghĩa nổi bật của hình thức hợp đồng mới mẻ này đó là nó phù hợp với xu hướng sử dụng chữ ký số cá nhân ngày càng phổ biến tiện lợi. 

Hôm nay, tiếp tục là một bài viết về việc chuyển đổi số trong doanh nghiệp, hãy cùng tìm hiểu về một công cụ đi liền với hợp đồng điện tử, đó là chữ ký số cá nhân.

Chữ ký số cá nhân là gì ?

Hiểu một cách đơn giản, chữ ký số cá nhân là một loại chữ ký điện tử, có giá trị tương đương chữ ký tay của mỗi cá nhân. Chữ ký số được sử dụng để xác thực danh tính cá nhân trong các trường hợp ký kết các loại giấy tờ điện tử hay tham gia các giao dịch trực tuyến.

Để được phép sử dụng chữ ký số cá nhân người dùng phải đăng ký chứng thư số cá nhân với đơn vị cung cấp chữ ký số. 

Những thông tin thể hiện trên chữ ký số bao gồm: 

• Tên cá nhân là chủ thể chứng thư số đó
• Tên công ty cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số đã cấp chứng thư số

Chữ ký số cá nhân có giá trị pháp lý không?

Dựa theo Quyết định số 1984/2015/QĐ-TCT:

• Các văn bản, tài liệu điện tử nếu được ký bởi chữ ký số cá nhân cấp bởi đơn vị cung cấp đã được cấp phép theo quy định của pháp luật thì sẽ có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy được ký tay bởi cá nhân đó.
• Các văn bản điện tử được ký bởi chữ ký số của người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu sẽ có giá trị như văn bản giấy được ký tay bởi người có thẩm quyền đó và được đóng dấu.

Tại sao nên sử dụng chữ ký số cá nhân?

Cùng với hình thức hợp đồng điện tử, chữ ký số cá nhân xuất hiện và nhanh chóng trở nên phổ biến nhờ hàng loạt những lợi ích mà nó mang lại so với việc ký tay truyền thống:

• Linh hoạt trong việc ký duyệt: người sử dụng có thể ký duyệt hồ sơ giấy tờ ở bất cứ đâu vào bất cứ lúc nào thông qua các phương tiện điện tử
• Giúp giảm thiểu những chi phí hành chính như chi phí in ấn, lưu trữ hồ sơ; tránh trường hợp hồ sơ giấy tờ bị mất mát, thất lạc
• Rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ: thay vì phải chờ đợi giấy tờ lưu chuyển giữa các phòng ban tới tay các cá nhân thì chỉ cần một thao tác đơn giản, giấy tờ sẽ được ký duyệt và nhanh chóng chuyển tới cá nhân yêu cầu.
• Đơn giản hóa việc quản lý và tra cứu tài liệu do tất cả các giấy tờ tài liệu đều được lưu trữ trên môi trường số hóa
• An toàn và bảo mật: chữ ký số đảm bảo tính bảo mật cho các thông tin trao đổi cũng như sự an toàn cho các giao dịch trực tuyến.

Phần mềm quản lý nhân sự FTSHRM

Hiểu được tầm quan trọng của quá trình chuyển đổi số và mong muốn hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình này, bên cạnh những chức năng quen thuộc đã được giới thiệu ở những bài viết trước như: quản lý hồ sơ nhân sự, chấm công, tiền lương; phần mềm FTSHRM nay đã có thêm phân hệ chức năng hỗ trợ doanh nghiệp và người lao động ký hợp đồng lao động điện tử.

Để biết thêm thông tin chi tiết về sản phẩm, bạn đọc vui lòng xem tại đây.