Số hóa hồ sơ là gì? Quy trình 5 bước số hóa hồ sơ và đem lại hiệu quả cho doanh nghiệp

Hồ sơ, tài liệu được quản lý sai có thể gây khó khăn trong truy cập thông tin. Ảnh hưởng đến hiệu suất đội ngũ và hiệu quả công việc. Chưa kể chi phí để quản lý, lưu trữ không hề nhỏ. Số hóa hồ sơ trở thành chiến lược quan trọng để doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động.  Và đạt được lợi thế cạnh tranh trong thời đại số.

Vậy số hóa hồ sơ là gì? Doanh nghiệp cần số hóa hồ sơ như thế nào để quá trình này đem lại hiệu quả? 

1. Số hóa hồ sơ là gì?

Số hóa hồ sơ là một trong các hình thức số hóa trong doanh nghiệp. Đó là quá trình chuyển đổi giấy tờ, tài liệu, hình ảnh và các loại hồ sơ khác từ dạng vật lý như giấy sang dạng số để lưu trữ, quản lý trên các thiết bị điện tử như máy tính, máy chủ, hoặc trên đám mây. 

Số hóa hồ sơ giúp cải thiện khả năng truy cập và tìm kiếm thông tin, tăng cường bảo mật, giảm chi phí lưu trữ vật lý. Và hỗ trợ việc chia sẻ thông tin một cách dễ dàng.

2. Doanh nghiệp có nên số hóa hồ sơ từ bây giờ không?

Quá trình xử lý hồ sơ chậm, chi phí quản lý và lưu trữ lớn, khách hàng thất vọng, hiệu quả hoạt động bị ảnh hưởng,… Là những điều đang chờ đợi doanh nghiệp của bạn nếu hồ sơ, tài liệu được quản lý sai.

Nhiều doanh nghiệp đang đánh giá lại nhu cầu lưu trữ hồ sơ, tài liệu vật lý ở thời điểm hiện tại và tương lai. Cũng như khả năng mà số hóa có thể giúp tối ưu hoạt động để đưa ra hành động kịp thời.

• Cải thiện hiệu suất và năng suất. Số hóa hồ sơ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm thời gian tìm kiếm và truy cập thông tin. Từ đó nâng cao hiệu suất và năng suất làm việc của nhân viên.
• Tiết kiệm chi phí. Việc giảm sử dụng giấy tờ và không gian lưu trữ vật lý giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí. Số hóa còn giúp giảm thiểu chi phí liên quan đến việc sao chụp, gửi và lưu trữ tài liệu.
• Tăng cường bảo mật. Hồ sơ số có thể được bảo vệ bằng các biện pháp. Bảo mật mạnh mẽ như mã hóa, quản lý quyền truy cập và sao lưu dữ liệu. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro mất mát, hư hỏng hoặc truy cập trái phép so với hồ sơ giấy.
• Linh hoạt tiếp cận thông tin: Số hóa hồ sơ cho phép nhân viên tiếp cận thông tin mọi lúc, mọi nơi. Qua nhiều thiết bị khác nhau, hỗ trợ làm việc từ xa. Và tăng cường khả năng phản ứng linh hoạt của doanh nghiệp trước các thay đổi.
• Bảo vệ môi trường. Giảm sử dụng giấy tờ không chỉ tiết kiệm chi phí. Mà còn góp phần vào nỗ lực bảo vệ môi trường, giảm lượng rác thải và các tác động tiêu cực đến môi trường.
• Nâng cao khả năng phục hồi: Hệ thống hồ sơ số có thể được sao lưu dễ dàng và lưu trữ tại nhiều địa điểm. Giúp doanh nghiệp nhanh chóng phục hồi sau các sự cố như hỏa hoạn, lũ lụt hoặc hư hỏng thiết bị

3. Quy trình 5 bước số hóa hồ sơ

3.1 Xác định phạm vi số hóa hồ sơ

Trước khi có kế hoạch số hóa. Doanh nghiệp cần có cái nhìn toàn cảnh về môi trường hồ sơ vật lý của mình. Điều này bao gồm khối lượng hồ sơ, vị trí của chúng, các yêu cầu tuân thủ,… Hãy bắt đầu bằng việc đưa ra những câu hỏi sau.

– Vị trí

Hồ sơ của doanh nghiệp có đang được lưu trữ trong tủ hồ sơ không? Tất cả chúng đều có sẵn tại trụ sở công ty hay tại các cơ sở lưu trữ, chi nhánh khác?

– Khối lượng

Bạn có ước tính chính xác về khối lượng hồ sơ bạn có trong kho không? Theo nguyên tắc chung, một thùng đựng hồ sơ (bankers box) hoặc một mét vuông tuyến tính (gần bằng một ngăn kéo tủ đựng hồ sơ) chứa được khoảng 1.800 trang.

– Mức độ sử dụng

Những hồ sơ này có đang được sử dụng bởi bất kỳ ai trong tổ chức không? Khối lượng có thể được tái chế? Những tài liệu quan trọng nào nên được số hóa dưới định dạng kỹ thuật số? Doanh nghiệp có thể bắt đầu bằng việc sắp xếp chúng phù hợp với các phòng ban hoặc chức danh chính.

Sau đó, phân đoạn tất cả các tài liệu cho phù hợp. Hãy lưu ý các số liệu, thời gian, tầm quan trọng, v.v.. Bạn nên để riêng những tài liệu đó với những tài liệu có giấy tờ bị mờ, hư hỏng.

– Yêu cầu tuân thủ

Có bất kỳ yêu cầu tuân thủ nào cần phải tuân thủ trong quá trình này không? Nếu một tài liệu sẽ được sử dụng trong nhiều trường hợp pháp lý. Hoặc làm bằng chứng thì tài liệu đó phải tuân thủ các quy định về bảo mật, lưu trữ.

3.2 Sắp xếp và chuẩn bị các tập tin để scan

Bước tiếp theo là scan tài liệu và chuyển đổi chúng sang định dạng kỹ thuật số. Việc này có thể được thực hiện bằng cách sử dụng thiết bị quét chuyên dụng. Chẳng hạn như máy quét hình phẳng hoặc máy quét dạng tờ. Hoặc sử dụng phần mềm chuyên dụng và máy quét văn phòng tiêu chuẩn.

Nếu số lượng hồ sơ tương đối nhỏ và doanh nghiệp có đủ nguồn lực, kỹ năng và quy trình sẵn có thì bạn có thể số hóa hồ sơ nội bộ. Nếu khối lượng hồ sơ lớn, doanh nghiệp nên cân nhắc số hóa theo lộ trình hoặc tìm đến một bên thứ ba.

3.3 Quyết định định dạng

Để đảm bảo tài liệu số hóa đáp ứng các yêu cầu về khả năng truy cập, bảo mật và lưu trữ. Doanh nghiệp cần xác định mục đích sử dụng và yêu cầu bảo mật của tài liệu. Sau đó chọn định dạng phù hợp như PDF cho văn bản, JPEG hoặc PNG cho hình ảnh. Những định dạng này cần đảm bảo sự tương thích với hệ thống IT hiện tại. Và để dễ truy cập cho người dùng. 

3.4 Quyết định cách lưu trữ và quản lý dữ liệu kỹ thuật số

Hồ sơ, tài liệu sau khi đã được số hóa cần được lưu trữ trong hệ thống dựa trên đám mây hoặc máy chủ nội bộ. Hệ thống này sẽ được sử dụng để quản lý các hồ sơ đã được scan. Hoặc các hồ sơ đi, đến mới của doanh nghiệp. 

Nếu chưa có giải pháp quản lý hồ sơ, văn thư cho doanh nghiệp. Dưới đây là một số yếu tố cần cân nhắc khi lựa chọn:

– Sự phức tạp của môi trường thông tin doanh nghiệp

Doanh nghiệp có một số phòng ban mà mỗi phòng cần kho lưu trữ riêng hay sở hữu quy mô nhỏ. Vì thế cần một nơi duy nhất để lưu trữ thông tin? Khối lượng và độ phức tạp của việc lưu trữ càng cao. Thì doanh nghiệp càng có nhiều khả năng cần một nền tảng phức tạp hơn.

– Yêu cầu về Metadata

Metadata cung cấp thông tin mô tả và phân loại cho tài liệu. Bao gồm tiêu đề, tác giả, ngày tạo và từ khóa. Nó giúp cải thiện khả năng tìm kiếm, truy xuất tài liệu, quản lý quyền truy cập và phiên bản của tài liệu. 

Metadata cũng cần tuân thủ các quy định về bảo mật và quản lý dữ liệu, như GDPR.

– Kiểm soát quyền truy cập

Doanh nghiệp có yêu cầu các biện pháp nâng cao để cấp quyền truy cập vào tài liệu?

3.5 Lập kế hoạch chuyển đổi việc tạo và lưu trữ hồ sơ sau này

Đối với một số tổ chức, điều này đơn giản như tuyên bố rằng mọi hồ sơ mới sẽ được tạo với định dạng ở dạng kỹ thuật số và lưu trữ tại hệ thống quản lý văn bản của doanh nghiệp. Điều này sẽ giảm thiểu được việc phải scan hay quản lý các hồ sơ giấy trong tương lai. Đồng thời khuyến khích nhân viên làm quen với việc lưu tài liệu ở một hệ thống tập trung. 

4. Kết luận

Số hóa hồ sơ không chỉ là xu hướng tất yếu trong thời đại công nghệ số. Mà còn là một bước tiến cần thiết để tối ưu hóa quản lý và hoạt động kinh doanh. Hy vọng bài viết giúp họ hiểu rõ hơn về số hóa hồ sơ là gì và cũng như vai trò của việc số hóa hồ sơ trong doanh nghiệp.