Chấm công bằng vân tay là gì? Ưu nhược điểm & ứng dụng thực tế trong doanh nghiệp

Chấm công là một phần không thể thiếu trong hoạt động quản lý nhân sự. Trong số các hình thức phổ biến hiện nay, chấm công bằng vân tay vẫn là lựa chọn quen thuộc của nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam, đặc biệt là các đơn vị có quy mô vừa và nhỏ.

Vậy chấm công vân tay hoạt động như thế nào? Có thực sự tối ưu trong thời đại chuyển đổi số hiện nay không? Bài viết dưới đây FTSHRM sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn trước khi quyết định lựa chọn giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp.

1. Chấm công bằng vân tay là gì?

Chấm công bằng vân tay là hình thức sử dụng máy sinh trắc học để xác thực danh tính của nhân viên thông qua mẫu vân tay đã được đăng ký sẵn trong hệ thống.

Khi đến nơi làm việc, nhân viên chỉ cần đặt ngón tay lên máy. Thiết bị sẽ đối chiếu với dữ liệu đã lưu để xác minh. Nếu trùng khớp, hệ thống ghi nhận thời gian ra – vào. Sau đó lưu trữ thông tin phục vụ việc tính công, tính lương hoặc theo dõi giờ làm.

2. Ưu điểm của chấm công bằng vân tay

Một trong những lý do khiến chấm công bằng vân tay được sử dụng rộng rãi là nhờ tính chính xác cao và khả năng nhận diện duy nhất cho từng người lao động. Vân tay là sinh trắc học cá nhân, rất khó làm giả. Do đó gần như không thể xảy ra tình trạng chấm công hộ.

Bên cạnh đó, chi phí đầu tư máy chấm công tương đối thấp, dễ lắp đặt và bảo trì. Thiết bị phổ biến, dễ tìm, phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp từ văn phòng đến sản xuất. Thời gian xác thực vân tay cũng khá nhanh – chỉ khoảng 1 đến 3 giây. Điều này giúp nhân viên không mất nhiều thời gian xếp hàng hay thao tác rườm rà.

3. Hạn chế và lưu ý khi sử dụng

Dù có nhiều ưu điểm, sử dụng vân tay cũng tồn tại những bất cập trong quá trình thực tế:

• Với môi trường sản xuất, công nhân thường xuyên ra mồ hôi tay, dính dầu mỡ hoặc vết thương nhỏ. Do đó, thiết bị khó nhận diện chính xác dấu vân tay của người lao động. Điều này gây ảnh hưởng đến độ tốc độ và độ chính xác trong quá trình chấm công.
• Chấm công vân tay yêu cầu người sử dụng phải chạm tay vào cảm biến. Với số lượng lớn, điều này gây mất vệ sinh/ lo ngại về an toàn trong giai đoạn dịch bệnh
• Một số thiết bị đời cũ có thể bị chậm, lỗi nhận diện, hoặc mất dữ liệu nếu không được đồng bộ kịp thời với phần mềm.

4. So sánh với các hình thức chấm công khác

So với thẻ từ, máy vân tay có độ chính xác và tính bảo mật cao hơn, tránh được việc nhờ người quẹt thẻ thay. Tuy nhiên, nếu so với máy chấm công bằng khuôn mặt – một công nghệ hiện đại hơn – thì máy vân tay có một số điểm hạn chế như:

• Yêu cầu chạm tay → không phù hợp trong môi trường dễ bẩn hoặc cần không tiếp xúc

• Không nhận diện được nếu ngón tay bị ướt, trầy xước. Đặc biệt, với các công ty có người lao động làm việc với nước thì đây là hạn chế lớn

• Không thuận tiện khi người lao động mang bao tay thường xuyên

Tuy vậy, với những doanh nghiệp có quy mô vừa, ca kíp cố định, không quá khắt khe về điều kiện chấm công – đây vẫn là một phương án hiệu quả và tiết kiệm.

5. Tối ưu hiệu quả chấm công vân tay bằng phần mềm FTSHRM

Để khai thác tốt dữ liệu từ máy vân tay, doanh nghiệp nên kết hợp với phần mềm quản lý nhân sự như FTSHRM.

• FTSHRM có thể đồng bộ trực tiếp dữ liệu từ máy chấm công về phần mềm. Hệ thống tự động tổng hợp công, ca làm, tăng ca, nghỉ phép… và chuyển sang bảng lương một cách chính xác.

• Không cần nhập tay, không cần xử lý thủ công bằng Excel, cũng không lo thất thoát dữ liệu. Hỗ trợ cảnh báo lỗi chấm công như quên chấm công, đi muộn về sớm, …..  Phân quyền theo tổ – ca – bộ phận, giúp nhân sự quản lý dễ dàng và chính xác hơn.

6. Kết luận

Chấm công bằng vân tay vẫn là giải pháp phù hợp với nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam nhờ chi phí thấp, độ chính xác cao và dễ triển khai. Tuy nhiên, để khai thác tối đa hiệu quả, doanh nghiệp nên có phương án kết hợp cùng phần mềm quản lý nhân sự hiện đại, thay vì xử lý thủ công.

Nếu bạn đang sử dụng máy vân tay mà vẫn chấm công bằng cách lấy dữ liệu về Excel, tổng hợp công bằng tay rồi mới tính lương – đã đến lúc cần thay đổi. Chấm công bằng vân tay kết hợp FTSHRM – Giải pháp tối ưu cho quy trình công – lương gọn nhẹ, chính xác, minh bạch và hiệu quả hơn mỗi ngày.