Blog Kiến Thức: Một số báo cáo quan trọng của HR

Dựa vào những số liệu trên báo cáo của phòng Nhân sự, BOM có thêm cơ sở phân tích hiệu quả, tính ổn định của công tác quản trị, báo cáo nhân sự giúp tìm ra các nguyên nhân yếu kém, các chỉ số yếu kém, kịp thời đưa ra các giải pháp cụ thể để cải tiến & giải quyết.

 

Mục đích của báo cáo này là để theo dõi sự thay đổi về số lượng nhân sự của công ty dựa trên các tiêu chí như thâm niên, thời gian, vị trí công việc. Từ đó biết được lượng tăng giảm của nhân viên chính thức, thử việc.

Biến động theo thâm niên

Để xác định nhóm nhân viên có thâm niên bao nhiêu có tỉ lệ biến động lớn nhất, nhỏ nhất. Từ đó, ban quản trị có thể tìm ra những nguyên nhân căn bản và có đối sách xử lý. Loại báo cáo này thường chia các nhóm thâm niên (nhóm nhân viên có thâm niên nhỏ hơn 01 tháng, nhỏ hơn 03 tháng, nhỏ hơn 06 tháng, nhỏ hơn 12 tháng, nhỏ hơn 24 tháng, nhỏ hơn 36 tháng và lớn hơn 36 tháng.

Kết hợp với những dữ liệu khác của doanh nghiệp có thể tìm ra nguyên nhân như:

• Công tác tuyển dụng chưa tốt: Vấn đề có thể nằm ở khâu phỏng vấn, đánh giá, sàng lọc hồ sơ chưa kỹ lưỡng.

• Công tác chào đón, training nhân sự mới chưa tốt, để họ bỡ ngỡ, không có điểm tựa dẫn đến nghỉ việc.

• Kỹ năng quản lý còn yếu kém, chưa biết cách động viên, khích lệ và giữ chân nhân sự.

 

 

Báo cáo này sẽ giúp ban lãnh đạo nhìn ra được thời gian nào là lúc nhân viên chuyển việc nhiều nhất. Thường thì vào khoảng tháng (1-2) năm dương lịch, công ty sẽ có sự biến động nhân sự lớn. Khi nhân viên vừa được nhận lương thưởng tết xong.

Trên cơ sở đó, phòng Nhân sự sẽ ngồi lại với nhau để tìm ra những yếu tố tác động đến quyết định nghỉ việc của người lao động. Đồng thời chuẩn bị nguồn ứng viên kịp thời. Loại báo cáo này thường chia tỉ lệ theo tháng/năm.

Biến động theo vị trí công việc.

Sẽ mang đến cái nhìn tổng quan & khách quan nhóm nhân viên nào có tỉ lệ biến động lớn. Từ đó, trưởng bộ phận các phòng ban cần tìm nguyên nhân và các giải pháp cải tiến. Báo cáo này thường chia thành các nhóm có vị trí chức vụ gần giống nhau.

 

Mục đích của báo cáo này là để phòng nhân sự có cái nhìn tổng quan về sự tuân thủ thời gian làm việc. Chấp hành quy định của từng bộ phận, và cả công ty. Từ đó, HR có cơ sở phân tích và chỉ ra những vấn đề vi phạm qui trình một cách có dẫn chứng. Và chứng minh được công tác quản lý của công ty. Các cấp lãnh đạo cũng như ý thức của cán bộ nhân viên.

 

Đây là một loại báo cáo vô cùng quan trọng. Giúp ban lãnh đạo nhìn ra được hiệu suất của nhân sự tác động đến hiệu quả kinh doanh như thế nào. Đồng thời cũng trả lời câu hỏi liệu cơ cấu vị trí chức vụ, cơ cấu lương. Cơ cấu trình độ năng lực nhân viên của đơn vị có phù hợp hay chưa.

Đặc điểm của báo cáo này:

• Có nhiều biến thể khác nhau tùy theo mục tiêu, đặc thù từng loại hình sản xuất kinh doanh.

• Thường được phân tích, so sánh chính bộ phận nào đó. Hoặc doanh nghiệp nào đó với chính họ theo thời gian tháng/ quý/ năm.

• Dùng để so sánh hiệu suất giữa bộ phận, đơn vị này với bộ phận đơn vị khác (có cùng chức năng như nhau)

• Thông thường báo cáo này được thiết lập dựa trên các chỉ tiêu:

• Số lượng sản phẩm / định biên nhân sự;

• Số lượng sản phẩm / chi phí tiền lương.

• Tuy nhiên để làm được báo cáo này, bộ phận nhân sự cần được chia sẻ kết quả sản xuất kinh doanh của từng đơn vị, bộ phận và của toàn công ty.

Nếu kết hợp với báo cáo về công ca, số liệu này cho biết thời gian làm việc thực tế/tổng thời gian định mức/người/bộ phận, tính toán được doanh nghiệp trả bao nhiêu tiền cho 01h làm việc/bộ phận, toàn công ty --> chi phí lương quỹ lương.

 

Nhắc đến các loại báo cáo quan trọng của nhân sự không thể không nhắc đến báo cáo hiệu quả tuyển dụng. Với báo cáo này, phòng nhân sự sẽ phải trình bày hiệu quả của công tác tuyển dụng. Cũng như so sánh các kênh mang lại nguồn ứng viên cho doanh nghiệp.

Báo cáo hiệu quả công tác tuyển dụng

Báo cáo đánh giá hiệu quả nguồn tuyển dụng

Ngoài ra ta cũng có thế thiết lập báo cáo về chi phí tuyển dụng. Báo cáo về tỉ lệ biến động trong giai đoạn thử việc để đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên tuyển dụng.

Và các báo cáo khác: Định biên nhân sự, chi phí nhân sự, quản lý data lao động… những báo cáo này đều được lấy dữ liệu tự động và kết xuất trên phần mềm FTSHRM, giúp cho cán bộ nhân sự linh hoạt trong việc xử lý tình huống bất ngờ xảy ra.