Tính chuyên nghiệp và hiệu quả của quản lý hồ sơ nhân sự
Lưu trữ hồ sơ nhân sự là nhiệm vụ quan trọng của bộ phận hành chính trong tổ chức của doanh nghiệp. Vì thế, nhân viên hành chính nhân sự cần nắm được các kỹ năng về quản lý hồ sơ nhân sự, để đảm bảo được hiệu quả của công việc. Hãy cùng tham khảo bài viết của FTS dưới đây để có thêm được những thông tin hữu ích nhé!
I. Quản lý hồ sơ nhân sự là gì?
Hồ sơ nhân sự là nơi lưu trữ toàn bộ các thông tin về sơ yếu lý lịch, hợp đồng, bảo hiểm, lịch sử quá trình công tác, lương thưởng, lịch sử phép…của người lao động trong một cơ quan, tổ chức hay một doanh nghiệp. Căn cứ vào hồ sơ nhân sự, bộ phận nhân sự họ có thể thực hiện các công việc tính toán như bảng lương, bảng chấm công….
II. Tầm quan trọng của quản lý hồ sơ nhân sự
Một số lý do mà các doanh nghiệp cần phải tuân thủ việc lưu trữ hồ sơ nhân sự một cách khoa học:
-Việc lưu trữ hồ sơ là yêu cầu bắt buộc theo Luật Việt Nam mà các doanh nghiệp cần phải tuân thủ. Những thông tin cá nhân liên quan đến người lao động sẽ được bộ phận hành chính ghi lại đầy đủ.
-Việc quản lý, lưu trữ hồ sơ nhân sự hiệu quả sẽ giúp quá trình quản lý nguồn lực của doanh nghiệp hiệu quả hơn.
-Khi cần đưa ra quyết định về việc phát triển nhân sự. Thì thông qua việc quản lý hồ sơ nhân sự. Các quyết định có thể đưa ra chính xác hơn.
-Sẽ giúp quản lý nhân sự có cơ sở khi cần giải quyết các tranh chấp với người lao động.
III. Các cách lưu trữ và bảo quản hồ sơ nhân sự phổ biến hiện nay
- Lưu trữ bằng tủ hồ sơ có chứa nhiều ngăn
Việc lưu trữ hồ sơ bằng tủ nhiều ngăn giúp việc bảo quản được số lượng hồ sơ lớn và đa dạng được các loại giấy tờ. Tủ hồ sơ vừa tạo được tính thẩm mỹ cho văn phòng và thuận tiện. Ở bên ngoài mỗi ngăn tủ nên dán giấy ghi tên các loại tài liệu để thuận tiện cho việc tìm kiếm khi cần thiết.
2. Lưu trữ hồ sơ bằng tủ hồ sơ 2 ngăn thấp
Giải pháp này phù hợp với các doanh nghiệp có ít nhân sự, có ít giấy tờ phải lưu trữ. Thích hợp cho nơi làm việc có diện tích nhỏ. Và giá thành của loại tủ này cũng rất phải chăng.
3. Lưu trữ hồ sơ bằng thùng đựng hồ sơ có nắp đậy
Sử dụng thùng hồ sơ có nắp đậy tương đối bất tiện trong việc lấy hồ sơ. Vì thế, nó sẽ phù hợp cho những tài liệu lâu năm, cố định và ít khi phải dùng đến.
4. Lưu trữ hồ sơ bằng bìa đựng thích hợp
Đây là phương pháp lưu trữ hồ sơ khá là phổ biến. Trên thị trường cũng có nhiều loại bìa đựng khác nhau như: bìa thư A4, kẹp giấy…
5. Lưu trữ hồ sơ bằng phần mềm
Doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm để lưu trữ hồ sơ nhân sự của mình. Việc sử dụng phần mềm sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu được các thao tác thủ công. Bên cạnh đó cũng khắc phục được các nhược điểm của việc lưu trữ hồ sơ bằng giấy tờ hơn.
IV. Các quy trình quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả
Các doanh nghiệp hiện nay có 2 cách để quản lý được doanh nghiệp của mình. Đó là việc thực hiện lưu trữ thủ công bằng bản cứng trực tiếp tại doanh nghiệp hoặc file lưu hồ sơ nhân sự của doanh nghiệp. Và cách thứ hai là bạn có thể quản lý bằng phần mềm trên máy tính.
- Phân loại các hồ sơ
Trước khi lưu trữ hồ sơ, cần tiến hành phân loại chúng để công việc trở nên dễ dàng hơn. Để làm việc khoa học và hiệu quả thì chúng ta nên áp dụng việc lưu trữ theo mốc thời gian. Như vậy, bạn có thể sắp xếp hợp lý và có thể dễ dàng tìm kiếm hồ sơ khi cần. Ngoài ra, bạn có thể tách các loại hồ sơ nhân sự thành nhiều nhóm nhỏ khác nhau để dễ dàng quản lý.
2. Tìm nơi an toàn để cất giữ
Việc đảm nơi nơi lưu trữ cũng vô cùng quan trọng. Dù bạn đã sắp xếp và phân loại hồ sơ nhưng nếu không cất giữ đúng vị trí thì việc tìm kiếm sẽ trở nên khó khăn hơn.
-Nơi lưu trữ hồ sơ phải luôn sạch sẽ, khô ráo và không thấm nước.
-Nơi không bị côn trùng gặm nhấm, gây tổn hại đến hồ sơ của bạn.
-Quản lý thời gian lưu trữ hồ sơ một cách chính xác nhất.
3. Tiến hành việc lưu trữ hồ sơ
Doanh nghiệp tiến hành công tác lưu trữ theo 2 cách. Nếu doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp, thì cần tạo ra các thư mục lưu trữ riêng của công ty. Còn nếu sử doanh nghiệp sử dụng lưu trữ thủ công cần chia thành các file bản cứng rồi sắp xếp khoa học đặt trên các kệ tủ hoặc nơi chứa đựng tài liệu.
4. Tiến hành kiểm tra hồ sơ lưu trữ thường xuyên
Cần phải tiến hành kiểm tra thường xuyên để hồ sơ được đảm bảo và hiệu quả.
Ta có thể thấy rằng, hiện nay việc quản lý hồ sơ, các thông tin nhân sự tại các doanh nghiệp thường gặp nhiều khó khăn. Một số khó khăn có thể kể đến dưới đây:
-Số lượng nhân viên nhiều kèm theo số lượng giấy tờ cũng nhiều, sẽ dẫn đến dễ mất và thất lạc.
-Khó khăn trong việc tìm kiếm và tra cứu thông tin của nhân viên.
-Quên các khoản thông tin về gia hạn như gia hạn hợp đồng lao động…
-Việc đánh giá nhân viên còn chưa được minh bạch, không rõ ai làm việc hiệu quả, ai chưa hoàn thành tốt…
KẾT LUẬN
Tất cả những khó khăn trên phần mềm FTSHRM có thể giải quyết nhanh chóng. Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự của FTSHRM là công cụ giúp các doanh nghiệp quản lý hồ sơ hiệu quả, tối ưu được thời gian làm việc cũng như là năng suất của họ.
Phần mềm có giao diện trực quan, dễ nhìn và theo dõi. Lưu trữ và quản lý hồ sơ một cách toàn diện. Quản lý được vòng đời của nhân viên từ khi họ bắt đầu làm việc đến khi nghỉ việc. Tự động trích xuất các báo cáo về số lượng hồ sơ nhân sự. Để tìm hiểu thêm về phần mềm mời bạn theo dõi Tại Đây.