Các cách quản lý chấm công phổ biến hiện nay cho doanh nghiệp

Quản lý chấm công luôn là một trong những vấn đề mà doanh nghiệp rất quan tâm. Những sự khác biệt trong ngành nghề, ca làm và tính chất công việc buộc chúng ta phải đa dạng và hoàn thiện hơn những hình thức ghi nhận để quản lý thật chính xác. Bài viết về các cách quản lý chấm công phổ biến trên thị trường sau đây sẽ giúp bạn tối ưu hoá việc quản lý nhân sự trong doanh nghiệp.

1. Cách quản lý chấm công cũ

     Hiện tại cách quản lý chấm công truyền thống vẫn được sử dụng cho các hoạt động kinh doanh nhỏ lẻ và đơn giản. Cách chấm công này được thực hiện bằng việc ký nhận vào lịch làm trên giấy hoặc do quản lý tự ghi nhận. Sau đó quản lý gửi thông tin cho bộ phận nhân sự nhập liệu tính toán trên excel, xuất ra bảng lương để nhân viên xác nhận rồi mới hoàn chỉnh.
     Cách quản lý truyền thống như vậy có ưu điểm là không tốn phí, dễ thực hiện. Nhưng bên cạnh đó nó lại mang trong mình nhiều nhược điểm lớn. Đó là khó kiểm soát được với số lượng nhân viên lớn, mất thời gian vì có nhiều công đoạn, dữ liệu dễ sai sót, thiếu minh bạch, dễ gian lận vì có thể ký thay. Chưa kể cách quản lý này còn gây áp lực rất lớn lên nhân sự vào cuối tháng. Do đó những phương pháp quản lý chấm công mới với hỗ trợ của công nghệ sẽ là giúp đáp ứng tốt hơn nhu cầu của doanh nghiệp

2. Cách quản lý chấm công mới

a. Chấm công bằng thẻ từ

Phương pháp này yêu cầu doanh nghiệp phải trang bị máy chấm công thẻ từ. Các thông tin cần thiết của nhân viên sẽ được lưu trong thẻ. Khi chấm công, nhân viên chỉ cần quẹt thẻ vào đầu đọc thẻ. Sau đó thông tin ra vào của nhân viên sẽ được máy tự động ghi lại.
Phương pháp này có ưu điểm đó là:
– Nhanh chóng giúp tiết kiệm thời gian,
– Có thể kết nối với máy tính để xử lý thông tin hiệu quả hơn, hạn chế tác động bên ngoài như thời tiết, môi trường,…
Tuy sở hữu nhiều ưu điểm nhưng bên cạnh đó việc sử dụng thẻ từ cũng có một số hạn chế:
– Mất thêm phí làm thẻ, nhân viên đi làm quên hay mất thẻ sẽ không thể ghi nhận công,
– Có thể chấm công hộ người khác nếu không bị giám sát.

b. Chấm công vân tay

Hình thức quản lý chấm công này sử dụng máy chấm công vân tay.

 

Phương pháp này có ưu điểm nổi trội đó là:
– Vân tay của mỗi người mỗi khác, do đó phương pháp này giúp loại bỏ tình trạng chấm công hộ.
– Thời gian chấm công nhanh chóng và nhân viên lại không cần mang theo thẻ từ.
– Không mất chi phí mua thẻ
Song song với đó chấm công vân tay cũng tồn tại những nhược điểm như:
– Lỗi xác nhận vân tay khi tay ướt, mất vân,
– Chi phí lắp đặt sử dụng cao hơn chấm công thẻ từ.

c. Chấm công nhận diện khuôn mặt

Phương pháp quản lý chấm công nhận diện khuôn mặt có thể coi là hiện đại nhất hiện nay. Phương pháp sử dụng công nghệ nhận diện khuôn mặt Face ID ghi nhận chấm công cho nhân viên

Ưu điểm của phương pháp này là tính minh bạch, đảm bảo an ninh, nhanh chóng. Nhưng nhược điểm là chi phí lắp đặt sử dụng cao.

d. Chấm công qua app mobile tích hợp định vị GPS

Ưu điểm:
– Không cần sử dụng hệ thống máy chấm công, nhân viên vẫn có thể chấm công từ xa qua mạng. Do vậy giảm chi phí đầu tư máy chấm công.
– Nhanh chóng, tiện lợi, nhân viên có thể chấm công ở bất cứ địa điểm nào được xác nhận trên hệ thống thông qua phê duyệt.
Nhược điểm:
– Yêu cầu nhân viên phải có trình độ sử dụng công nghệ, sử dụng điện thoại thông minh.
– Đảm bảo phải có mạng internet để có thể chấm công online từ xa.

Mỗi một cách quản lý chấm công đều có ưu và nhược điểm riêng nhưng đều hỗ trợ người làm nhân sự trong việc quản lý chấm công của doanh nghiệp. Dựa trên những ưu nhược điểm đó và tùy theo nhu cầu quản lý mà doanh nghiệp đưa ra lựa chọn hiệu quả và tối ưu nhất.
Hiện nay với giải pháp Phần mềm quản lý nhân sự tiền lương FTSHRM đang đáp ứng rất tốt trong việc quản lý chấm công tích hợp hệ thống máy chấm công và chấm công online qua định vị GPS cho phép doanh nghiệp có thể giải quyết bài toán chấm công triệt để, chính xác và nhanh chóng. Từ đó hệ thống tổng hợp tính ra bảng chấm công tháng và tính toán lương tự động.
Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm phần mềm quản lý chấm công FTSHRM chi tiết tại đây