Quản lý tài sản là gì ?
Quản lý tài sản là quá trình lập kế hoạch và kiểm soát việc mua sắm, vận hành, bảo trì, đổi mới và xử lý tài sản của tổ chức, doanh nghiệp. Quá trình này cải thiện tiềm năng sử dụng của tài sản và giảm thiểu chi phí, rủi ro liên quan cho chủ sở hữu.
Doanh nghiệp, tổ chức thường xuyên bảo trì đầy đủ, bố trí chi phí vận hành, nhân lực và quy trình thích hợp cho tài sản mà mình sở hữu nhằm đem lại lợi ích tối đa về kinh tế trong suốt vòng đời của của tài sản.
Vai trò của quản lý tài sản trong doanh nghiệp
Lập kế hoạch tốt hơn:
Để đề ra các phương án chiến lược, kế hoạch hoạt động hiệu quả, doanh nghiệp cần nắm rõ mọi nguồn lực mà mình hiện có để phân bổ, tận dụng một cách tối ưu, mang lại hiệu quả cao nhất với chi phí thấp nhất có thể.
Khám phá cơ hội mới:
Một chiến lược quản lý tài sản tốt cũng bao gồm các cách để khám phá cơ hội mới vì lợi ích công ty. Doanh nghiệp không thể phát triển và sản xuất một sản phẩm mới để mở rộng danh mục sản phẩm của mình mà không tính tới các yếu tố như khả năng sản xuất hiện có, nhu cầu thị trường, vòng đời sản phẩm,…
Tiết kiệm chi phí:
Thực hiện quản lý tài sản tốt giúp công ty nắm rõ tình trạng thiết bị, từ đó có kế hoạch sử dụng hợp lý cũng như bảo trì bảo dưỡng kịp thời, tăng tuổi thọ thiết bị từ đó giảm chi phí sửa chữa, mua mới.
Việc sử dụng tối ưu các tài sản cũng giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất, giảm chi phí sản xuất, từ đó tạo nên lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp
Đa dạng quản lý tài sản:
Công ty có thể sử dụng những nguồn tài nguyên nhàn rỗi để đầu tư vào các thị trường hay hoạt động mới nhằm tạo ra thêm lợi nhuận. Tuy nhiên điều này lại không hề đơn giản. Chính lúc này việc quản lý tài sản sẽ phát huy tác dụng giúp bạn xác định chính xác những nguồn tài nguyên nhàn rỗi, từ đó đề ra hướng tiếp cận thị trường mới tốt nhất.
Quy trình quản lý tài sản trong doanh nghiệp
- Lên kế hoạch quản lý mua sắm: đây là bước đầu tiên trong quá trình quản lý tài sản của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp xác định những tài sản thực sự cần thiết đối với hoạt động sản xuất kinh doanh, tránh lãng phí khi mua sắm những tài sản không cần thiết.
- Cập nhật, nhập mới tài sản: Sau khi đã mua đủ số tài sản như theo kế hoạch, doanh nghiệp tiến hành nhập kho, kiểm kê các tài sản của mình và cập nhật các tài sản mới
- Xuất sử dụng tài sản: với những tài sản như công cụ lao động hay tài sản cố định, doanh nghiệp cần thực hiện xuất tài sản, bàn giao cho người lao động sử dụng. Việc xuất sử dụng tài sản giúp doanh nghiệp quản lý được tài sản để tiện theo dõi
- Thu hồi, sửa chữa tài sản: qua quá trình sử dụng tài sản sẽ bị hao mòn hư hại, lúc này doanh nghiệp sẽ tiến hành thu hồi và sửa chữa
- Thanh lý tài sản: khi tài sản không còn sử dụng được nữa hoặc đã lỗi thời không còn phù hợp với yêu cầu sử dụng nữa, doanh nghiệp sẽ tiến hành thanh lý
- Kiểm kê tài sản: Theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp phải tổ chức các đợt kiểm kê tài sản định kỳ để rà soát tình trạng tài sản.
Phần mềm quản lý tài sản
Quản lý tài sản luôn là một trong những nghiệp vụ quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên do lượng thông tin là quá lớn và phức tạp về nhiều loại tài sản khác nhau nên đã gây ra không ít khó khăn cho người quản lý. Phần mềm quản lý tài sản ra đời nhằm giúp cho công việc này trở nên nhẹ nhàng và hiệu quả hơn.
Lợi ích của phần mềm quản lý tài sản
Với nhiều tính năng ưu việt so với cách quản lý truyền thống, những phần mềm này mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như:
- Giúp các đơn vị quản lý, theo dõi tình hình của các loại tài sản dễ dàng, đảm bảo tuân thủ đúng quy định nhà nước.
- Mọi dữ liệu về tài sản được lưu trữ, quản lý chi tiết, rõ ràng. Chủ động nắm bắt tình hình thực tế của từng tài sản mà doanh nghiệp sở hữu.
- Việc kiểm kê tài sản theo yêu cầu có khả năng tối ưu về mặt thời gian, không tốn quá nhiều thời gian, công sức cũng như chi phí mà vẫn được thực hiện tốt với độ chuẩn xác cao.
- Cung cấp đầy đủ các phương diện quản lý tài sản từ khi được mua mới cho tới khi đưa vào sử dụng.
- Tìm kiếm, tra cứu thông tin về tài sản có thể thực hiện đơn giản và dễ dàng. Thông qua phần mềm quản lý tài sản việc tra cứu cho những yêu cầu thực tế của công việc được giải quyết tốt như yêu cầu.
- Hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra các báo cáo cần thiết liên quan đến tình trạng sử dụng tài sản
Phần mềm FTSHRM
Hiện nay trên thị trường có nhiều phần mềm quản lý tài sản được phát triển và cung cấp bởi các bên khác nhau. Trong khuôn khổ bài viết này chúng tôi xin giới thiệu đến bạn đọc phần mềm FTSHRM.
Đây là một phần mềm quản lý nhân sự được cung cấp bởi FTSVN. Phần mềm được tích hợp nhiều phân hệ tính năng khác nhau phục vụ yêu cầu nghiệp vụ tại doanh nghiệp mà quản lý tài sản cũng là một phân hệ tính năng bao gồm trong đó. Những chức năng nổi bật của phân hệ quản lý tài sản có thể kể tới như:
- Quản lý danh sách người dùng chi tiết tới từng phòng ban, đơn vị
- Quản lý quy trình tăng tài sản theo những hình thức khác nhau
- Quản lý tài sản sử dụng mã, cho phép tra cứu và kiểm kê tài sản một cách nhanh chóng, chính xác
- Quản lý các quy trình biến động tài sản
- Chức năng tổng hợp báo cáo cho phép tổng hợp các báo cáo tài sản theo các biểu mẫu do Bộ Tài chính và đơn vị quy định
- Tìm kiếm năng cao cho phép kiết xuất báo cáo theo nhiều tiêu chí khác nhau
- Chức năng tổng hợp báo cáo, báo cáo động cho phép tạo nên những báo cáo theo quy định của Bộ Tài chính cũng như theo nhu cầu của đơn vị doanh nghiệp
Để biết thông tin chi tiết về Phần mềm FTSHRM nói chung và phân hệ tính năng quản lý tài sản trong phần mềm nói riêng, bạn đọc vui lòng xem thêm tại đây.