Phần mềm chấm công là gì? Vì sao doanh nghiệp nên sử dụng

Phần mềm chấm công là công cụ hỗ trợ cán bộ C&B trong việc tổng hợp công chính xác và tăng hiệu suất làm việc. Bài viết này sẽ cung cấp đầy đủ thông tin về phần mềm chấm công, chức năng và những lợi ích mà nó mang lại.

Nghiệp vụ chấm công là một phần nghiệp vụ của nhân viên HR. Chấm công là hoạt động theo dõi, đo đếm sức lao động mà người lao động bỏ ra để tạo ra sản phẩm, của cải, vật chất cho người sử dụng lao động theo một đơn vị thời gian.

Hiện nay, thay vì chấm công thủ công, các doanh nghiệp đang dần thay đổi hình thức chấm công và sử dụng các phần mềm chấm công tính lương. Đây là xu hướng giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất làm việc, tăng khả năng quản lý của lãnh đạo cũng như tăng mức độ hài lòng của nhân viên.

1. Phần mềm chấm công

1.1. Khái niệm phần mềm chấm công

Trước khi tìm hiểu về cách ứng dụng chấm công cho doanh nghiệp, bạn cần hiểu khái niệm phần mềm chấm công là gì? 

Phần mềm chấm công là phần mềm có khả năng tổng hợp công, ghi nhận số ngày làm việc thực tế, thời gian đi muộn về sớm của nhân viên từ máy chấm công để tính lương, thưởng/phạt chính xác. 

1.2. Các tính năng cơ bản của phần mềm quản lý chấm công

Với mục đích quản lý ngày công thực tế & quản lý thời gian đi làm của người lao động, một phần mềm chấm công tính lương thường đáp ứng các tính năng cơ bản sau:

Quản lý thời gian check in, check out (bằng vân tay, khuôn mặt….).

Quản lý lịch sử ra vào.

Cung cấp hệ thống đệ trình, phê duyệt, ghi nhận ngày phép, làm thêm, đi công tác…

Quản lý ca làm việc, đáp ứng linh hoạt các ca hành chính, ca sáng/ chiều/ tối, tăng ca, ca làm việc ngày Lễ, Tết…

Tự động trích xuất dữ liệu bảng công từ máy chấm công & tự động ghi nhận ngày phép/tăng ca/công tác vào bảng tổng hợp công…

Các tính năng của phần mềm chấm công

Ngoài những chức năng cơ bản trên, một số phần mềm đáp ứng việc chấm công qua hệ thống định vị GPS trên thiết bị người dùng, kết nối trực tiếp với các phân hệ khác của hệ thống quản trị nhân sự để tự động hóa công việc. Có thể kể đến một vài loại phần mềm chấm công đang thịnh hình trên thị trường như:

Chấm công vân tay

Chấm công trên điện thoại

Chấm công bằng nhận diện khuôn mặt

Chấm công từ xa…

1.3. Cách sử dụng phần mềm chấm công tính lương

Phần mềm này kết nối với công cụ là máy chấm công để trích xuất dữ liệu về thời gian đi làm của các thành viên. Các loại máy chấm công phổ biến là máy chấm công bằng vân tay, máy chấm công bằng thẻ từ, máy chấm công Face ID, chấm công bằng định vị GPS, kết nối với máy tính…

Hiện nay, các phần mềm quản lý chủ yếu lưu trữ dữ liệu trên Cloud. Bên cạnh việc kết nối với các máy chấm công, phần mềm thường liên thông trực tiếp với công việc tính lương, phần mềm quản lý cán bộ nhân viên để kế thừa và lưu chuyển dữ liệu phục vụ nghiệp vụ C&B.

2. Lợi ích của phần mềm

Sử dụng phần mềm chấm công đem lại lợi ích nhiều mặt cho bản thân người lao động, nhân viên HR và các cấp quản lý.

2.1. Lợi ích đối với người lao động

Đối với nhân viên, việc theo dõi công của bản thân là nhu cầu cần thiết. Điều này giúp họ đảm bảo quyền lợi của bản thân. Và kịp thời phản hồi với HR khi có tình trạng chấm công sai.

Phần mềm chấm công tính lương cho phép người lao động có thể theo dõi những thông tin trên. Và dễ dàng đưa ra những đề nghị chấm bù công với HR.

Bên cạnh đó, với trường hợp làm thêm giờ, làm bù, nghỉ phép hoặc đi công tác. Phần mềm cũng hỗ trợ nhân viên đăng ký và giảm thiểu thời gian giao tiếp với HR. Thông qua phần mềm chấm công, nhân viên có thể chủ động lên kế hoạch cá nhân và hệ thống tự động đề xuất với HR.

Ngoài ra, với xu hướng sử dụng lao động trẻ và có tri thức cao. Việc công ty sử dụng phần mềm máy chấm công hiện đại và chuyên nghiệp giúp tăng kỳ vọng. Và mức độ hài lòng của nhân viên trong công việc. Trên thị trường, có rất nhiều phần mềm miễn phí được các doanh nghiệp ưa chuộng và sử dụng thường xuyên.

Phần mềm đem lại nhiều lợi ích cho người lao động

2.2. Lợi ích đối với nhân viên HR

Đối với nhân viên HR, phần mềm phát huy tác dụng mạnh mẽ. Giúp giảm thiểu tối đa thời gian kiểm soát và tổng hợp công. 

Thứ nhất, thông qua phần mềm, HR có thể chủ động thiết lập những dữ liệu ban đầu cho cả quá trình vận hành của doanh nghiệp. HR có thể nhanh chóng nhập liệu, cập nhật và kiểm tra danh sách người lao động. Ngoài ra, HR có thể thiết lập dữ liệu ca làm việc, tỉ số tính lương hay những thông số khác cho từng trường hợp. Điều này vô cùng quan trọng giúp giảm thiểu sai số trong việc chấm công và tính lương cho người lao động.

Thứ hai, đối với những loại hình doanh nghiệp có bảng phân ca phức tạp dễ bị chồng chéo. Phần mềm giúp cung cấp cái nhìn tổng quan về ca kíp làm việc của công ty. Từ đây, HR dễ dàng phân tích và điều phối nhân sự để đảm bảo mục tiêu và tiến độ công việc.

Phần mềm chấm công giúp quản lý và đảm bảo mục tiêu doanh nghiệp

Thứ ba, phần mềm giúp HR xử lý các yêu cầu làm việc của người lao động. Và tổng hợp báo cáo về tình hình chấm công nhanh chóng. Thông qua phần mềm chấm công, HR sẽ dễ dàng xử lý yêu cầu làm thêm, làm bù, đi công tác, nghỉ phép của người lao động trên một nền tảng. Ngoài ra, phần mềm chấm công tính lương cũng giúp cải thiện năng suất tổng hợp báo cáo. Và trích xuất số liệu tức thời, nhanh chóng. Điều này giúp tiết kiệm thời gian tổng hợp và xử lý cho nhân viên HR.

2.3. Lợi ích đối với các cấp quản lý

Đối với các cấp lãnh đạo. Việc có cái nhìn trực quan về tình hình chấm công của doanh nghiệp là vô cùng quan trọng. Giúp đưa ra phương án và định hướng kịp thời cho công ty.

Cụ thể, các cấp quản lý có thể dễ dàng duyệt đơn xin nghỉ/vắng mặt, tình hình đi muộn về sớm của nhân viên. Điều này có ảnh hưởng tới việc xem xét hiệu quả công việc của nhân viên. Từ đó tác động tới quy trình quy hoạch nhân sự của công ty. 

Ngoài ra, các cấp quản lý có thể theo dõi mọi biến động về tình hình chấm công. Cũng như sự hài lòng của nhân viên trong việc tính lương. Đối với nhà lãnh đạo, sự hài lòng của nhân viên và giảm thiểu sai sót trong việc chấm công tính lương. Là mục tiêu quan trọng giúp phát triển doanh nghiệp bền vững hơn. 

Bởi những lợi ích to lớn trên của công cụ này. Hiện nay, rất nhiều doanh nghiệp đã và đang sử dụng phần mềm chấm công. Cho hoạt động vận hành của mình. Có hai loại phần mềm chấm công tính lương: phần mềm chấm công miễn phí và phần mềm quản lý chấm công có trả phí.