Sử dụng phần mềm quản lý chấm công như nào để đạt hiệu quả nhất

Phần mềm chấm công hiện nay được hầu hết các doanh nghiệp biết đến và đang có xu hướng sử dụng phần mềm để chấm công. Vì tính hiệu quả và tiện lợi của nó. Để xem và hiểu cách sử dụng phần mềm quản lý chấm công hiệu quả hãy cùng tìm hiểu dưới đây nhé.

I. Quản lý chấm công là gì?

Quản lý chấm công là hoạt động theo dõi, giám sát quá trình chấm công tại doanh nghiệp. Qua đó, nhà quản lý có thể nắm được số lượng nhân viên làm việc, thời gian vào ra, tan ca của nhân viên…

Bên cạnh đó, việc quản lý chấm công giúp doanh nghiệp đảm bảo được nội quy công ty được thực hiện đúng, đủ và có chính xác hay không. Quá trình này cũng hỗ trợ cho việc tính lương, thưởng và điều chỉnh các chính sách nhằm đáp ứng các yêu cầu của doanh nghiệp.

II. Cách chọn phần mềm quản lý chấm công phù hợp với doanh nghiệp

Công nghệ ngày càng phát triển mạnh, đồng thời phần mềm chấm công cũng được phát triển theo xu thế. Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm, và có nhiều hình thức chấm công khác nhau. Vì thế doanh nghiệp cần phải tìm hiểu và lựa chọn kỹ phần mềm để có thể hiểu rõ về cách sử dụng phần mềm quản lý chấm công.

Trước hết, cần phân tích được tính chất công việc của các nhân sự trong từng phòng ban. Ví dụ: nhân viên IT thường có giờ làm việc cố định. Nhân viên kinh doanh thường phải ra ngoài để tiếp xúc với khách hàng. Nhân viên marketing cần linh động thời gian hơn…

Khi đã phân tích được tính chất các phòng ban, lãnh đạo doanh nghiệp sẽ xác định hình thức chấm công cho từng phòng ban. Ví dụ như: Nhân viên Sales sẽ chấm công bằng định vị GPS + hình ảnh xác nhận. Nhân viên IT chấm công bằng QR code, vân tay. Nhân viên marketing sẽ linh động thời gian và vị trí chấm công

Khi đã xác định được hình thức chấm công cho từng bộ phận phòng ban. Doanh nghiệp cần tìm kiếm một phần mềm chấm công trên thị trường. Để có thể đáp ứng được yêu cầu và hình thức chấm công của doanh nghiệp. Đảm bảo được tính an toàn, chính xác và dễ sử dụng.

III. Cách sử dụng phần mềm quản lý chấm công hiệu quả

1. Chọn hình thức quản lý chấm công phù hợp với từng phòng ban

Để quản lý nhân sự và thời gian làm việc của nhân viên hiệu quả. Người lãnh đạo doanh nghiệp cần hiểu rõ tính chất công việc của các bộ phận trong công ty từ đó lựa chọn hình thức chấm công hiệu quả. 

2. Đọc kỹ các hướng dẫn của nhà cung cấp phần mềm

Ở mỗi phần mềm sẽ có những đặc điểm và những tính năng khác biệt. Vậy nên, khi sử dụng phần mềm chấm công ở bất kỳ từ nhà cung cấp nào. Lãnh đạo của doanh nghiệp hoặc bộ phận nhân sự phụ trách cần đọc kỹ hướng dẫn trước khi sử dụng phần mềm. Ở phía nhà cung cấp, thông thường họ sẽ có 1 đội ngũ kỹ thuật hỗ trợ doanh nghiệp trong việc lắp đặt và sử dụng phần mềm.

3. Cần thường xuyên nâng cấp, cập nhật phần mềm

Cần thường xuyên cập nhật phần mềm để nó có thể update những tính năng mới nhất. Vì những phiên bản mới sẽ có những tính năng mới được sửa đổi so với phiên bản cũ. Vì thế doanh nghiệp cần phải lưu tâm đến vấn đề này.

IV. Gợi ý  về phần mềm quản lý chấm công phù hợp với các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay

Phần mềm quản lý chấm công được phát triển bởi đội ngũ chuyên gia Việt Nam – họ dựa trên những nhu cầu, thói quen, sở thích của Khách hàng để có thể phát triển một phần mềm phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Vừa đảm bảo được tính hiệu quả, thân thiện với người dùng và dễ dàng sử dụng.

FTSHRM hiện nay là phần mềm chấm công được nhiều doanh nghiệp tin dùng. Đây là sản phẩm không chỉ tối ưu việc quản lý thời gian làm việc của nhân sự. 

Phần mềm cho phép thiết lập ca làm việc. Kết nối được với hầu hết các máy chấm công trên thị trường. Tự động kéo dữ liệu chấm công, chia tách tự động khung giờ, ca ngày, ca đêm…từ đó tổng hợp được bảng chấm công theo tháng.

Dữ liệu chấm công sẽ được tổng hợp lên 1 màn hình cho phép quản lý theo dõi, điều chỉnh phê duyệt tăng ca, điều chỉnh phê duyệt tăng ca, giờ làm từng ngày, theo tháng. Nếu bạn có quan tâm thêm vui lòng xem thêm Tại đây.