Sai sót trong tính lương – “vấn đề nhạy cảm” khiến doanh nghiệp mất lòng tin từ nhân viên

Trong doanh nghiệp, lương không chỉ là con số thể hiện thu nhập, mà còn là niềm tin và sự công bằng giữa nhân viên và tổ chức. Tuy nhiên, chỉ cần một sai sót nhỏ trong quá trình tính lương, HR có thể phải đối mặt với hàng loạt rắc rối: thắc mắc, khiếu nại, thậm chí là sự mất lòng tin từ đội ngũ.

Theo khảo sát của một số công ty tư vấn nhân sự, có tới 63% doanh nghiệp từng gặp lỗi trong bảng lương ít nhất một lần trong năm. Đa số nguyên nhân đến từ việc vẫn sử dụng Excel thủ công và thiếu hệ thống kiểm soát chéo. Vậy, làm sao để khắc phục được vấn đề này? Hãy cùng FTSHRM tìm hiểu nhé!

1. Những sai sót thường gặp trong quá trình tính lương

Sai sót trong tính lương là vấn đề phổ biến ở nhiều doanh nghiệp. Đặc biệt là khi quy trình vẫn được thực hiện thủ công trên Excel hoặc qua nhiều bước nhập liệu. Dưới đây là các lỗi thường gặp mà phòng nhân sự cần lưu ý để kịp thời phòng tránh.

1.1. Sai lệch dữ liệu chấm công

Phần lớn lỗi lương xuất phát từ dữ liệu công không chính xác. Việc nhân viên quên chấm công, máy chấm công bị lỗi hoặc bộ phận quản lý nộp bảng công muộn đều có thể dẫn đến sai lệch.
Khi dữ liệu đầu vào đã sai, toàn bộ quy trình tính lương phía sau đều bị ảnh hưởng. HR mất nhiều thời gian để đối soát và xác minh lại từng trường hợp.

Nguyên nhân chính:

• Dữ liệu được tổng hợp thủ công từ nhiều nguồn.
• Quy trình xác nhận giờ làm chưa rõ ràng.
• Thiếu công cụ cảnh báo lỗi hoặc sai sót.

1.2. Lỗi công thức và sai sót khi sử dụng Excel

Excel là công cụ quen thuộc nhưng tiềm ẩn nhiều rủi ro khi xử lý dữ liệu lương phức tạp. Một ô tính bị kéo sai hoặc công thức chưa được cố định có thể dẫn đến sai số hàng loạt.
Ngoài ra, việc sử dụng nhiều file lương khác nhau cho từng bộ phận khiến việc kiểm soát càng khó khăn. Đặc biệt khi tổng hợp cuối tháng.

1.3. Không cập nhật kịp thời chính sách, phụ cấp và thuế

Luật Lao động, quy định bảo hiểm, và mức thuế thu nhập cá nhân thường xuyên thay đổi. Nếu HR không cập nhật kịp, bảng lương dễ bị sai lệch, đặc biệt ở các khoản bảo hiểm xã hội, phụ cấp vùng, hoặc giảm trừ gia cảnh.

1.4. Thiếu quy trình kiểm tra chéo và phê duyệt

Nhiều doanh nghiệp để một nhân viên HR phụ trách toàn bộ quy trình tính lương, từ nhập dữ liệu đến chốt lương. Việc thiếu khâu kiểm tra chéo dẫn đến sai sót không được phát hiện sớm, chỉ đến khi phát lương

1.5. Sai sót khi có biến động nhân sự

Tháng nào có nhiều nhân viên mới, nghỉ việc hoặc điều chuyển, HR thường dễ gặp lỗi trong tính lương.

Những sai sót phổ biến bao gồm:

• Quên tính lương cho nhân viên mới vào giữa tháng.
• Không trừ lương đủ cho nhân viên nghỉ sớm.
• Chưa cập nhật phụ cấp hoặc mức lương mới khi thăng chức.

Sai sót trong nhóm này thường khó phát hiện sớm và chỉ được nhận ra sau khi đã chi trả, gây mất thời gian điều chỉnh và ảnh hưởng đến uy tín phòng nhân sự.

2. Hậu quả của sai sót trong tính lương

Sai sót trong tính lương không chỉ gây ảnh hưởng đến quy trình nội bộ mà còn tác động tiêu cực tới tinh thần nhân viên và uy tín doanh nghiệp.

2.1. Giảm niềm tin và sự hài lòng của nhân viên

Lương là yếu tố nhạy cảm nhất trong quan hệ lao động. Chỉ một sai lệch nhỏ trong bảng lương cũng có thể khiến nhân viên nghi ngờ tính công bằng và minh bạch của doanh nghiệp. Khi niềm tin bị ảnh hưởng, nhân viên dễ nảy sinh tâm lý bất mãn, giảm gắn bó, thậm chí có xu hướng rời bỏ tổ chức.

2.2. Tăng khối lượng công việc và chi phí xử lý

Mỗi sai sót trong bảng lương đều kéo theo quá trình kiểm tra, xác minh và điều chỉnh phức tạp. Phòng nhân sự phải rà soát lại dữ liệu chấm công, cập nhật phụ cấp, làm việc lại với kế toán và người lao động.

2.3. Ảnh hưởng tới năng suất và tinh thần làm việc

Khi sai sót về lương xảy ra, không chỉ nhân viên bị ảnh hưởng mà toàn bộ môi trường làm việc cũng chịu tác động gián tiếp. Nhân viên mất tập trung, năng suất giảm. HR chịu áp lực lớn khi phải xử lý khủng hoảng nội bộ và giải thích liên tục. Không khí làm việc chung trở nên căng thẳng, đặc biệt ở doanh nghiệp có số lượng lao động lớn.

2.4. Gây tổn hại đến uy tín và hình ảnh doanh nghiệp

Một doanh nghiệp thường xảy ra sai sót trong tính lương sẽ bị đánh giá là thiếu chuyên nghiệp. Nếu thông tin tiêu cực lan truyền nội bộ hoặc trên mạng xã hội, hình ảnh doanh nghiệp sẽ bị ảnh hưởng, đặc biệt trong mắt ứng viên tiềm năng.

2.5. Rủi ro pháp lý và kiểm toán

Các lỗi liên quan đến thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm xã hội hoặc phụ cấp theo quy định nếu không được xử lý đúng có thể dẫn đến vi phạm pháp luật. Doanh nghiệp có thể bị truy thu, phạt hành chính hoặc buộc phải điều chỉnh lại báo cáo tài chính.

Đặc biệt, trong quá trình kiểm toán hoặc thanh tra lao động, bảng lương sai lệch sẽ là bằng chứng thể hiện sự thiếu tuân thủ quy trình. Điều này ảnh hưởng đến kết quả đánh giá và uy tín tài chính của tổ chức.

3. Giải pháp giảm thiểu sai sót trong tính lương

1. Chuẩn hóa quy trình tính lương: Rà soát lại toàn bộ quy trình hiện tại, xác định các điểm rủi ro, thiết lập quy trình phê duyệt rõ ràng cho từng bước
2. Thiết lập cơ chế kiểm soát dữ liệu: Doanh nghiệp cần áp dụng công cụ kiểm tra sai lệch, đối chiếu giữa dữ liệu công – lương – hợp đồng, và tự động đánh dấu nhân viên có thay đổi.
3. Minh bạch hóa thông tin lương: Sử dụng phiếu lương điện tử giúp nhân viên chủ động kiểm tra thông tin, giảm hiểu nhầm và tăng niềm tin với doanh nghiệp.
4. Đào tạo đội ngũ nhân sự: Cập nhật thường xuyên về luật lao động, bảo hiểm, và thuế TNCN. HR cần được huấn luyện sử dụng hệ thống phần mềm, hiểu quy trình đối soát và xử lý dữ liệu số một cách chính xác.
5. Ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự tổng thể: Phần mềm như FTSHRM hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hồ sơ – công – lương – bảo hiểm – thuế trên cùng một nền tảng, giúp:

• • Kết nối dữ liệu xuyên suốt.
  • Tự động tính toán và phát hành phiếu lương online.

• • Cảnh báo sai lệch và báo cáo tổng hợp kịp thời.

⇒ Để hạn chế tối đa các sai sót, cần kết hợp đồng bộ giữa quy trình, con người và công nghệ. Từ đó giúp tối ưu nguồn lực và tăng mức độ hài lòng của nhân viên.

4. Bài học kinh nghiệm từ các khách hàng FTSHRM

Sau khi triển khai thành công hệ thống tính lương tự động ở nhiều doanh nghiệp, FTSHRM vinh dự đã nhận được rất nhiều phản hồi. Những phản hồi này là kinh nghiệm quý báu giúp chùng tôi nâng cao chất lượng dịch vụ. Từ đó, có thể rút ra một số kinh nghiệm cho các doanh nghiệp đang gặp vấn đề tương tự:

• Không nên phụ thuộc hoàn toàn vào Excel. Đây là công cụ tốt cho giai đoạn nhỏ, nhưng thiếu kiểm soát khi quy mô nhân sự tăng.
• Tự động hóa quy trình là xu hướng tất yếu. Khi dữ liệu được đồng bộ, lỗi gần như bị loại bỏ.
• Đầu tư vào hệ thống HRM là đầu tư dài hạn. Chi phí ban đầu có thể cao, nhưng lợi ích về thời gian, uy tín và độ chính xác mang lại giá trị bền vững.

5. Kết luận

Trong thời đại chuyển đổi số, việc tiếp tục phụ thuộc vào cách quản lý thủ công không còn phù hợp. Doanh nghiệp cần chuyển sang những giải pháp tự động hóa và đồng bộ dữ liệu. Từ đó đảm bảo bảng lương luôn chính xác, minh bạch và nhất quán.

Việc chuẩn hóa quy trình, đào tạo đội ngũ và ứng dụng phần mềm HRM hiện đại như FTSHRM không chỉ giúp giảm thiểu sai sót, mà còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và củng cố niềm tin của người lao động.