Quản lý hợp đồng lao động bằng excel hay phần mềm hiệu quả hơn ?

Quản lý hợp đồng lao động trong Doanh nghiệp hiện nay thường bao gồm các công việc sau: 

• Quản lý, lưu trữ tất cả hợp đồng đã ký kết giữa Công ty và người lao động 
• Theo dõi, đánh giá gia hạn, chấm dứt hợp đồng.
• In ấn hợp đồng.
• Quản lý Phụ lục hợp đồng.

Đối với những Công ty có quy mô nhỏ, số lượng nhân viên ít dưới 100 người thì việc quản lý hợp đồng bằng excel rất phổ biến hiện nay. Tuy nhiên, với công ty có quy mô lớn hơn, đến hàng trăm hoặc hàng nghìn người thì việc sử dụng excel không còn phù hợp, nhân sự bắt đầu gặp khó khăn trong việc quản lý.

Thấu hiểu được những khó khăn nhân sự đang gặp phải, cùng với kinh nghiệm triển khai phần mềm hơn 10 năm nay, FTSHRM đã tích hợp các tính năng tiện ích hỗ trợ người dùng trong việc quản lý hợp đồng hiệu quả hơn.

Dưới đây là những so sánh giữa hai phương pháp quản lý HĐLĐ bằng excel và phần mềm.

Tiêu chí đánh giá	Excel	Phần mềm
Quy mô áp dụng	– Áp dụng với các Doanh nghiệp quy mô nhỏ dưới 100 người	– Áp dụng cho tất cả Doanh nghiệp (nhỏ, vừa, lớn đều sử dụng được)
Quản lý lưu trữ hợp đồng	– Quản lý thông tin danh sách ký kết, chấm dứt hợp đồng trên excel – Lữu trữ bản cứng bên ngoài	– Thông tin gia hạn, chấm dứt hợp đồng lưu trữ tập trung trên phần mềm, dễ dàng tìm kiếm trích xuất khi cần – Hỗ trợ upload các file scan có chữ ký, đóng dấu lên phần mềm – Xu hướng tương lai sẽ dùng Hợp đồng điện tử E Contract ký bằng chứ ký số và không cần lưu trữ bảng cứng
Theo dõi hết hạn hợp đồng	– Dùng chức năng Conditional Formatting để bôi màu những hợp đồng sắp hết hạn – Người dùng cần mở file excel và theo dõi hàng ngày xem có ai bị bôi màu không	– Phần mềm cho phép thiết lập số ngày báo trước khi hết hạn hợp đồng đối với từng loại. Ví dụ HĐ thử việc báo trước 15 ngày, HĐ xác định thời hạn báo trước 30 ngày… – Hàng ngày hệ thống tự động gửi email nhắc nhở danh sách sắp hết hạn (Nếu có)
Theo dõi đánh giá, gia hạn, chấm dứt hợp đồng	– Gửi file excel danh sách đánh giá hợp đồng đến người đánh giá – Trường hợp được gia hạn hoặc chấm dứt HĐ, cập nhật thủ công vào file excel và merge vào word để in quyết định	– Phần mềm hỗ trợ lọc danh sách cần đánh giá, phân quyền để người đánh giá cập nhật kết quả và lữu trữ kết quả trên phần mềm – Hỗ trợ gia hạn và chấm dứt hợp đồng từ 1 màn hình, in ấn hợp đồng hoặc quyết định chấm dứt hàng loạt
In ấn hợp đồng	– Sử dụng chức năng mail merge của word để trộn dữ liệu từ excel sang	– Cho phép tạo nhiều mẫu hợp đồng và thông tin tự động fill từ phần mềm vào mẫu để in ấn trực tiếp
Quản lý phụ lục	– Quản lý phụ lục và in ấn thủ công	– Cho phép lưu trữ phụ lục theo từng loại hợp đồng và hỗ trợ in ấn hàng loạt

Trên đây là những so sánh giữa 2 phương pháp phổ biến hiện nay, xu thế quản lý HĐLĐ bằng phần mềm đã được rất nhiều Doanh nghiệp áp dụng vì những lợi ích vượt trội hơn hẳn excel. Nhờ có phần mềm mà nhân sự nắm bắt được thông tin về hợp đồng một cách chính xác kịp thời. Từ đó giúp quản lý hiệu quả và nâng cao hiệu suất trong công việc.

Để tìm hiểu thêm về Phần mềm quản lý nhân sự FTSHRM, Quý khách vui lòng bấm vào “xem chi tiết”tại đây!