QUẢN LÝ TIỀN LƯƠNG TRONG DOANH NGHIỆP: NÊN SỬ DỤNG EXCEL HAY PHẦN MỀM CHUYÊN DỤNG?

Quản lý tiền lương trong doanh nghiệp chưa bao giờ là công việc dễ dàng, kể cả là với những nhà quản trị tài năng. Xây dựng bảng lương và tính lương luôn là một trong những nghiệp vụ nhân sự quan trọng, phức tạp và có ảnh hưởng trực tiếp đến toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp. Việc này không chỉ đòi hỏi một cái đầu thông minh mà còn cần đến cả kỹ năng và sự khéo léo, chu đáo. Nếu trải nghiệm đó có sự sai sót hoặc tốn quá nhiều thời gian thì chắc chắn sẽ làm nảy sinh nhiều vấn đề rắc rối.

Thông thường, các doanh nghiệp sẽ bắt đầu từ những mẫu bảng lương đơn giản nhất và sử dụng phần mềm Excel để tính toán. Tuy nhiên, đối với những doanh nghiệp quy mô lớn với hàng ngàn hay thậm chí là hàng chục ngàn nhân viên, liệu sử dụng Excel có còn có còn là giải pháp đúng đắn hay không? Và làm cách nào để các doanh nghiệp thực hiện việc quản lý tiền lương đạt hiệu quả tối đa? Câu trả lời nằm trong bài viết này.

Khó khăn trong việc tính lương bằng Excel

Excel là một ứng dụng tin học văn phòng được sử dụng rộng rãi trong nhiều doanh nghiệp thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau. Ban đầu, các doanh nghiệp thường lựa chọn Excel để tính lương nhân viên cũng là bởi tính đơn giản, tiện dụng và sẵn có của nó.

Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng Excel để tính lương sẽ phát sinh một số vấn đề sau đây:

• Tiêu tốn nhiều thời gian để thiết lập các bảng tính phù hợp

Số lượng bảng tính miễn phí có sẵn trong Excel thường rất đơn giản và không đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp. Sẽ mất rất nhiều thời gian để kế toán thiết lập được một bảng tính lương phù hợp, thậm chí còn vướng phải tình huống phải thêm hay thay đổi thông tin trên bảng tính của mình và đôi khi còn phải lập trình. Đối với các doanh nghiệp nhỏ thì đây không phải vấn đề quá lớn. Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp vừa và lớn với nhiều nhân viên, áp dụng kết hợp nhiều phương pháp tính lương, chia nhiều ca kíp làm việc thì đây lại là vấn đề khá nghiêm trọng.

• File Excel rời rạc nhau, rất khó kiểm soát lỗi

Có thể thấy, để tổng hợp được một bảng lương hoàn chỉnh thì số lượng file Excel cần thiết có thể lên đến hàng chục: file chấm công; file theo dõi nhân sự; file tính tiền phạt, sự vụ giảm trừ lương; file theo dõi nghỉ phép, nghỉ không lương, nghỉ chế độ; file bảo hiểm; file thuế TTCN;… Các thao tác lại hoàn toàn làm thủ công, vì thế mà rất tốn thời gian và dễ xảy ra sai sót. Một khi xảy ra sai sót sẽ không rõ sai số nằm ở bảng tính nào và lại tốn thời gian để rà soát, sửa chữa.

• Tính bảo mật thấp, không có dấu vết kiểm toán

Bảng tính Excel dễ dàng thay đổi thông tin và không theo dõi được ai thực hiện các thay đổi đó. Nếu lỡ tay xóa mất file Excel thì rất khó phục hồi lại dữ liệu. Hơn nữa, tính lương bằng Excel là việc chỉ 1 người làm được tại 1 thời điểm, do đó khó san sẻ công việc và khó bàn giao.

Ở thời đại mà công nghệ thông tin đã phát triển đến mức có thể dùng trí tuệ nhân tạo để nhận diện khuôn mặt con người, thì tại sao doanh nghiệp vẫn giữ thói quen quản lý tiền lương qua Excel mà không đơn giản hoá mọi thứ bằng công nghệ?

Phần mềm quản lý nhân sự tiền lương là giải pháp tối ưu

Với một phần mềm nhân sự tiền lương tốt, công việc xây dựng bảng lương và tính lương sẽ trở nên đơn giản và hiệu quả hơn nhiều. Dữ liệu sẽ được tự động tổng hợp từ nhiều nguồn khác nhau và hoàn toàn được tính toán tự động. Thời gian làm bảng lương hoàn toàn có thể rút xuống chỉ còn trong một ngày, thậm chí là một buổi! Gần như không có sai sót xảy ra, tiết kiệm được thời gian, công sức và chi phí cho doanh nghiệp.

Với kinh nghiệm hơn 10 năm triển khai giải pháp phần mềm tại Việt Nam, thấu hiểu được những khó khăn mà các doanh nghiệp gặp phải cũng như nhu cầu về giải pháp tiền lương, FTSHRM đã tích hợp các tính năng tiện ích để hỗ trợ khách hàng trong việc quản lý tiền lương một cách hiệu quả nhất.

Để tìm hiểu thêm về tính năng Quản lý tiền lương của Phần mềm quản lý nhân sự FTSHRM, Quý khách vui lòng bấm vào “xem chi tiết” tại đây