Những Sai Lầm Thường Gặp Khi Chấm Công Và Cách Khắc Phục

Chấm công là một trong những quy trình quan trọng trong việc quản lý nhân sự ở doanh nghiệp. Việc tính công chính xác giúp đảm bảo quyền lợi người lao động và tiết kiệm thời gian quản lý. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp phải những sai sót phổ biến trong quá trình chấm công. Hãy cùng FTSHRM tìm hiểu những sai lầm thường gặp nhé.

1. Nhầm lẫn khi ghi nhận giờ làm việc

Một trong những lỗi phổ biến nhất là ghi nhận sai thời gian làm việc của nhân viên. Trước đây, các doanh nghiệp thường sử dụng phương pháp chấm công truyền thống bằng sổ tay hoặc thẻ giấy. Một số áp dụng hình thức điểm danh trực tiếp. Do đó, phương pháp này có thể gây ra nhiều sai sót, gian lận trong quá trình quản lý. Thêm vào đó, chấm công bằng tay tốn rất nhiều thời gian đối soát và theo dõi.

Ngoài ra, việc nhân viên quên không khai báo hoặc xảy ra sai sót trong quá trình xuất dữ liệu từ máy cũng gây ra nhầm lẫn khi ghi nhận giờ làm việc của nhân viên.

Cách khắc phục:

• Sử dụng các hệ thống chấm công hiện đại như máy chấm công bằng vân tay, nhận diện khuôn mặt.
• Phổ biến các quy định rõ ràng về thời gian làm việc để nhân viên nắm rõ, không vi phạm
• Theo dõi dữ liệu chấm công thường xuyên để kịp thời điều chỉnh những sai sót

2. Tính công không chính xác cho nhân viên tăng ca

Mặc dù hiện nay việc làm thêm giờ diễn ra phổ biến, tuy nhiên nhiều doanh nghiệp còn tính công không đúng quy định. Theo Điều 98 Bộ luật Lao động 2019, tiền lương làm thêm giờ của người lao động ít nhất phải bằng 150% tiền lương thực trả theo công việc đang làm. Mặc dù vậy, nhiều doanh nghiệp không tăng lương cho nhân viên làm việc thêm giờ. Điều này gây ra sự mâu thuẫn giữa nhân viên và cán bộ trong công ty.

Để khắc phục, doanh nghiệp cần công khai và minh bạch quy tắc tính công, lương khi nhân viên tăng ca. Chủ doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định pháp luật về việc tính công làm thêm giờ. Đồng thời, doanh nghiệp có thể sử dụng các phần mềm quản lý nhân sự, chấm công có tính năng bóc tách thời gian làm việc chi tiết để dễ dàng quản lý.

3. Chấm công sai cho nhân viên làm việc từ xa

Ngày nay, xu hướng làm việc từ xa đang dần trở nên phổ biến hơn. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có phương pháp chấm công chính xác cho nhóm đối tượng này. Khó khăn lớn nhất chính là kiểm soát giờ làm việc thực tế của nhân viên ở nhà.

Một số giải pháp:

• Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự có chức năng chấm công trực tuyến qua camera, GPS
• Xây dựng rõ ràng quy định về thời gian làm việc, khối lượng công việc cần hoàn thành. Đảm bảo nhân viên thực hiện đầy đủ nhiệm vụ được giao.

4. Không xử lý kịp thời các khiếu nại của nhân viên về chấm công

Việc xảy ra sai sót trong quá trình chấm công là không thể tránh khỏi. Vì vậy, việc nhân viên phát hiện sai sót và báo cáo cho quản lý của mình là cần thiết. Nếu vấn đề báo cáo không được giải quyết kịp thời, tinh thần làm việc của nhân viên sẽ bị ảnh hưởng. Ngoài ra, vấn đề càng lâu được giải quyết, các bằng chứng của nhân viên càng dễ mất hiệu lực.

Để giải quyết vấn đề này, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình xử lý khiếu nại rõ ràng, sử dụng hệ thống chấm công có chức năng cảnh báo nhắc nhở cho nhân viên.

5. FTSHRM – Phần mềm chấm công toàn diện giúp hạn chế tối đa sai sót trong quá trình quản lý công làm việc

Phân hệ chấm công của FTSHRM là phần mềm hỗ trợ bộ phận nhân sự dễ dàng quản lý, tính toán thời gian làm việc thực tế của nhân viên. FTSHRM hiểu rõ nghiệp vụ quản lý nhân sự trong các doanh nghiệp và những khó khăn trong việc chấm công mà bộ phận nhân sự gặp phải. Từ đó, phần mềm được thiết kế với các chứng năng ưu việt như:

• Dễ dàng kết nối và đồng bộ dữ liệu từ máy chấm công mà không qua phần mềm trung gian. Giảm khả năng xảy ra sai sót trong khâu nhập dữ liệu.

• Thiết lập không giới hạn số lượng ca, bảng công làm việc cho từng bộ phận

• Tự động bóc tách, tính toán chi tiết công làm việc thực tế của nhân viên. Theo dõi thời gian đi muộn về sớm, thời gian tăng ca

• Chế độ tự động cảnh báo người lao động quên chấm công, đi muộn, về sớm qua email, SMS…

Kết Luận

Sai sót trong việc quản lý công ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của nhân viên và hiệu quả quản lý nhân sự của doanh nghiệp. Việc áp dụng những kỹ thuật hiện đại, minh bạch trong quy trình và có chính sách rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa việc chấm công, tránh mâu thuẫn không đáng có và đảm bảo sự bình đẳng trong môi trường làm việc.

Nếu doanh nghiệp của bạn vẫn gặp khó khăn trong việc quản lý nhân sự, đừng ngại liên hệ với chúng tôi nhé.