Chấm công online – giải pháp hiệu quả trong thời buổi hiện đại

Hiện nay, khi xã hội phát triển theo hướng công nghiệp hóa – hiện đại hóa công nghệ thông tin lên ngôi. Các hình thức online giờ đây là một phương pháp hiệu quả và phổ biến đối với tất cả mọi người. Đặc biệt, trong tình hình dịch bệnh Covid – 19 đã thúc đẩy quá trình chuyển đổi số diễn ra nhanh chóng, buộc các doanh nghiệp cũng phải thay đổi các quy trình quản lý nhân sự mới. Chấm công online là một trong những giải pháp vô cùng hiệu quả cho các doanh nghiệp trong thời kỳ này, vừa tiết kiệm chi phí mà lại quản lý nhân viên một cách hiệu quả, nhanh chóng.

Chấm công online là gì?

Hiện nay, doanh nghiệp có nhiều hình thức chấm công như chấm công thủ công bằng giầy tờ, chấm công bằng vân tay, chấm công bằng khuôn mặt, chấm công bằng thẻ từ,… nhưng hầu hết các nhân viên phải có mặt tại doanh nghiệp mới chấm được.

Chấm công online là hình thức chấm công qua app điện thoại hoặc dạng app có tích hợp thêm với phần mềm quản lý nhân sự online. Mỗi nhân viên được cấp tài khoản riêng để đăng nhập vào hệ thống, một số app sẽ có các yêu cầu như quét mã QR trên thẻ nhân viên, chụp hình, cho phép truy cập GPS để xác nhận chấm công. Một số phần mềm chấm công hiện đại hơn có ứng dụng công nghệ nhận diện khuôn mặt Face ID giúp tăng độ chính xác.

Giải pháp chấm công online hiệu quả 

Tiết kiệm thời gian

Chấm công online tiện lợi khi có thể truy cập mọi lúc thông qua internet. Hình thức sẽ rất phù hợp với một số công việc có tính chất đặc biệt phải di chuyển nhiều, đi thị trường, giám sát công trình, theo dõi chương trình ngoài trời,… Các nhân viên có thể cùng lúc vào chấm công trên phần mềm, điều này giúp giải quyết tình trạng xếp hàng chờ đợi chấm công.

Ngoài ra, khi nhân viên có thể đăng ký chế độ phép nghỉ online qua phần mềm mà không cần gặp trực tiếp người quản lý cấp trên. Chỉ cần đăng ký chế độ thì hệ thống chấm công online sẽ gửi đến tất cả những người quản lý liên quan để phê duyệt một cách nhanh chóng tiết kiệm thời gian cho đôi bên.

Tiết kiệm chi phí 

Máy chấm công sẽ nhanh chóng xuống cấp sau một thời gian sử dụng, máy gặp lỗi cần kiểm tra thường xuyên. Chấm công online bằng app và phần mềm quản lý nhân sự giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí hơn. Việc nâng cấp và phát triển tính năng mới cũng dễ dàng hơn trên nền tảng này. Chấm công online sẽ giúp cắt giảm một lượng giấy tờ khi giờ đây thay thế mẫu đơn online và lưu trữ trên cloud.

Tính chính xác 

Để đảm bảo ghi nhận dữ liệu chính xác, cách chấm công online bằng app và phần mềm có yêu cầu quyền truy cập vào thời gian thực, định vị GPS trên điện thoại. Ngoài ra, phần mềm còn có khả năng nhận diện khuôn mặt để tránh việc gian lận trong chấm công bởi cách chấm công bằng máy quẹt thẻ từ có thể xảy ra tình trạng chấm công hộ.

Tự động hóa

Chấm công bằng máy cũng được tự động hóa việc lưu trữ dữ liệu, nhưng xuất ra dưới dạng file excel như nhập tay. Thông tin chấm công online được tự động sắp xếp thành bảng hoặc trình bày theo mẫu rõ ràng. Dựa trên dữ liệu chấm công chính xác, bước tính lương được nhanh chóng hơn và giảm một phần áp lực công việc cho phòng nhân sự. 

Bên cạnh đó, nhân viên tự động bổ sung giờ chấm khi họ quên không chấm công, rồi gửi lên để các cấp quản lý trực tiếp phê duyệt mà không cần bộ phận nhân sự nhập bằng tay, hệ thống sẽ tự động điền vào bảng công.

Chấm công online giúp việc quản lý nhân sự trở nên chuyên nghiệp hơn bằng việc tự động hóa quy trình quản lý. Tiết kiệm chi phí và dễ dàng sử dụng, cùng sự thuận lợi từ phát triển công nghệ hiện tại. Doanh nghiệp nên kết hợp phần mềm quản lý chấm công FTSHRM để đạt được hiệu quả tốt nhất trong việc quản lý nhân sự.