Khái niệm và nguyên tắc cho HR định biên nhân sự

Trong công tác hoạch định nhân sự tại công ty, việc theo dõi, lập kế họach. Định biên nhân sự là cốt lõi để thực hiện chính sách tuyển dụng và hoạch định nguồn lực. 

1. Khái niệm

Định biên nhân sự có thể được hiểu đơn giản là xác định một số lượng con người với những phẩm chất cá nhân và tri thức cần thiết để đáp ứng những khối lượng công việc cụ thể cho tương lai.

2. Nguyên tắc định biên nhân sự

Nguyên tắc 1: Các nguyên tắc về tỷ lệ tương quan

-Tỷ lệ tăng/giảm so với năm trước

Bối cảnh áp dụng: công ty có quy mô rất lớn, thay đổi nhân sự có tính quy luật cao.

Ví dụ: Nếu doanh thu tăng 30% so với năm trước, HR có thể định biên tăng khoảng 20% để đảm bảo tỷ lệ chi phí nhân sự so với doanh thu không thay đổi quá nhiều

-Tương quan giữa nhóm vị trí trực tiếp với vị trí gián tiếp

Bối cảnh áp dụng: Công ty đã có dữ liệu điều tra của nhiều năm

Ví dụ: tỷ lệ giữa khối trực tiếp so với khối gián tiếp là 65% và 35%, HR có thể thể định biên dựa trên tỷ lệ này để đảm bảo sự cân đối giữa các nhóm vị trí

-Tương quan giữa ngân sách cho các nhóm quản lý và nhân viên

Bối cảnh áp dụng: Công ty có cơ cấu tổ chức phân cấp rõ ràng và mô hình quản lý theo kết quả

Ví dụ: Tỷ lệ quỹ lương quản lý 22% và nhân viên 78%, HR có thể định biên dựa trên tỷ lệ này để đảm bảo cân đối ngân sách

Nguyên tắc 2: Các nguyên tắc về định mức lương lao động

-Theo khối lượng công việc:

Bối cảnh áp dụng: Công việc gắn với sản xuất hoặc dịch vụ, tăng lên theo mức độ thành thạo của người thực hiện

Ví dụ:

• 30 sản phẩm /ca / người
• 100 sản phẩm /ca/ dây chuyền (nhóm)
• 15 khách hàng phục vụ /ngày
• Làm sạch 800 m2 sàn /ca

-Theo hệ chỉ tiêu hiệu suất

Bối cảnh áp dụng: thường áp dụng cho khối kinh doanh

Ví dụ: Tập hợp các chỉ tiêu doanh thu (100 tỉ) và số lượng khách hàng (200 khách) / năm

-Theo thông lệ thao tác nghề nghiệp

Bối cảnh áp dụng: Áp dụng cho khối gián tiếp

Ví dụ: Số lượng chứng từ hoàn thành, số báo cáo X tần suất trong năm
          Số lượng giao dịch thực hiện / ngày.

-Theo đối tượng phục vụ

Bối cảnh áp dụng: Áp dụng cho khối gián tiếp

Ví dụ: 1 nhân viên nhân sự tương ứng với 60 người trong công ty

Nguyên tắc 3:Các nguyên tắc về tần suất và thời lượng

– Dựa vào cơ cấu chức danh, tần suất và thời lượng thực hiện nhiệm vụ

Bối cảnh áp dụng:

• Thường áp dụng cho khối gián tiếp
• Có thông lệ tham khảo được giữa các doanh nghiệp

Ví dụ: 

• Vị trí Kế toán chi phí bao gồm nhiệm vụ là
• Kiểm tra chứng từ, hạch toán, thanh toán – hàng ngày, 100 chứng từ / ngày.
• Lập báo cáo: cuối mỗi tháng, 1 ngày/ báo cáo.
• Làm việc với thanh tra thuế: cuối mỗi quý, 3 ngày.
• Hoàn thiện các chứng từ thanh toán (hóa đơn, nghiệm thu, v.v.): cuối mỗi năm, 20 ngày.