Nhân viên nghỉ ngang: Xử lý thế nào cho đúng luật và không bị động?

Không ít doanh nghiệp – đặc biệt là trong lĩnh vực sản xuất, có lực lượng lao động phổ thông lớn đều đối mặt với tình huống: “Nhân viên tự ý nghỉ ngang mà không báo trước, không bàn giao, không nộp đơn nghỉ.”

Dù phổ biến, nhưng nếu xử lý không đúng cách, doanh nghiệp có thể rơi vào thế bị động. Việc mất dữ liệu, ảnh hưởng tiến độ công việc, thậm chí bị đánh giá là vi phạm quyền lợi người lao động có thể xảy ra. 

Hãy cùng FTSHRM tìm hiểu rõ quy định pháp luật về nghỉ ngang, cách xử lý chuyên nghiệp – hợp lý – đúng quy trình, và giải pháp quản lý nhé!

1. Nhân viên nghỉ ngang là gì?

Nghỉ ngang là trường hợp người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động không đúng quy định, cụ thể là:

• Không nộp đơn xin nghỉ việc
• Không báo trước theo thời gian luật định
• Tự ý nghỉ, bỏ việc không lý do chính đáng
• Không hoàn tất bàn giao, không liên hệ lại

Theo Điều 35 – Bộ luật Lao động 2019, người lao động phải báo trước bằng văn bản ít nhất 30 ngày (với HĐLĐ thời hạn trên 12 tháng) hoặc 3 ngày làm việc (với hợp đồng dưới 12 tháng).

→ Nếu không thực hiện đúng → được xem là đơn phương chấm dứt hợp đồng trái luật. Người sử dụng lao động có quyền xử phạt theo hợp đồng lao động đã ký.

2. Doanh nghiệp có được phạt nếu nhân viên nghỉ ngang?

Doanh nghiệp không được tự ý phạt tiền hay giữ lương, trừ các trường hợp đã quy định rõ ràng trong:

• Nội quy lao động
• Hợp đồng lao động
• Quy chế công ty đã đăng ký

Tuy nhiên, doanh nghiệp có quyền yêu cầu bồi thường, nếu:

• Người lao động gây thiệt hại vật chất
• Không hoàn thành nghĩa vụ bàn giao tài sản, hồ sơ
• Nghỉ ngang làm gián đoạn sản xuất, mất khách hàng…

3. Những điều cần thực hiện khi nhân viên nghỉ ngang

Bước 1: Ghi nhận chính xác ngày nghỉ cuối cùng. HR cần cập nhật trạng thái nghỉ việc để dừng tính công, tính lương.

Bước 2: Lập biên bản đơn phương chấm dứt trái luật: Trong trường hợp người lao động tự ý nghỉ ngang không báo trước, HR có thể lập biên bản để xử lý theo pháp luật.

Bước 3: Gửi thông báo qua email hoặc Zalo, yêu cầu bàn giao: Lưu lại nội dung liên lạc, để có căn cứ pháp lý sau này.

Bước 4: Tạm dừng thanh toán khoản chưa đến hạn (nếu có): Tuy nhiên, không được giữ lương được nhận của người lao động

Bước 5: Lưu hồ sơ nghỉ việc, báo giảm BHXH. Cần chốt sổ và báo giảm đúng thời gian theo quy định. Lưu lại hồ sơ nghỉ việc để tiện theo dõi sau này.

4. Giải pháp quản lý bằng phân hệ quản lý hồ sơ với phần mềm FTSHRM

Với việc sử dụng phần mềm quản lý nhân sự FTSHRM, doanh nghiệp có thể dễ dàng xử lý các trường hợp nghỉ ngang bài bản – đúng luật:

• Cập nhật trạng thái nghỉ việc, ngày nghỉ chính xác
  

  

• Lưu lại toàn bộ lịch sử công tác của người lao động
• Tự động cảnh báo các khoản cần quyết toán (công, lương, phép tồn) nếu có

• Xuất mẫu biên bản nghỉ việc, quyết định chấm dứt hợp đồng
• Kết nối với BHXH để báo giảm đúng hạn

Đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp có số lượng nhân sự cần quản lý lớn, thường xuyên biến động liên tục.

5. Kết luận

Nghỉ ngang là tình huống “khó xử” nhưng không hiếm gặp. Nếu không có quy trình rõ ràng, HR sẽ dễ bị động – sai sót – và gây ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất. Việc số hóa quy trình nghỉ việc, lưu hồ sơ và xử lý đúng quy định là giải pháp bền vững để doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý và xây dựng văn hóa làm việc chuyên nghiệp.

👉 Dùng thử phần mềm nhân sự FTSHRM để quản lý quy trình nghỉ việc – chấm công – tính lương trên cùng một nền tảng!