Cải tiến quy trình tạm ứng lương cùng FTSHRM

 

Quy trình tạm ứng lương cho nhân viên đòi hỏi chứng từ cần chuẩn bị để tạm ứng, số tiền tối đa được tạm ứng, quy trình thanh toán,… Đây không phải là công việc dễ dàng, đặc biệt là những người không rõ về pháp lý. Thiết lập một quy trình tạm ứng lương chặt chẽ sẽ vừa đảm bảo an toàn và giữ vững kỷ luật về mặt tài chính cho doanh nghiệp, đồng thời bảo vệ tối đa quyền lợi của người lao động.

Tuy nhiên, liệu có phải quy trình tạm ứng lương thông thường đang được các doanh nghiệp áp dụng là quá phức tạp và tốn thời gian? Và có cách nào để giúp cho các doanh nghiệp cải tiến quy trình tạm ứng lương sao cho hiệu quả hơn? Cùng FTSHRM tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

Quy trình tạm ứng lương thông thường

Bước 1: Người lao động lập giấy Phiếu đề nghị tạm ứng

Nhân viên có nhu cầu tạm ứng lập Phiếu đề nghị tạm ứng và điền đầy đủ các nội dung cần thiết. Có thể tham khảo mẫu Phiếu đề nghị tạm ứng theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC dưới đây.

Bước 2: Nhân viên trình trưởng phòng Giấy đề nghị tạm ứng

Sau khi hoàn thiện xong mẫu giấy, nhân viên trình lên trưởng bộ phận của mình trước để xem xét phê duyệt yêu cầu tạm ứng lương.

Bước 3: Trình giám đốc ký duyệt tạm ứng

Sau khi trưởng phòng duyệt, nhân viên tiếp tục trình lên giám đốc để xem xét và ký duyệt nguyện vọng. 

Bước 4: Chuyển kế toán thanh toán viết phiếu chi

Sau khi Phiếu đề nghị tạm ứng của nhân viên được giám đốc phê duyệt, kế toán sẽ kiểm tra tính đúng đắn của thông tin khai trên giấy đề nghị tạm ứng rồi viết Phiếu chi tạm ứng và ký tên người lập phiếu.

Mẫu phiếu chi tạm ứng số 02-TT theo thông tư 200/2014/TT-BTC

Bước 5: Kế toán trưởng duyệt chi

Kế toán thanh toán làm nhiệm vụ viết phiếu chi xong sẽ cần chuyển Kế toán trưởng kiểm tra lại và ký duyệt

Bước 6: Trình Giám đốc duyệt chi

Sau khi kế toán trưởng ký giấy, kế toán thanh toán chuyển phiếu chi để trình giám đốc ký duyệt một lần nữa

Bước 7: Thủ quỹ chi tiền cho nhân viên

Thủ quỹ sẽ căn cứ vào phiếu chi có đầy đủ chữ ký của: nhân viên có nguyện vọng tạm ứng, kế toán thanh toán, kế toán trưởng và giám đốc để chi số tiền đề nghị đã được phê duyệt cho nhân viên.

Bước 8: Hạch toán kế toán và lưu trữ chứng từ

Kế toán cần lưu lại các chứng từ, đơn đề nghị vào sổ sách theo đúng đối tượng. Giấy tờ cần lưu trữ gồm có: đơn đề nghị tạm ứng, phiếu chi tạm ứng với đầy đủ nội dung, chữ ký của các bên liên quan. 

Có thể thấy, thông thường việc tạm ứng lương của nhân viên sẽ phải trải qua rất nhiều bước, phải thông qua nhiều bộ phận phê duyệt thì số tiền tạm ứng mới đến được tay của người có nhu cầu. Và vì phải trải qua quá nhiều bước nên có thể số tiền tạm ứng có thể không đến tay người lao động một cách kịp thời mỗi khi cần kíp. Do đó đòi hỏi doanh nghiệp phải có sự cải thiện, đổi mới quy trình ứng lương sao cho nhanh chóng, hiệu quả.

Quản lý quy trình ứng lương trên Phần mềm FTSHRM

Những vấn đề kể trên đều có thể được giải quyết trên hệ thống quản lý nhân sự tiền lương FTSHRM. Với sự hợp tác giữa FTSHRM và WeWay (ứng dụng công nghệ tài trợ cho doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu ứng lương của nhân viên), quy trình tạm ứng lương trong doanh nghiệp sẽ được tối ưu hóa một cách triệt để.

Quy trình ứng lương cùng FTSHRM – WeWay

FTSHRM sẽ tự động tính công hàng ngày và tính được số tiền lương của người lao động sau mỗi ngày làm việc. Những thông tin đó sẽ tự động được cập nhật lên hệ thống Weway. Người lao động có thể kiểm tra số ngày công cũng như là số tiền lương đã tích góp được trong tháng ngay trên ứng dụng điện thoại.

Khi có nhu cầu ứng lương, người lao động chỉ cần đặt lệnh yêu cầu tạm ứng qua ứng dụng WeWay trên điện thoại, rất nhanh chóng số tiền tạm ứng sẽ được WeWay chuyển vào tài khoản của người lao động. Nguồn tiền dùng để ứng lương được trích từ vốn lưu động của WeWay

Doanh nghiệp hoàn toàn không phải chịu phí và không phải bỏ vốn, nhân viên cũng không phải chịu lãi suất mà chỉ phải trả một khoản phí nhỏ cho mỗi lần tạm ứng. Cuối tháng, WeWay sẽ gửi bản sao kê sang cho doanh nghiệp để nhận hoàn ứng từ quỹ lương. 

Tìm hiểu chi tiết tại đây!