Quy trình lưu trữ hồ sơ nhân sự trong doanh nghiệp

Ở các bài viết trước FTSHRM đã cùng các bạn tìm hiểu về bộ hồ sơ nhân sự cũng như là vai trò của việc lưu trữ và quản lý hồ sơ nhân sự. Ở bài viết kỳ này, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu một khía cạnh khác của hồ sơ nhân sự mà các doanh nghiệp rất cần quan tâm chú trọng, đó là quy trình lưu trữ hồ sơ nhân sự tại doanh nghiệp

Hiện nay có hai cách lưu trữ hồ sơ nhân sự phổ biến tại doanh nghiệp là lưu trữ thủ công các bản cứng tại văn phòng và lưu trữ bản mềm trong máy tính.

Quy trình quản lý hồ sơ nhân sự tại doanh nghiệp

Phân loại hồ sơ

Việc phân loại hồ sơ giúp quy trình lưu trữ và quản lý trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn. Hồ sơ thường được phân loại theo các nhóm chủ đề: hồ sơ lý lịch nhân sự, hồ sơ bảo hiểm, hồ sơ công tác,…

Tuy nhiên tùy thuộc vào tính chất, cơ cấu, số lượng nhân sự mà doanh nghiệp có thể lựa chọn tiêu chí, phương pháp phân loại phù hợp nhất, giúp tối ưu việc quản lý lâu dài.

Lưu trữ hồ sơ nhân sự

Sau khi đã phân loại hồ sơ, doanh nghiệp tiến hành lưu trữ hồ sơ. Đối với các bản mềm, doanh nghiệp thiết kế các thư mục riêng để lưu trữ hồ sơ nhân sự trong máy tính. Excel là một công cụ quen thuộc và tương đối hiệu quả khi lưu trữ và quản lý hồ sơ theo cách thức này

Song song đó đối với bản cứng sẽ được đặt vào kho lưu trữ, các ngăn kệ đã được chia nhỏ sẵn hoặc thùng đựng hồ sơ chuyên dụng. Khi lưu trữ bản cứng, cần lưu ý lựa chọn nơi:

Khô thoáng, không có nguy cơ thấm nước

Đảm bảo không bị động vật gặm nhấm, côn trùng phá hoại

Đảm bảo thời gian lưu trữ hồ sơ nhân sự

Thực hiện kiểm tra, bổ sung và cập nhật

Để đảm bảo hồ sơ không bị mất mát, thất lạc, doanh nghiệp cần kiểm tra, bổ sung, cập nhật định kỳ. Việc này giúp bạn kịp thời phát hiện, xử lý các tình huống hỏng hóc máy móc phần mềm ( với file mềm) hoặc hồ sơ ẩm mốc, hư hỏng ( đối với bản cứng).

Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự

Như đã nói ở trên hiện nay trong các doanh nghiệp excel vẫn được sử dụng tương đối phổ biến để thực hiện các nghiệp vụ về lưu trữ và quản lý hồ sơ nhân sự. Tuy nhiên việc sử dụng excel vẫn luôn mang một hạn chế cố hữu đó là tính bảo mật. Hơn nữa khi số lượng nhân sự tăng lên, các nghiệp vụ về nhân sự ngày càng phức tạp, excel có thể sẽ không còn đáp ứng tốt các yêu cầu quản lý của doanh nghiệp nữa. 

Hiểu được điểm hạn chế của excel và nhu cầu của doanh nghiệp mong muốn một công cụ quản lý và lưu trữ hồ sơ nhân sự tối ưu, chúng tôi đã xây dựng và phát triển phần mềm FTSHRM. Những tính năng nổi bật của phần mềm có thể kể tới như: 

• Quản lý hồ sơ nhân sự
• Quản lý chấm công tự động, tạo ca làm việc, bóc tách thời gian tăng ca,..
• Tính lương tự động với các tùy chọn khác nhau như lương theo ngạch bậc, theo sản phẩm, theo giờ,..
• Quản lý chế độ bảo hiểm của người lao động

Ngoài ra công ty còn có thể xây dựng các tính năng khác tuỳ theo yêu cầu quản lý riêng biệt của từng doanh nghiệp. Để biết thông tin chi tiết, bạn đọc có thể xem thêm tại đây.