Công tác quản lý tài sản cho doanh nghiệp – Quy trình và giải pháp

Công tác quản lý tài sản trong doanh nghiệp sẽ tốn rất nhiều thời gian của người làm công tác cấp phát, quản lý và kiểm kê tài sản. Khi không biết cách quản lý tài sản khoa học, doanh nghiệp có thể bị tốn kém chi phí do:

-Tài sản nhanh bị hỏng, thời gian sử dụng ngắn

-Mất mát, thất thoát tài sản trong quá trình sử dụng, lưu chuyển

-Tốn kém nhiều chi phí mua mới khi tài sản cũ còn giá trị sử dụng

1. Quy trình quản lý tài sản cố định tại doanh nghiệp

Quy trình quản lý tài sản cố định thường được diễn biến như sau:

1. Khi tiếp nhận nhân viên mới, doanh nghiệp cấp phát tài sản cho nhân viên nếu có sẵn tài sản trong kho hoặc vị trí làm việc. Nếu chưa có, cán bộ quản lý tài sản mua mới rồi cấp phát cho nhân viên. Tài sản được mua mới và cấp phát được ghi vào danh sách tài sản cần quản lý và người sử dụng, ngày cấp phát
2. Người được cấp phát tài sản chịu trách nhiệm sử dụng, bảo quản tài sản thuộc quyền sử dụng cá nhân và tập thể. Nếu hỏng hóc, nhân viên cần báo lại cho cán bộ quản lý tài sản để xử lý
3. Cán bộ quản lý tài sản thực hiện kiểm kê tài sản hàng tuần/ tháng/ quý/năm theo định kỳ.
4. Đối với tài sản cần bảo dưỡng, cần quản lý lịch bảo dưỡng tài sản định kỳ
5. Khi nhân viên nghỉ việc, điều chuyển công việc, cán bộ quản lý tài sản thực hiện thu hồi tài sản của nhân viên. Hoặc thực hiện điều chuyển tài sản, cấp/phát tài sản. Nếu nhân viên cần thêm công cụ, thiết bị phục vụ công việc. Những tài sản được thu hồi sẽ được lưu trữ để cấp phát cho nhân viên mới.
6. Tài sản hết giá trị sử dụng hoặc hỏng hóc, không sử dụng đến, cán bộ quản lý. Thực hiện nghiệp vụ thanh lý tài sản hoặc hủy tài sản tùy thuộc vào loại tài sản đó

Trong quy trình trên, cán bộ thực hiện cần quản lý chi tiết thời gian cấp phát, thu hồi, bồi dưỡng, ghi chú kèm theo và quản lý danh sách người sử dụng tài sản. Những người làm nhiệm vụ này khá vất vả và hay xảy ra nhầm lẫn khi quản lý số lượng tài sản lớn. Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hay nhiều thiết bị cần kiểm kê. Những khó khăn thường gặp cụ thể được liệt kê dưới đây.

2. Những khó khăn trong công tác quản lý tài sản doanh nghiệp

• Không kiểm soát được tình hình cấp phát tài sản trong doanh nghiệp
• Mất nhiều thời gian kiểm kê, kiểm đếm tài sản
• Tài sản còn giá trị sử dụng những không kiểm soát được dẫn đến việc đầu tư tài sản mới tiêu tốn nhiều chi phí
• Không nắm được lịch bảo trì, bảo dưỡng tài sản, quá hạn bảo dưỡng khiến việc sử dụng tài sản bị giảm tuổi thọ
• Không nắm được thông tin về tài sản: mỗi người đang sử dụng những tài sản gì, một tài sản đã được bao nhiêu người sử dụng…

3. Phần mềm quản lý tài sản trong doanh nghiệp

Phần mềm quản lý tài sản trong doanh nghiệp của FTS là công cụ hỗ trợ. Giúp bạn quản lý danh sách tài sản, mua mới, cấp phát, thu hồi, kiểm kê tài sản…  Trên hệ thống online, để giảm thời gian kiểm cũng như là gia tăng hiệu quả quản lý cho doanh nghiệp.

Những tính năng nổi bật mà FTS cung cấp về phần mềm quản lý tài sản:

• Quản lý lưu trữ thông tin hồ sơ tài sản:

+ Số lượng, trạng thái, ngày đưa vào sử dụng.

+ Ngày bảo dưỡng gần nhất

+ Chu kỳ bảo dưỡng bắt theo chu kỳ bảo dưỡng theo từng nhóm tài sản).

+ Người liên hệ, SĐT bảo dưỡng, chi phí dự trù, đơn vị bảo dưỡng

+ Nguyên giá sản…

• Quản lý kế hoạch bảo dưỡng:

 + Cảnh báo liệt kê thông tin ngày bảo dưỡng theo tháng, theo tuần, theo ngày

 +Ngày bảo dưỡng tiếp theo, người liên hệ, SĐT.

• Quản lý lịch sử bảo dưỡng:

+ Nhóm theo từng tài sản các quá trình đã bảo dưỡng gồm các cột

+ Ngày bảo dưỡng, nội dung bảo dưỡng, số tiền, người thực hiện, thời gian bảo dưỡng, trạng thái, ngày bảo dưỡng tiếp theo

+ Thời gian bảo dưỡng tiếp theo tự động nhảy khi cập nhật lịch sử trạng thái  “Đã bảo dưỡng”. Nếu cập nhật trạng thái “ĐÃ HỎNG”, không cảnh báo lịch bảo trì tiếp theo

• Hỗ trợ lưu vết chứng từ luân chuyển, chứng từ sửa chữa bảo dưỡng tài sản
• Kết xuất, in ấn phiếu thông tin hồ sơ tài sản
• Kết xuất, in ấn biên bản luân chuyển tài sản, phiếu yêu cầu sửa chữa bảo dưỡng tài sản
• Kết xuất các báo cáo có liên quan như: Danh sách tài sản, danh sách tài sản đang bảo dưỡng sửa chữa. Chi tiết và tổng hợp số lần bảo dưỡng, số tiền bảo dưỡng của từng tài sản theo kỳ số liệu…