1. Quản lý hồ sơ nhân sự là gì?

Quản lý hồ sơ nhân sự là quá trình thu thập, lưu trữ, cập nhật và quản lý thông tin của người lao động trong doanh nghiệp. Đây là một phần quan trọng trong công tác quản trị nhân sự. Việc này giúp doanh nghiệp theo dõi chính xác thông tin cá nhân, hợp đồng lao động, quá trình làm việc, chế độ bảo hiểm và các quyền lợi khác của nhân viên.

2. Quản lý hồ sơ nhân sự bao gồm những công đoạn nào?

Quản lý hồ sơ nhân sự bao gồm nhiều công đoạn, cụ thể:

• Thu thập và lưu trữ thông tin: Ghi nhận thông tin cá nhân, hợp đồng lao động, bằng cấp, chứng chỉ và các giấy tờ liên quan.
• Cập nhật và chỉnh sửa dữ liệu: Điều chỉnh thông tin khi có sự thay đổi về chức vụ, lương thưởng, bảo hiểm hoặc hợp đồng.
• Theo dõi quá trình làm việc: Lưu trữ lịch sử thăng tiến, đánh giá hiệu suất, khen thưởng và kỷ luật.
• Quản lý hợp đồng lao động: Theo dõi thời hạn hợp đồng, các điều khoản liên quan và nhắc nhở gia hạn.
• Báo cáo và phân tích: Tổng hợp dữ liệu để tạo các báo cáo nhân sự phục vụ quản lý và ra quyết định.

3. Giới thiệu về phần mềm quản lý nhân sự FTSHRM

Quản lý hồ sơ nhân sự là một trong những nhiệm vụ quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Việc lưu trữ và cập nhật thông tin người lao động bằng phương pháp thủ công có thể gây ra nhiều sai sót và mất nhiều thời gian. Phần mềm quản lý nhân sự của FTSHRM giúp doanh nghiệp số hóa toàn bộ quy trình, đảm bảo tính chính xác, bảo mật và thuận tiện trong quản lý dữ liệu nhân sự.

Tính năng nổi bật của phần mềm quản lý nhân sự FTSHRM

• Quản lý lưu vết toàn bộ lịch sử hồ sơ nhân viên: hợp đồng, quá trình công tác, diễn biến lương, bằng cấp, chức vụ, …
• Cho phép điều chuyển lao động, chấm dứt hợp đồng, gia hạn & in hợp đồng hàng loạt.
• Quản lý thông tin phép năm số phép đã nghỉ, số phép tối đa, số còn lại theo từng tháng.
• Phần mềm hỗ trợ đưa ra các tiện ích cảnh báo nhắc nhở nhanh qua thông báo qua Email, SMS, Zalo: Hết hạn hợp đồng, hết hạn Visa, Workpermit…
• Quản lý dữ liệu hồ sơ cứng: cho phép lưu trữ attach file scan chứng từ gốc có dấu đỏ chữ ký lên phần mềm để in ra khi cần.
• Tự động cập nhật dữ liệu chấm công đồng bộ trực tiếp với máy chấm công tự động bóc tách theo từng ca làm việc rõ ràng đồng thời hỗ trợ tính lương nhanh chóng và chính xác.

Lợi ích của phần mềm quản lý nhân sự

• Tích hợp và lưu trữ thông tin tập trung: FTSHRM cho phép lưu trữ toàn bộ thông tin nhân sự trên nền tảng số, giúp doanh nghiệp dễ dàng truy xuất, chỉnh sửa và cập nhật hồ sơ mọi lúc, mọi nơi.
• Giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian: Hệ thống tự động nhập và xử lý dữ liệu giúp giảm thiểu lỗi nhập liệu, đồng thời rút ngắn thời gian quản lý hồ sơ nhân viên.
• Bảo mật và phân quyền truy cập: Phần mềm áp dụng công nghệ bảo mật tiên tiến, giúp bảo vệ dữ liệu nhân sự khỏi nguy cơ rò rỉ thông tin. Đồng thời, phân quyền truy cập linh hoạt giúp đảm bảo chỉ những người có thẩm quyền mới có thể xem và chỉnh sửa dữ liệu.
• Hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng: FTSHRM cung cấp các báo cáo chi tiết về thông tin nhân sự, hợp đồng lao động, lịch sử công tác, giúp quản lý dễ dàng đánh giá và đưa ra quyết định phù hợp.

4. Kết luận

Sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự của FTSHRM giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tối ưu quy trình và nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự. Nếu bạn muốn trải nghiệm một hệ thống quản lý chuyên nghiệp, liên hệ ngay chúng tôi để được tư vấn miễn phí giải pháp.