Lưu trữ hồ sơ nhân sự trong doanh nghiệp – những điều cần chú ý

Đối với chúng ta khái niệm hồ sơ nhân sự hẳn không phải là điều quá xa lạ. Hiểu một cách đơn giản đó là nơi lưu trữ các thông tin về cá nhân người lao động như: sơ yếu lý lịch, hợp đồng, bảng lương. Hồ sơ nhân sự với nhiều loại khác nhau lại có yêu cầu lưu trữ trong thời gian ngắn dài khác nhau. Tuy vậy nhìn chung khi lưu trữ loại hồ sơ này ta cần chú ý một số điểm như sau:

Lưu trữ hồ sơ nhân sự trong doanh nghiệp

• Hồ sơ nhân sự được các doanh nghiệp lưu trữ với mục đích dùng trong các đợt thanh tra kiểm tra doanh nghiệp. Ngoài ra nó còn liên quan trực tiếp đến việc tính lương thưởng của người lao động. Do đó hồ sơ nhân sự gắn liền với hồ sơ lương để trình lên các cơ quan thẩm cc quyền kiểm tra.
• Hồ sơ nhân sự của các doanh nghiệp là không giống nhau. Bởi vậy các doanh nghiệp có thể chia hồ sơ thành nhiều loại  khác nhau, kéo theo có điểm khác biệt trong việc lưu trữ.
• Hồ sơ nhân sự của một người sẽ được quản lý trong suốt quá trình mà người đó làm việc tại doanh nghiệp và gắn liền với quy trình hoạt động của công ty. Những hồ sơ này sẽ được cán bộ nhân sự thu nhận, tiếp quản từ người lao động

Những thông tin cần có khi lưu trữ hồ sơ nhân sự

• Sơ yếu lý lịch, thông tin cá nhân của người lao động
• Hợp đồng lao động và những chế độ mà người lao động được hưởng
• Những thông tin liên quan đến quá trình làm việc tại công ty
• Thông tin liên quan đến việc chấm dứt hợp đồng lao động.

Vai trò của lưu trữ hồ sơ nhân sự với doanh nghiệp

• Việc lưu trữ hồ sơ nhân sự là quy định của nhà nước buộc các doanh nghiệp phải tuân thủ. Doanh nghiệp làm đúng trách nhiệm, tuân thủ pháp luật thì trong những đợt kiểm tra sẽ không cần lo lắng về vấn đề pháp lý
• Giúp công ty tăng hiệu quả quản lý nhân sự. Việc kiểm soát hồ sơ giúp người quản lý dễ dàng nắm bắt tình hình nhân sự và năng lực của từng người. Từ đó đưa ra được những quyết định bổ nhiệm tốt nhất
• Là cơ sở pháp lý trong những lần giải quyết tranh chấp với người lao động. Khi phát sinh tranh chấp giữa công ty với người lao động, những hồ sơ được lưu trữ cẩn thận thể hiện mối quan hệ giữa hai bên sẽ là bằng chứng quan trọng trước pháp luật.

Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự

Việc lưu trữ hồ sơ nhân sự giữ vai trò đặc biệt quan trọng trong quản trị doanh nghiệp. Do đó quản lý hiệu quả những hồ sơ này luôn là ưu tiên hàng đầu tại các công ty. Hiện nay nhiều công ty vẫn sử dụng excel để thực hiện nghiệp vụ này. Tuy nhiên excel lại mang trong mình một số hạn chế cố hữu, đặc biệt là khi phải làm việc trên nhiều sheet cùng lúc sẽ rất dễ nhầm lẫn. Vậy đâu là giải pháp tối ưu giúp các doanh nghiệp quản lý, lưu trữ hiệu quả hồ sơ doanh nghiệp? Phần mềm quản lý nhân sự có thể là câu trả lời cho vấn đề này

Hiểu được điều này chúng tôi hiện đang cung cấp cho các doanh nghiệp phần mềm quản lý nhân sự FTSHRM. Ngoài chức năng quản lý hồ sơ nhân sự, phần mềm còn hỗ trợ các nghiệp vụ như tính công lương, bảo hiểm,…Để biết thông tin chi tiết, bạn đọc có thể xem thêm tại đây.