Phần mềm quản lý nhân sự là cánh tay đắc lực giúp Doanh nghiệp quản lý nhân viên hiệu quả hơn. Hiện nay, trên thị trường đã xuất hiện nhiều phần mềm nhân sự. Và hãy cũng FTS tìm hiểu kỹ hơn về các tính năng của mình qua bài viết dưới đây để doanh nghiệp hiểu rõ hơn về phần mềm nhé

Các chức năng của phần mềm quản lý nhân sự HRM

HRM là viết tắt của Human Resource Management có nghĩa là quản trị nguồn nhân lực. Quản trị nhân lực được hiểu theo nhiều khía cạnh khác nhau. Tuy nhiên nó bao gồm các quyết định và hoạt động quản lý ảnh hưởng tới mối quan hệ giữa đội ngũ nhân viên và doanh nghiệp. Quản trị nhân sự HRM bao gồm chuỗi công tác như tuyển dụng, phân tích công việc, đánh giá hiệu quả làm việc…. nhằm sử dụng người lao động hiệu quả và chất lượng nhất.

Vai trò của quản trị nhân lực ngày càng được chú trọng. Các nhà quản lý cần tổ chức, sắp xếp và tạo điều kiện môi trường thuận lợi để đội ngũ nhân sự phát triển và cống hiến tốt nhất.

5 chức năng của phần mềm quản lý nhân sự HRM

Quản lý tuyển dụng

-Tạo yêu cầu tuyển dụng theo từng phòng ban – gửi thông báo phê duyệt qua email, zalo

–Phần mềm cho phép ứng viên có thể dùng smartphone quét mã QR code để điền và gửi thông tin hồ sơ trên web. Ứng viên có thể đính kèm file CV cùng hồ sơ.

–Phần mềm cho phép cập nhật hồ sơ ứng viên thủ công

–Khai báo linh động số lượng vòng phỏng vấn đối với từng vị trí. Mỗi vòng phỏng vấn có thể đính kèm các file kết quả phỏng vấn

-Phê duyệt phân loại hồ sơ ứng viên theo cấp quyền đã được phân định. Và có sự tương tác giữa nhân sự với các trưởng phòng để lựa chọn ứng viên.

-Kết chuyển thông tin ứng viên trúng tuyển thành người lao động chính thức

-Hỗ trợ gửi email thư mời nhận việc, thư cám ơn có liên quan tới các ứng viên được lựa chọn

-Hỗ trợ tự động sinh mã ứng viên nếu có quy tắc chuẩn

-Kết xuất các báo cáo có liên quan như: Danh sách ứng viên trúng tuyển theo từng vị trí đăng tuyển,…

Quản lý hồ sơ người lao động

-Quản lý thông tin cá nhân (Ngày sinh, tên tuổi, quê quán, địa chỉ nhà…)

-Quản lý thông tin về năng lực, trình độ chuyên môn, chứng chỉ đã tiếp nhận

-Thông tin người thân (Cùng chức năng chuyển thành người phụ thuộc khi có phát sinh)

-Thông tin sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế, mã số thuế cá nhân

-Thông tin chứng minh thư nhân dân, hộ chiếu, tài khoản ngân hàng

-Thông tin diễn biến quá trình khen thưởng kỷ luật tại Công ty

-Thông tin liên quan tới lao động nước ngoài như: Giấy phép lao động, Visa, thẻ tạm trú

– Hỗ trợ tự động sinh mã người lao động nếu có quy tắc chuẩn

– Kết xuất mẫu sơ yếu lý lịch, cùng một số báo cáo, thống kê có liên quan như: Danh sách người lao động đang làm việc. Thống kê danh sách người lao động bằng cấp đại học trở lên,…

Quản lý đào tạo

– Tạo và quản lý thông tin các đợt đào tạo, khóa đào tạo

– Cập nhật danh sách học viên tham gia theo từng khóa đào tạo, lưu trữ kết quả đánh giá, kiểm tra học viên sau đào tạo

 -Tạo các bài thi tự động và ngẫu nhiên dựa trên bộ câu hỏi có sẵn

– Lưu trữ kết quả đánh giá của học viên về khóa đào tạo

– Hỗ trợ thiết lập danh sách nội dung cần đào tạo theo từng chức danh công việc

 – Nhân viên có thể đánh giá ngược lại khóa học xem có phù hợp

– Kết xuất các báo cáo có liên quan như: Danh sách học viên tham gia từng khóa học,…

Quản lý chấm công

– Kết xuất các báo cáo có liên quan như: Danh sách ứng viên trúng tuyển theo từng vị trí đăng tuyển,…

– Kết nối với đa số máy chấm công phổ thông trên thị trường (Đặc biệt là dòng Ronald Jack, Granding, Zkteco

– Hỗ trợ lấy dữ liệu chấm công qua mạng Lan hoặc qua Internet (Kết nối ADSM)

– Khai báo ca làm việc theo từng bộ phận và theo từng người lao động theo thời gian (Ngày, tuần, tháng)

– Hệ thống hỗ trợ tự động tải dữ liệu chấm công từ máy chấm công theo lịch được thiết lập từ trước. Từ đó, tự động tính toán ra công, số giờ làm thêm, thời gian đi muộn về sớm

– Hỗ trợ quản lý phê duyệt kết quả chấm công tự động, cho phép điều chỉnh nếu cần thiết

– Tự động gửi email cảnh báo vi phạm chấm công như: Quên chấm công, không chấm công, đi muộn về sớm

– Hệ thống hỗ trợ cảnh báo vượt số giờ OT theo ngày,  tháng, năm của từng nhân viên.

– Kết xuất các báo cáo có liên quan như: Danh sách người lao động đi muộn về sớm trong ngày. Báo cáo chấm công tổng hợp hàng tháng. Thống kê số lần đi muộn về sớm trong năm,…

Quản lý tiền lương

– Lưu vết theo dõi diễn biến thay đổi lương của người lao động (Bao gồm cả ngạch, bậc, hệ số lương nếu có)

– Hỗ trợ upload các file Scan quyết định thay đổi lương lên phần mềm để so sánh đối chiếu sau này

– Kết xuất, in ấn quyết định thay đổi lương theo mẫu thực tế của khách hàng khi có phát sinh

Vậy các doanh nghiệp có cần thiết kế phần mềm quản trị nhân sự HRM không?

Với những chức năng đã trình bày thì hiệu quả từ phần mềm quản lý HRM mang lại rất cao. Một doanh nghiệp muốn phát triển thì hệ thống quản lý phải tốt, do đó cần có phần mềm HRM ở thời điểm hiện tại. 

Kết luận

Qua những tính năng của phần mềm quản lý nhân sự của FTSHRM, hy vọng bạn sẽ có cái nhìn tổng quát hơn về hệ thống này và thấy được vai trò của phần mềm trong mỗi doanh nghiệp.