Quy trình chấm công tính lương cụ thể cho các doanh nghiệp

Trong mỗi doanh nghiệp, để luôn đảm bảo tính công bằng và quyền lợi nhân viên, ban lãnh đạo và bộ phận nhân sự thiết lập hệ thống quy trình chấm công và tính lương nội bộ công khai, minh bạch và hiệu quả. Vậy quy trình chấm công, tính lương trong doanh nghiệp gồm những gì? Cùng FTSHRM theo dõi qua bài viết sau.

1. Quy trình chấm công tính lương là gì?

Trong hệ thống quản trị nhân sự doanh nghiệp, quy trình chấm công tính lương là nghiệp vụ vô cùng quan trọng, là yếu tố thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên và giữ chân nhân tài:

• Bộ phận nhân sự sau khi tiếp nhận thông tin nhân viên từ quá trình tuyển dụng sẽ bắt đầu theo dõi thời gian đi làm của nhân viên cũng như các hoạt động nghỉ ốm, không lương, đi muộn/về sớm;
• Sau đó tổng hợp thành bảng tổng công cuối tháng, tiến hành tính lương;
• In hoặc gửi mail đển nhân viên kiểm tra, điều chỉnh;
• Tiến hành thanh toán lương.

2. Cách chấm công đúng nhất

Tổng giờ công của người lao động được thể hiện trên bảng chấm công của nhân viên đó. Có nhiều hình thức chấm công cho nhân viên: chấm thủ công bằng giấy, qua máy chấm công vân tay, khuôn mặt, chấm công online qua các app,… 

• Trường hợp thiếu công, người lao động phản hồi với nhấn sự hoặc làm phiếu đề nghị xác định lại công làm việc dựa trên quy định của công ty.
• Trường hợp sai công do sai sót về thời gian làm việc không đúng quy chế, phòng nhân sự phối hợp nhân viên giải trình, điều chỉnh. Nếu vi phạm quy chế thì phải có biện pháp xử lý theo đúng quy định.
• Các trường hợp tăng ca, để tính công phòng nhân sự cần đối chiếu tổng hợp với phân công tăng ca hoặc các giấy tờ đề nghị tăng ca

3. Quy trình chấm công tính lương chuẩn xác

Dưới đây là các bước thực hiện quy trình chấm công tính lương đúng nhất.

3.1 Cập nhật các mức lương, chế độ cho từng nhân viên

Các mức lương thưởng và chế độ cho từng nhân viên đã được thông báo cho người lao động từ ngày đầu làm việc tại công ty. Tuy nhiên, nếu trong tháng có thay đổi về mức lương thưởng, bảo hiểm hoặc các khoản thu nhập khác so với trước đó thì bộ phận nhân sự có trách nghiệp thay thế số liệu, cập nhật vào trong bảng lương.

3.2 Xác định mức lương thực tế

Quy trình chấm công tính lương sẽ dựa vào các thông tin như lương cơ bản, lương tăng ca, lương các ngày chủ nhật, lễ tết mà nhân sự tính ra mức lương thực tế cho nhân viên.

3.3 Xác định thưởng năng suất

Tùy vào mỗi doanh nghiệp sẽ có cơ cấu tính chỉ tiêu đánh giá năng lực và mức thưởng cho nhân viên khác nhau. Các bộ phận phòng ban có trách nhiệm tổng hợp thông tin và gửi bảng chỉ tiêu đánh giá về cho phòng nhân sự. Nhân sự tổng kết, tính lương và trình trưởng phòng xem xét.

Mức thưởng năng suất thực tế sẽ bằng mức thưởng năng suất tương ứng x hệ số đánh giá công việc.

3.4 Xác định các khoản giảm trừ trong quy trình chấm công tính lương

Các khoản trừ bao gồm các khoản đóng bảo hiểm, công đoàn hoặc các khoản tiền ứng, bồi thường thiện hại hoặc các khoản tiền trách nhiệm hoặc chức vụ….

3.5 In và kiểm tra bảng lương

Nhân viên tính lương sẽ in bảng lương và kiểm tra bảng lương dựa theo: loại công tăng giảm theo số ngày làm việc trong tháng, mức thu nhập trung bình trong từng bộ phận,…
Sau khi tiến hành kiểm tra, nhân viên tính lương chuyển bảng lương cho Trưởng phòng nhân sự xem xét và ký xác nhận. Trường phòng nhân sự chịu trách nhiệm trình bảng lương cho Giám Đốc xem xét và phê duyệt.

3.6 In phiếu lương và thanh toán lương để hoàn thành quy trình chấm công tính lương

Sau khi ban lãnh đạo duyệt bảng lương, bộ phận nhân sự tiền lương tiến hành in phiếu lương và gửi bảng lương tổng hợp cho phòng kế toán để tiến hành thanh toán lương cho nhân viên.

Phòng kế toán cuối cùng sẽ chịu trách nhiệm làm thủ tục và gửi tiền lương vào ngân hàng theo quy định.

Để giảm thiểu gánh nặng cho bộ phận nhân sự, doanh nghiệp nên sử dụng phân mềm chấm công tính lương. Với sự trợ giúp của phần mềm, mọi quy trình chấm công hay tính lương đều được tự động hóa.

Phần mềm quản lý nhân sự FTSHRM tích hợp nhiều tính năng:

• Quản lý lưu vết lịch sử diễn biến hợp đồng, quá trình công tác, quá trình nâng lương, thông tin chế độ phép năm… được lưu trữ từ khi nhân viên vào làm cho đến khi nghỉ việc.
• Kết nối lấy dữ liệu tự động từ máy chấm công, chấm công online, từ đó tính toán công tự động bóc tách thời gian làm việc thực tế, thời gian tăng ca, thời gian đi muộn về sớm và lên báo cáo chấm công tháng nhanh chóng và chính xác.
• Tính lương tự động khép kín, phần mềm có thể tính toán được nhiều bảng lương: lương thời gian, lương sản phẩm,… khách hàng dễ dàng khai báo và thay đổi công thức tính lương linh động tương tự như excel.
• Cung cấp nhiều tiện ích cảnh báo, nhắc nhở qua Email, SMS, Zalo như: Hết hạn hợp đồng, Workpermit, cảnh báo đi muộn về sớm…. gia hạn và in hợp đồng hàng loạt.