Ưu, nhược điểm của phần mềm chấm công

   Phần mềm chấm công giờ đây là một công cụ không thể thiếu và vô cùng quan trọng trong quản lý và vận hành doanh nghiệp. Việc áp dụng phần mềm quản lý chấm công sẽ giúp cho chủ doanh nghiệp và các bộ phận hành chính nhân sự, kế toán có thể nắm được số công làm việc của mỗi nhân viên. Từ đó, các bộ phận liên quan có thể dễ dàng thực thi các quy định, nội quy của doanh nghiệp, hỗ trợ rất lớn cho việc quản lý đánh giá nhân viên. Hãy cùng tìm hiểu thêm về phần mềm để tìm ra giải pháp cho doanh nghiệp mình.

1. Khái niệm

   Phần mềm quản lý chấm công chính là phần mềm thu thập các thông tin giờ vào, giờ ra, làm thêm, đi muộn về sớm của từng nhân viên để người lãnh đạo và bộ phận nhân sự có thể quản lý nhân viên được tốt hơn,… giúp quản lý dữ liệu chấm công một cách thuận tiện và dễ dàng hơn. Phần mềm được tích hợp thông qua máy chấm công, qua điện thoại thông minh hoặc camera AI miễn là đảm bảo có kết nối Internet. 

   Các tính năng nổi bật của phần mềm quản lý chấm công:

Ngoài việc tự động kết nối tới các thiết bị chấm công lấy dữ liệu công tự động, khai báo thiết lập các quy định ca làm việc, số phút đi muộn về sớm, tỷ lệ tăng ca…  thì phần mềm quản lý mềm chấm công còn là công cụ hỗ trợ đắc lực trong việc tính toán dữ liệu chấm công tự động bóc tách thời gian làm việc thực tế, thời gian tăng ca, thời gian đi muộn về sớm và tổng hợp lên báo cáo chấm công hàng tháng.

Phần mềm cung cấp các công cụ cảnh báo trực tiếp đến từng nhân viên và người quản lý, cho phép liên kết tự động đẩy dữ liệu chấm công sang phân hệ quản lý tiền lương.

2. Ưu điểm

• Tự cập nhật thông tin chấm công chính xác, hiệu quả: 

Phần mềm quản lý chấm công được kết nối trực tiếp với các thiết bị chấm công khác để cập nhật thông tin. Dữ liệu chấm công được đảm bảo chính xác vì tính tự động hoá.

• Tự động thông báo về tình hình chấm công cho nhân viên và quản lý:

Phần mềm sẽ phát hiện nhân viên đi muộn hoặc về sớm, từ đó tự động thông báo tình hình cho nhân viên và quản lý để tình hình này được cải thiện.

• Tự động xử lý ca làm việc:

Tự kéo dữ liệu chấm công, chia tách tự động khung giờ ca ngày, ca đêm, tăng ca đêm, tính toán làm tròn, thời gian tăng ca, thời gian đi muộn về sớm,.. từ đó tổng hợp bảng chấm công tháng nhanh chóng chính xác.

• Dễ dàng quản lý và phê duyệt:

Dữ liệu chấm công sẽ được tổ hợp lên 1 màn hình cho phép quản lý theo dõi điều chỉnh phê duyệt tăng ca, giờ làm theo từng ngày, theo tháng. Hệ thống cho phép cảnh báo vượt số giờ OT (tăng ca) theo ngày, theo tháng, theo năm.

• Tự thống kê và tính lương:

Phần mềm này sẽ thống kê và tổng hợp tất cả các dữ liệu chấm công của nhân viên, từ đó đưa ra đề xuất tính lương và đãi ngộ theo chỉ số đã được thiết lập sẵn.

3. Nhược điểm

• Chi phí và thời gian vận hành có thể cao: 

Tuy có nhiều ưu điểm, nhưng phần mềm hiện đại yêu cầu một khoản tiền để có thể triển khai, cùng với đó là thời gian lắp đặt, chạy thử,… tùy thuộc vào quy mô của doanh nghiệp

• Nhân viên chưa kịp thích ứng với cách chấm công hiện đại:

Nhân viên thường đã quen với các cách tính công truyền thống. Vì vậy, cần một khoảng thời gian để nhân viên thích ứng với việc vận hành một phần mềm mới.

• Cần có sự đầu tư về cơ sở hạ tầng phần cứng và mạng:

Phần mềm có thể dụng trên website hoặc trên điện thoại di động nhưng bắt buộc phải có đầu tư về máy chủ cơ sở dữ liệu và hạ tầng mạng.

Kết luận

   Phần mềm nào cũng tồn tại những ưu điểm và nhược điểm nhất định. Tuy vậy, phần mềm quản lý chấm công vẫn được xem như một sự cải tiến, một bước phát triển mới trong việc quản lý chấm công thay thế việc quản lý thủ công bằng phần mềm công nghệ giảm thiểu sự sai sót và tiết kiệm thời gian, tiết kiệm nguồn nhân lực. Lựa chọn cho mình một phương pháp quản lý đúng đắn, một thiết bị thông minh, là bước đầu trong quản lý và phát triển thành công của doanh nghiệp. Lựa chọn cho mình một phương pháp quản lý đúng đắn, một thiết bị thông minh, là bước đầu trong quản lý và phát triển thành công của doanh nghiệp. Để tìm hiểu thêm giải pháp quản lý chấm công hiệu quả hiện nay có thể kể đến Phần mềm quản lý nhân sự chấm công FTSHRM