PHỤ CẤP LƯƠNG LÀ GÌ? CÁC LOẠI PHỤ CẤP PHỔ BIẾN VÀ CÁCH TÍNH CHUẨN TRONG DOANH NGHIỆP HIỆN NAY

Phụ cấp lương là một phần thu nhập bổ sung mà doanh nghiệp trả thêm cho người lao động nhằm bù đắp yếu tố điều kiện lao động, tính chất công việc hoặc hỗ trợ một số nhu cầu trong quá trình làm việc. Đây không phải là mức lương chính, nhưng lại là phần rất quan trọng để đảm bảo sự công bằng, giữ chân nhân sự và tuân thủ pháp luật.

Trong bối cảnh các mô hình lương ngày càng đa dạng, việc hiểu đúng về phụ cấp giúp HR xây dựng chế độ đãi ngộ minh bạch, hạn chế tranh chấp và tính toán lương – thuế chính xác. Hãy cùng FTSHRM tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!

1. Phụ cấp lương là gì? Vì sao doanh nghiệp phải có phụ cấp?

Phụ cấp là khoản tiền mà người lao động nhận thêm ngoài lương cơ bản. Khoản này nhằm bù đắp các yếu tố mà mức lương chính chưa phản ánh đầy đủ như trách nhiệm công việc, điều kiện làm việc, mức độ độc hại hay yêu cầu kỹ năng đặc thù.

Nhiều doanh nghiệp xem phụ cấp là “đòn bẩy mềm” để giữ chân nhân sự. Trong nhiều trường hợp, phụ cấp giúp linh hoạt hơn lương cứng, vì doanh nghiệp có thể điều chỉnh theo mùa vụ, theo kết quả kinh doanh hoặc theo nhu cầu thực tế mà không làm ảnh hưởng lớn đến thang bảng lương.

2. Các loại phụ cấp lương phổ biến trong doanh nghiệp hiện nay

Dưới đây là những loại phụ cấp mà hầu hết doanh nghiệp đều áp dụng, mỗi loại có cách tính và quy định riêng.

2.1. Phụ cấp trách nhiệm

Áp dụng cho các vị trí quản lý hoặc đảm nhiệm vai trò quan trọng: trưởng phòng, tổ trưởng, nhóm trưởng, quản đốc, trưởng ca,… Khoản này nhằm ghi nhận khối lượng công việc và trách nhiệm cao hơn so với nhân sự thông thường. Trong các doanh nghiệp, nhân sự thường quy định mức cố định theo từng chức danh.

2.2. Phụ cấp ăn ca / tiền cơm

Đây là loại phụ cấp phổ biến nhất hiện nay. Doanh nghiệp có thể trả theo ngày làm việc thực tế hoặc trả cố định theo tháng.

Ví dụ: Nhiều doanh nghiệp tính theo suất ăn: 20.000 – 35.000 – 50.000 đồng/ngày tùy ngân sách.

2.3. Phụ cấp chuyên cần

Là khoản thưởng dành cho nhân viên đi làm đủ ngày hoặc không vi phạm nội quy. Khoản này thường chi theo tháng và cắt giảm nếu đi muộn, nghỉ không phép hoặc nghỉ quá số ngày quy định.

2.4. Phụ cấp xăng xe – điện thoại – công tác phí

Phụ cấp nhằm hỗ trợ nhân viên có nhu cầu di chuyển, gặp khách hàng, gọi điện liên tục hoặc phải làm việc ngoài hiện trường. Doanh nghiệp có thể chi cố định theo mức chức danh hoặc theo thực tế phát sinh có hóa đơn.

2.5. Phụ cấp độc hại / nặng nhọc

Áp dụng cho nhân sự làm việc trong môi trường có yếu tố nguy hiểm: nhà máy, xưởng sản xuất, hóa chất, tiếng ồn, nhiệt độ cao… Khoản này thuộc nhóm phụ cấp bắt buộc theo quy định trong nhiều ngành nghề.

2.6. Phụ cấp nhà ở – sinh hoạt phí

Một số doanh nghiệp hỗ trợ thêm cho nhân sự ở xa, nhân sự chuyển vùng hoặc vị trí cấp cao. Tùy ngân sách, phụ cấp có thể trả theo tháng hoặc theo thời gian lưu trú thực tế.

2.7. Các phụ cấp đặc thù khác

Tùy lĩnh vực mà doanh nghiệp có thể thêm:

• Phụ cấp ca đêm
• Phụ cấp kỹ năng
• Phụ cấp ngoại ngữ
• Phụ cấp thu hút
• Phụ cấp hỗ trợ trẻ nhỏ

Việc áp dụng phụ cấp linh hoạt giúp chính sách đãi ngộ trở nên cạnh tranh và phù hợp thực tế vận hành.

3. Các khoản phụ cấp lương có phải đóng BHXH không?

Đây là nội dung HR rất hay nhầm. Theo Nghị định 115/2015 và Thông tư 06/2021:

👉 Phụ cấp phải đóng BHXH nếu liên quan trực tiếp đến công việc:

• Phụ cấp chức vụ
• Phụ cấp trách nhiệm
• Phụ cấp nặng nhọc
• Phụ cấp độc hại
• Phụ cấp thâm niên nghề
• Phụ cấp khu vực

👉 Phụ cấp không phải đóng BHXH khi không cố định hoặc mang tính hỗ trợ:

• Ăn ca
• Xăng xe – điện thoại
• Công tác phí
• Hỗ trợ nhà ở không cố định
• Khoản hỗ trợ mang tính phúc lợi

Việc xác định đúng nhóm phụ cấp giúp doanh nghiệp tính lương và trích nộp BHXH đúng quy định.

4. Cách tính phụ cấp trong bảng lương

Phụ cấp có nhiều cách tính tùy loại hình doanh nghiệp, thông thường gồm 3 phương pháp chính:

4.1. Tính cố định theo tháng

Phổ biến với phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp nhà ở hoặc phụ cấp kỹ năng.

Nhân viên đủ điều kiện là hưởng 100%, không phụ thuộc số ngày công.

4.2. Tính theo ngày công thực tế

Áp dụng cho phụ cấp ăn ca hoặc phụ cấp chuyên cần.

Nếu nhân viên nghỉ phép, nghỉ không lương hoặc nghỉ quá số ngày quy định thì phụ cấp giảm theo tương ứng.

4.3. Tính theo ca – giờ – định mức

Nhiều doanh nghiệp sản xuất áp dụng:

• Phụ cấp ca 1, ca 2, ca 3

• Phụ cấp làm đêm tính theo % lương

• Phụ cấp độc hại theo bậc công việc

Mỗi mô hình ca kíp sẽ có công thức riêng trong quy chế lương.

5. Lưu ý khi xây dựng và quản lý phụ cấp lương trong doanh nghiệp

Đây là phần HR dễ sai nhất.

5.1. Ghi rõ tiêu chí hưởng – không hưởng

HR cần quy định rõ:

• Điều kiện nhận phụ cấp

• Trường hợp bị trừ

• Trường hợp bị mất phụ cấp

• Mức áp dụng theo từng vị trí

Việc không quy định rõ dẫn đến tranh chấp khi tính lương.

5.2. Gắn phụ cấp với hiệu suất hoặc KPI

Một số phụ cấp như phụ cấp chuyên cần, phụ cấp trách nhiệm nên gắn với mức độ hoàn thành nhiệm vụ.

Điều này giúp tránh tình trạng “nhận đều” nhưng không có đóng góp.

5.3. Quản lý phụ cấp bằng phần mềm để tránh sai sót

Doanh nghiệp càng nhiều phụ cấp, nguy cơ sai càng lớn: sai công, sai ca, sai công thức, sai dữ liệu đầu vào.

Phần mềm giúp tự động hóa quy tắc hưởng – trừ – cắt theo đúng điều kiện đã thiết lập, giảm tải cho HR và đảm bảo minh bạch với nhân viên.

6. Phụ cấp lương trong phần mềm nhân sự FTSHRM

Phân hệ tính lương trên phần mềm nhân sự FTSHRM cho phép doanh nghiệp:

• Tạo không giới hạn loại phụ cấp

• Tùy chỉnh điều kiện hưởng – trừ theo từng vị trí

• Gắn phụ cấp với ca, công, KPI hoặc dữ liệu hồ sơ
• Tự động tính vào bảng lương theo công thức
• Đồng bộ dữ liệu chấm công – lương – thuế – BHXH

Nhờ vậy, HR dễ dàng thiết lập chính sách, hạn chế rủi ro và tiết kiệm nhiều thời gian khi chốt lương.

7. Kết luận

Phụ cấp là một phần quan trọng trong cơ cấu thu nhập và ảnh hưởng trực tiếp đến sự hài lòng của nhân viên. Việc xây dựng một hệ thống phụ cấp đúng – đủ – minh bạch không chỉ giúp doanh nghiệp giữ chân người tài mà còn đảm bảo tuân thủ pháp luật về lao động và BHXH.

Khi doanh nghiệp ngày càng mở rộng, số lượng phụ cấp sẽ càng nhiều và phức tạp hơn. Vì vậy, việc chuẩn hóa quy chế và ứng dụng phần mềm để tự động hóa quy trình là bước đi cần thiết để vận hành lương hiệu quả, chính xác và bền vững.