Quản lý chấm công hiệu quả dành cho doanh nghiệp

Quản lý Chấm công là một việc làm quen thuộc trong hoạt động thường ngày của doanh nghiệp. Tuy nhiên, công tác quản lý chấm công và ngày nghỉ yêu cầu doanh nghiệp phải xây dựng quy trình đánh giá chuyên cần hiệu quả và có một giải pháp toàn diện để dễ dàng xử lý và lưu trữ thông tin về thời gian làm việc của nhân viên. Đặc biệt trong bối cảnh thời đại số hóa hiện nay, việc áp dụng phần mềm chấm công online vào quản lý nhân sự trong doanh nghiệp càng trở nên thiết thực hơn bao giờ hết. 

Quản lý chấm công nhân viên là gì?

Quản lý chấm công là một nhiệm vụ quan trọng và không thể thiếu trong công tác quản trị nhân sự tại mỗi doanh nghiệp. Hiểu một cách đơn giản, chấm công là hình thức khai báo của nhân viên với người quản lý về sự hiện diện hằng ngày tại nơi làm việc từ thời gian bắt đầu vào làm đến lúc tan sở. Do đó, quản lý chấm công và ngày nghỉ là công việc của người quản lý nhân sự nhằm lưu trữ thông tin về số ngày công thực tế và thống kê lịch nghỉ cho từng nhân viên như nghỉ phép, nghỉ lễ, nghỉ không lương…

Quy trình quản lý chấm công

Để quản lý chấm công nhân viên đầy đủ và hiệu quả, người quản lý cần thực hiện các nghiệp vụ sau đây:

• Cập nhật, lưu trữ chính xác, đầy đủ thông tin chấm công hằng ngày trên hệ thống chấm công của công ty (ghi chép sổ sách, nhập trên phần mềm).
• Tiếp nhận (phê duyệt hoặc từ chối) yêu cầu đến muộn hoặc nghỉ phép.
• Ghi nhận thời gian làm việc bù hoặc tăng ca của nhân viên trên hệ thống.
• Tổng kết số ngày công thực tế hàng tuần hoặc cuối tháng.
• Xử lý khiếu nại của nhân viên về quản lý chấm công và ngày nghỉ.

Quy trình quản lý chấm công

Bất cứ một quy trình quản lý nào đều cần có một bộ nguyên tắc nhằm đảm bảo công việc được diễn ra trôi chảy. Việc quản lý chấm công cũng không ngoại lệ. Để quản lý chấm công và ngày nghỉ một cách hiệu quả, mỗi doanh nghiệp cần đề ra những nội quy cơ bản như sau:

• Quy định về thời điểm chấm công mỗi ngày.
• Quy định về chấm công bù khi quên chấm công/không chấm công được.
• Quy định về chấm công đến muộn và về sớm.
• Quy định về thời gian khai báo, xin đến muộn hoặc nghỉ phép.
• Quy định thưởng, phạt về chuyên cần.

Như vậy, các quy tắc chấm công chính xác, rõ ràng không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp và tính kỷ luật của tổ chức mà còn đảm bảo quyền lợi cho cả nhân viên và phía doanh nghiệp.

Vì sao doanh nghiệp cần một giải pháp quản lý chấm công hiệu quả?

Vì sao phải quản lý chấm công?

Đối với tổ chức, doanh nghiệp

Việc quản lý chấm công và ngày nghỉ là cơ sở để các quản lý phòng ban và lãnh đạo doanh nghiệp nắm được thời gian làm việc của mỗi cá nhân. Từ đó, người quản lý dễ dàng đưa ra đánh giá về hiệu suất thực thi công việc cũng như ý thức tuân thủ các quy định, nội quy doanh nghiệp của nhân viên. Đây cũng chính là một nhân tố quan trọng trong quy trình tính lương hàng tháng và áp dụng các chính sách thưởng, phạt nhân viên trong doanh nghiệp.

Đối với nhân viên

Khi doanh nghiệp có một giải pháp chấm công hiệu quả, phía nhân viên cũng sẽ nhận được rất nhiều lợi ích. Một mặt, các nhân viên sẽ chủ động hơn trong việc sắp xếp lịch biểu và công việc với cá nhân cũng như phòng ban liên quan. Mặt khác, mỗi cá nhân sẽ có ý thức chuyên cần hơn trong công việc và trách nhiệm hơn với tập thể.

Ngày nay việc quản lý cũng đã được tối ưu hóa nhờ công nghệ khá nhiều, giảm bớt nỗi lo cho doanh nghiệp, cho nhân viên. Tính chính xác hiệu quả mà công nghệ mang lại khá cao. Bắt kịp công nghệ, phần mềm nhân sự FTSHRM đã giúp các doanh nghiệp xử lý bài toán quản lý chấm công nhanh chóng. Cùng tìm hiểu thêm tính năng này TẠI ĐÂY Quản lý chấm công.