Phần mềm quản lý định biên nhân sự hiệu quả cùng FTSHRM

Quản lý định biên nhân sự hiệu quả là chìa khóa giúp doanh nghiệp hoạch định và tối ưu hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực để phát triển bền vững. 

Bạn là HR, quản lý, giám đốc doanh nghiệp và đang tìm kiếm sơ đồ quy trình quản lý định biên & công cụ giúp số hóa quy trình này đơn giản, hiệu quả hơn? Tham khảo ngay bài viết dưới đây để hiểu cách mà phần mềm quản lý định biên nhân sự FTSHRM có thể giúp doanh nghiệp vận hành tinh gọn. Tăng hiệu quả tuyển dụng và giảm chi phí quản lý nhân sự. 

Định biên nhân sự là gì?

Định biên nhân sự (Manpower allocation) là số lượng nhân sự cho phép tối đa tại một vị trí công việc. 1 phòng/ban hoặc 1 cửa hàng/chi nhánh. Định biên nhân sự được căn cứ trên sự đánh giá nguồn lực cần thiết để đáp ứng các mục tiêu kinh doanh. Trong 1 năm của 1 doanh nghiệp. 

Hoạt động định biên nhân sự là hoạt động quy hoạch nhân sự trong một doanh nghiệp. Nhằm đảm bảo đáp ứng nhu cầu sử dụng nguồn lực, từ đó đáp ứng nhu cầu kinh doanh và đảm bảo chất lượng công việc.

Định biên nhân sự được lập hàng năm và được theo dõi hàng tháng. Các phòng ban, chi nhánh sẽ căn cứ vào bảng định biên để lên kế hoạch tuyển dụng nhân sự theo số lượng nhân viên cho phép ở từng vị trí công việc. Định biên nhân sự được sử dụng như căn cứ để phê duyệt yêu cầu tuyển dụng tại các vị trí khi cần.  

Quản lý định biên nhân sự hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu nguồn lực để phát triển bền vững. Đạt được các mục tiêu kinh doanh trong cả ngắn, trung và dài hạn.

Tại sao cần phần mềm quản lý định biên nhân sự?

Thực tế, quy trình định biên nhân sự rất phức tạp, cần sự phối hợp chặt chẽ giữa nhiều bộ phận, phòng ban. Doanh nghiệp càng đông nhân sự, thường xuyên phải tuyển dụng bổ sung do nhân sự nghỉ, ra vào liên tục thì việc quản lý càng khó khăn hơn.  

Hoạt động quản lý định biên tại các doanh nghiệp lớn nếu chỉ dùng sổ sách để theo dõi sẽ rất vất vả và dễ gặp phải các rủi ro như:

• Nguồn lực lúc thiếu, lúc thừa gây ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh, quá tải chi phí nhân sự.
• Cung cấp nguồn nhân lực không phù hợp với yêu cầu công việc, làm giảm hiệu suất và chất lượng công việc.
• Quy trình tổng hợp nhu cầu thông tin tuyển dụng từng phòng ban, làm đề xuất, phê duyệt, báo cáo tuyển dụng tốn nhiều thời gian.
• Khó theo dõi, kiểm soát biến động nhân sự & tình hình sử dụng nhân sự trong doanh nghiệp.
• Lưu trữ thông tin định biên nhân sự trên nhiều file excel khó quản lý đồng bộ. Bảo mật kém, dữ liệu dễ bị chỉnh sửa & xóa. 

Từ những bất cập thấy rõ, cùng sức ép số hóa trong thời đại 4.0 thì việc ứng dụng phần mềm quản lý định biên như FTSHRM. Để giải bài toán giảm chi phí – tăng hiệu quả quản lý nhân sự là lựa chọn tối ưu nhất cho các doanh nghiệp. Đây cũng là xu thế đang được nhiều CEO ưu tiên triển khai để cải thiện lợi nhuận và tăng chiều sâu năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp.

Tối ưu quy trình quản lý định biên nhân sự với phần mềm FTSHRM

Quản lý định biên là một tính năng mới nằm trong bộ giải pháp quản trị nhân sự . Tính năng quản lý định biên đáp ứng đầy đủ nhu cầu quản lý định biên nhân sự tại một doanh nghiệp: thiết lập định biên, theo dõi định biên và phê duyệt/ giám sát hoạt động tuyển dụng căn cứ vào định biên.

Phần mềm đặc biệt hữu ích với các doanh nghiệp kinh doanh chuỗi lớn (nhiều cửa hàng), nhân sự lao động phổ thông, dễ biến động, liên tục phải tuyển mới thời vụ, part-time…  

4 tính năng nổi bật của FTSHRM hỗ trợ quản lý định biên nhân sự hiệu quả bao gồm:

• Thiết lập định biên nhân sự cho từng khối, phòng ban theo năm 
• Quản lý hoạt động tuyển dụng nhân sự: lập phiếu đề nghị tuyển dụng, phê duyệt yêu cầu tuyển dụng 
• Theo dõi, đối soát hoạt động tuyển dụng và định biên hàng tháng
• Báo cáo tổng hợp về định biên, tuyển dụng, cơ cấu nhân sự

Dưới đây là hướng dẫn quản lý trên phần mềm FTSHRM thay thế hoàn toàn cách quản lý thủ công kém hiệu quả, các CEO có thể tham khảo cách áp dụng để tối ưu chi phí và nguồn lực cho doanh nghiệp.

Hướng dẫn quản lý định biên nhân sự hiệu quả trên FTSHRM 

1. Thiết lập định biên nhân sự

• Lập bảng theo dõi kế hoạch và quy hoạch nhân sự hàng năm của doanh nghiệp (số lượng cụ thể từ tháng 1 đến tháng 12) cho từng khối/phòng ban (văn phòng, điều hành, nhà máy, cửa hàng, khối kinh doanh, marketing…)
• Theo dõi số lượng nhân sự chi tiết tại từng vị trí công việc phân loại cụ thể theo cấp bậc, hình thức làm việc (fulltime, parttime, hợp đồng…)
• Sử dụng định biên làm căn cứ cho hoạt động tuyển dụng đối chiếu với số lượng nhân sự tối đa cho phép ở từng vị trí

2. Quản lý hoạt động tuyển dụng

• Tạo nhanh các phiếu đăng ký theo tháng/ theo kỳ tùy vào nhu cầu tuyển dụng trên phần mềm
• Dễ dàng đăng ký số lượng nhân sự tuyển dụng mới chi tiết theo từng phòng/ban, hình thức làm việc (fulltime, parttime, thử việc…), vị trí làm việc
• Kèm mô tả chi tiết các yêu cầu tuyển dụng: thời gian dự kiến tuyển dụng, kinh nghiệm làm việc, trình độ, yêu cầu chuyên môn, kỹ năng,…
• Phân loại các phiếu tuyển dụng linh hoạt theo từng mục đích:

– Trong định biên: là số nhân viên đăng ký tuyển dụng nằm trong quy hoạch

– Thay nhân sự nghỉ: khi có nhân sự nghỉ cần tuyển người thay thế

– Ngoài định biên: các lý do khác cần phải tuyển dụng dù vượt quá số lượng định biên

• Gán người theo dõi, phê duyệt các đề xuất đăng ký tuyển dụng nhanh chóng ngay trên app

Sau khi các phiếu đề nghị tuyển dụng được phê duyệt. Bộ phận HR sẽ thực hiện khởi tạo kế hoạch tuyển dụng tương ứng. Với nội dung của phiếu đề nghị trong tính năng Hiring (quản lý tuyển dụng). Thuộc bộ công cụ FTSHRM để tiến hành theo dõi quy trình tuyển dụng. Lọc hồ sơ, phỏng vấn ứng viên, tiếp nhận thử việc,… tới khi hoàn tất việc tuyển dụng theo yêu cầu.

3. Theo dõi định biên hàng tháng

• Theo dõi, đối soát hàng tháng giữa định biên và số lượng đã tuyển dụng trên phần mềm 
• Xem chi tiết báo cáo theo từng khối
• Báo cáo theo từng phòng ban                                                                                                         
• Báo cáo kế hoạch tuyển dụng bao gồm: nhân sự đầu kỳ. Số cần tuyển đầu kỳ, số cần phát sinh trong kỳ. Số đã tuyển được trong kỳ, số chưa tuyển được,… 

+ Định biên nhân sự: Số nhân sự đầu năm đưa ra được sử dụng trong năm

+ Số nhân sự đầu kỳ: Số nhân sự thực tế

+ Cần tuyển đầu tháng: Số nhân sự trong kế hoạch tuyển dụng tháng trước chưa hoàn thành

+ Phải tuyển trong tháng: Số nhân sự cần tuyển đầu tháng + Số kế hoạch tuyển dụng thêm mới trong tháng 

Lợi ích khi doanh nghiệp ứng dụng phần mềm quản lý định biên FTSHRM

Ứng dụng phần mềm quản lý định biên FTSHRM giúp doanh nghiệp hoạch định. Và tối ưu hóa việc sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả. Để đạt được các mục tiêu kinh doanh và cải thiện lợi nhuận. Đồng thời hỗ trợ các bộ phận, phòng ban tương tác hiệu quả và làm việc năng suất hơn. 

Cụ thể với Ban giám đốc, quản lý, trưởng phòng: 

• Xây dựng một hệ thống quy trình quản lý định biên có tính liền mạch. Logic và liên tục từ trên xuống dưới
• Theo dõi sát sao định biên và hoạt động tuyển dụng từng phòng ban trên phần mềm
• Phê duyệt nhanh chóng các đề xuất đăng ký tuyển dụng nhân sự mọi lúc mọi nơi trên app 
• Đánh giá hiệu quả thực hiện kế hoạch tuyển dụng nhờ hệ thống báo cáo tự động trên phần mềm

Với bộ phận nhân sự:

• Nắm rõ định biên từng phòng ban để thực hiện kế hoạch tuyển dụng phù hợp, kịp thời
• Giảm thời gian tổng hợp giấy, nhập liệu thủ công, xử lý thủ tục hành chính mất thời gian
• Giảm thời gian lập báo cáo tuyển dụng nhờ hệ thống báo cáo tự động tổng hợp trên phần mềm 
• Tổng hợp, lưu trữ và quản lý thông tin cá nhân, kỹ năng. Kinh nghiệm và hồ sơ của từng nhân viên dễ dàng, thuận tiện