PHẦN MỀM QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ CÔNG CHỨC VIÊN CHỨC

I. Phần mềm quản lý hồ sơ cán bộ công chức viên chức

1.1. Khái niệm

       Phần mềm quản lý hồ sơ cán bộ công chức, viên chức là một giải pháp toàn diện được thiết kế và phát triển để sử dụng trong các cơ quan Nhà nước.

       Từ đó, giúp các cơ quan nhà nước theo dõi quá trình thay đổi thông tin của từng cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình công tác, từ khi bắt đầu làm việc tại cơ quan cho đến khi nghỉ hưu.

      Hệ thống giúp các đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ nhân sự một cách hiệu quả, giảm chi phí, thời gian, công sức và dễ dàng tra cứu hồ sơ công chức. Hệ thống phần mềm có chức năng phân quyền cho từng đơn vị, cho phép người quản lý tổ chức cập nhật hồ sơ nhân sự của đơn vị và đảm bảo tính bảo mật của hồ sơ giữa các đơn vị.

1.2. Những công cụ cần phải có trong phần mềm

      Phần mềm quản lý hồ sơ cán bộ công chức giúp giải quyết các vấn đề về quản lý cán bộ, công chức tại cơ sở. Vì vậy, công cụ này cần được trang bị đầy đủ các tính năng cần thiết cho công việc như:

     – Quản lý hồ sơ CBCCVC 

     – Quản lý quá trình làm việc

     – Quản lý quá trình lương, phụ cấp

     – Quản lý quá trình biên chế, hợp đồng

     – Quản lý quá trình đào tạo, bồi dưỡng

     – Quản lý quá trình khen thưởng, kỷ luật

     – Quản lý quá trình bảo hiểm

     – Quản lý quá trình công tác Đảng

     – Quản lý điều động/ thuyên chuyển

    – Báo cáo thống kê

    -….

II. Đề xuất phần mềm quản lý hồ sơ cán bộ công chức viên chức

       Để hỗ trợ quản lý hồ sơ cán bộ công chức viên chức nhanh chóng và hiệu quả. Công ty FTS đã xây dựng phần mềm quản lý nhân sự giúp cho viêc quản lý hồ sơ trở nên dễ dàng hơn. Phần mềm FTS giúp quản lý:

• Quản lý lưu vết lịch sử hồ sơ của CCVC, bằng cấp, chức vụ, quá trình công tác, diễn biến lương, quá trình nâng lương, nâng bậc,…
•  Cho phép điều chuyển lao động, chấm dứt hợp đồng, gia hạn & in hợp đồng hàng loạt.
•  Cho phép đăng ký chế độ và duyệt chế độ ốm đau, thai sản, nghỉ phép… qua email, SMS, Zalo. Đăng ký chế độ đi làm ưu tiên: con nhỏ, việc đặc biệt… 
• Phần mềm hỗ trợ đưa ra các tiện ích cảnh báo nhắc nhở nhanh qua thông báo, gửi email, SMS, Zalo cho người dùng khi: Hết hạn hợp đồng, hết hạn Visa, hết hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài…
•  Dữ liệu hồ sơ có thể attach scan chứng từ gốc có dấu đỏ chữ ký để in ra khi cần
• Quản lý thông tin về quan hệ gia đình, đối tượng giảm trừ thuế thu nhập cá nhân.
• Quản lý khen thưởng kỷ luật.
• Quản lý giao nhận tài sản cấp phát cho CCVC: Cho phép quản lý thông tin chi tiết thông tin bàn giao cấp phát tài sản cho mỗi cán bộ từ khi mới vào làm cho đến khi nghỉ việc: Tên người giao, tên người nhận, số lượng giao – nhận, tên tài sản bàn giao, hình thức bàn giao… Phần mềm hỗ trợ in ra mẫu biên bản bàn giao tài sản để ký nhận và lưu trữ.
• Hệ thống báo cáo và thống kê…