Các phân hệ trong ERP: 5 module cần thiết cho doanh nghiệp

Hệ thống ERP được biết đến là một giải pháp giúp các doanh nghiệp thực hiện công tác quản lý, quản trị tổng thể doanh nghiệp một cách hữu hiệu.

Vậy doanh nghiệp cần những phân hệ nào trong hệ thống ERP? Vai trò của từng phân hệ như thế nào?

1. Vai trò của các phân hệ trong ERP

Doanh nghiệp được cấu thành bởi nhiều bộ phận, phòng ban. Ở giai đoạn đầu, khi quy mô vẫn còn nhỏ, các quy trình chưa quá phức tạp. Doanh nghiệp sẽ áp dụng các phần mềm riêng lẻ cho từng bộ phận. Cụ thể như Marketing, Sales, Kế toán, Nhân sự,…

Các phần mềm riêng lẻ từ các nhà cung cấp khác nhau. Các phần mềm không có sự liên kết khiến cho dữ liệu bị phân mảnh. Giai đoạn đầu, đội ngũ có thể nhập liệu, tổng hợp báo cáo thủ công mà không cần các yếu tố ERP.

Nhưng về lâu dài, khi quy mô doanh nghiệp lớn dần. Các bộ phận sẽ rất khó phối hợp với nhau, dẫn đến công việc chồng chéo. Đồng thời dữ liệu tổng hợp được cũng không đảm bảo được tính chính xác. Năng suất của đội ngũ bị ảnh hưởng, doanh nghiệp khó tối ưu được chi phí, nguồn lực.

Nhìn ở góc độ quản trị, do chưa kết nối được dữ liệu từ các phòng ban, chi nhánh. Nên người quản lý khó nhìn ra bức tranh toàn cảnh của doanh nghiệp. Không có đủ cơ sở để đưa ra các quyết định kịp thời, đúng đắn. Lúc này, doanh nghiệp sẽ cần đến ERP hay một nền tảng quản trị toàn diện như FTSVN

ERP là một phần mềm đa phân hệ. Thay vì tách lẻ, các phân hệ trong ERP được tích hợp với nhau. Tạo thành một hệ thống duy nhất, chạy trên cùng một nền tảng. Các module trong ERP sẽ thực hiện chức năng tương tự như phần mềm rời rạc.

Sự khác biệt ở đây là các phân hệ này được tích hợp với nhau một cách chặt chẽ với nhau. Dữ liệu sẽ được liên kết giữa các bộ phận. Tạo thành dòng chảy xuyên suốt, liền mạch. Tạo điều kiện cho doanh nghiệp quản lý, giám sát số liệu, hạn chế sai sót, đứt gãy thông tin. Từ đây, cấp quản trị có thể kịp thời nắm bắt tình hình hoạt động của doanh nghiệp để hoạch định chiến lược một cách hiệu quả. 

ERP cũng hỗ trợ doanh nghiệp giải quyết tốt mối quan hệ các phòng ban. Với việc mô phỏng tác nghiệp của đội ngũ nhân viên theo quy trình và tự động luân chuyển thông tin giữa các bước. ERP hỗ trợ doanh nghiệp phối hợp các phòng ban một cách trơn tru để gia tăng năng suất lao động, tốc độ phản ứng trước những biến động của thị trường. 

2. Các module trong ERP dành cho doanh nghiệp

ERP có nhiều module trong hệ thống ERP. Tùy theo đặc thù và nhu cầu quản trị, mỗi  doanh nghiệp sẽ lựa chọn và ứng dụng các module khác nhau. Dưới đây là những phân hệ quan trọng trong hệ thống ERP. Doanh nghiệp sẽ cần nắm rõ trước khi đưa ra các yêu cầu và triển khai hệ thống. 

2.1. Phân hệ tài chính – kế toán

Tài chính – Kế toán được coi là xương sống của doanh nghiệp. Là phân hệ quan trọng nhất trong hệ thống ERP. Mọi quy trình kinh doanh của doanh nghiệp đều liên quan đến dòng tiền. Dù đó là doanh thu từ hoạt động sản xuất/kinh doanh, tiền lương trả cho nhân viên hay chi phí văn phòng khác. 

Mục tiêu chính của module Tài chính – Kế toán là phân tích và theo dõi dữ liệu tài chính của doanh nghiệp. Bao gồm các khoản phải thu, khoản phải trả, doanh thu, lợi nhuận và chi phí,… Với lợi thế cùng nằm trong hệ thống ERP, phân hệ Tài chính – Kế toán được kế thừa dữ liệu từ phân hệ khác. Như quản lý Kho, quản lý sản xuất, quản lý chuỗi cung ứng, quản lý Nhân sự,… 

Đối với nhà quản trị, module này cung cấp một bực tranh toàn cảnh về doanh nghiệp. Dự báo và hỗ trợ lập kế hoạch tài chính hiệu quả.

2.2. Phân hệ Marketing – Bán hàng

Phân hệ này bao gồm nhiều chức năng hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động tiếp thị và bán hàng. Nâng cao hiệu quả kinh doanh và tạo mối quan hệ khách hàng bền vững

Quản lý chiến dịch tiếp thị. Một vài hệ thống ERP hay nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất như FTSVN. Cung cấp cho doanh nghiệp các công cụ để thu hút (landing page, form, popup). Nuôi dưỡng (Email, SMS, Zalo), chuyển đổi khách hàng (hồ sơ khách hàng 360 độ, chấm điểm tiềm năng). Hệ thống cho phép doanh nghiệp tự động hóa nhiều nghiệp vụ quan trọng. Và cải thiện tỷ lệ chuyển đổi của các chiến dịch.

– Quản lý thông tin khách hàng. Phân hệ lưu trữ và quản lý thông tin về khách hàng một cách chi tiết. Bao gồm thông tin cá nhân, lịch sử mua hàng, ưu đãi và phản hồi, phân loại theo các tiêu chí,… Giúp doanh nghiệp hiểu rõ và chăm sóc khách hàng một cách tốt hơn.

– Quản lý đơn hàng và bán hàng. Hệ thống ERP tích hợp chức năng quản lý đơn hàng và bán hàng. Từ việc tạo và xử lý đơn hàng, kiểm tra tình trạng hàng tồn kho, quản lý giá bán và chiết khấu. Phân hệ này giúp doanh nghiệp duy trì quá trình bán hàng suôn sẻ và hiệu quả.

– Quản lý dịch vụ sau bán hàng. ERP hỗ trợ quản lý dịch vụ sau bán hàng và chăm sóc khách hàng. Như xử lý yêu cầu bảo hành, hỗ trợ, quản lý phản hồi,… Điều này giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng dịch vụ và tạo lòng tin cho khách hàng.

– Quản lý doanh số bán hàng và hiệu quả tiếp thị. ERP cung cấp các công cụ phân tích và báo cáo để đánh giá doanh số bán hàng và hiệu quả tiếp thị. Điều này giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định chiến lược và điều chỉnh kế hoạch tiếp thị một cách chính xác.

2.3. Phân hệ Quản lý nhân sự

Với doanh nghiệp, quản lý nhân sự thường là sự ưu tiên số một. Bởi không có nhân viên, sẽ không có công ty. Module quản lý nhân sự trong phần mềm ERP sẽ xử lý các nhiệm vụ như tuyển dụng, đào tạo, quản lý phúc lợi, hợp đồng, bảo hiểm,…

Tuy nhiên, tính năng quan trọng nhất cần tìm trong phân hệ ERP là quản lý lương. Việc gửi bảng lương và phát hành lương trực tiếp theo cách thủ công. Sẽ tốn rất nhiều thời gian và không hiệu quả về chi phí. Thay vào đó, bộ phận nhân sự tự động hóa các khoản thanh toán. Bao gồm cả khấu trừ thuế thu nhập và phúc lợi. Tích hợp chấm công sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian cho bộ phận quản lý nhân sự. Mà vẫn đảm bảo được hiệu quả công việc.

Một trong những lợi ích chính của giải pháp ERP là tự động hóa quy trình làm việc. Để giảm thiểu sai sót của con người cùng như dành thời gian cho các hoạt động khác giá trị hơn.

Bằng cách sử dụng phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp với module kế toán liên kết với module nhân sự. Phần thanh toán lương hàng tháng có thể được thực hiện tự động. Nhân viên dễ dàng quản lý phiếu lương của mình và phản hồi dễ dàng nếu có bất cứ sai sót nào.

2.4. Phân hệ Quản trị – điều hành

Đây là phân hệ hỗ trợ doanh nghiệp quản lý công việc, dự án, tài sản, giao tiếp, điều phối công việc giữa các phòng ban. Và cung cấp cho nhà quản lý báo cáo quản trị toàn diện.

– Quản lý dự án/công việc: Cho phép doanh nghiệp quản lý, theo dõi tiến độ các dự án và công việc. Hệ thống cho phép phân công công việc cho nhân viên. Thiết lập mục tiêu và theo dõi tiến độ của dự án cũng như báo cáo hiệu suất để nhân viên và người quản lý có thể nắm bắt được tình hình.

– Quản lý và phối hợp quy trình giữa các phòng ban. Thiết lập, chỉnh sửa, hệ thống quy trình liên phòng ban trên một nền tảng. Giám sát tình hình áp dụng, rút ngắn thời gian giữa các bước.

– Quản lý tài sản & ghi chép. Quản lý tài sản tập trung, kiểm kê nhanh chóng qua mọi thiết bị. Lưu trữ tài liệu tập trung, an toàn và tra cứu mọi lúc, mọi nơi.

– Ký tài liệu số: Ký tài liệu số, tự động hóa toàn bộ quy trình trình ký/phê duyệt tài liệu

– Quản lý phòng họp. Tìm kiếm, đặt và quản lý phòng họp, liên kết tự động đến người tham gia

– Giao tiếp nội bộ. Mạng xã hội nội bộ giúp doanh nghiệp truyền thông chủ trương, chính sách nhất quán, xây dựng văn hóa doanh nghiệp gắn kết

2.5 Các phần mềm ERP khác

– Phân hệ quản lý Sản xuất: Phân hệ quản lý sản xuất trong ERP tập trung vào tối ưu hóa quy trình sản xuất. Bao gồm lập kế hoạch sản xuất, quản lý đơn hàng và nguyên liệu, giám sát tiến độ, quản lý chất lượng và xuất kho. Phân hệ này giúp doanh nghiệp nắm bắt tiến trình sản xuất. Giảm lãng phí và đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Kết quả là doanh nghiệp có thể cải thiện hiệu suất, tối ưu hóa nguồn lực và tăng tính cạnh tranh trên thị trường.

– Phân hệ quản lý Kho vận: Phân hệ này hỗ trợ doanh nghiệp quản lý kho hàng và vận chuyển như quản lý tồn kho, nhập xuất kho, lô hàng và vị trí lưu trữ. Nó cũng giúp lập kế hoạch và giám sát quá trình vận chuyển. Đồng thời cung cấp thông tin chính xác về đơn hàng và vị trí hàng hóa. Bằng cách tối ưu hóa quản lý kho và vận chuyển. Phân hệ này giúp giảm thiểu thất thoát, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động. 

– Phân hệ quản lý Rủi ro: Phân hệ hỗ trợ doanh nghiệp xác định và phân loại rủi ro, đánh giá mức độ nghiêm trọng và xác suất xảy ra. Tích hợp thông tin rủi ro vào ERP tăng cường nhận thức về rủi ro. Và ứng phó tốt với tình huống không mong muốn. Phân hệ này là công cụ hỗ trợ mạnh mẽ giúp nâng cao tính cạnh tranh và sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

– Lập kế hoạch và điều độ nâng cao (Advanced Planning and Scheduling). Hệ thống quản trị sản xuất tiên tiến có khả năng phân bổ nguyên vật liệu và năng lực sản xuất. Một cách tối ưu nhằm cân bằng nhu cầu và năng lực thực tế.

4. Kết luận

Tùy thuộc vào nhu cầu quản trị, doanh nghiệp sẽ cần đến các phân hệ trong ERP một cách cu thể. Nhìn chung, sẽ không có một phần mềm ERP lý tưởng nào phù hợp với tất các doanh nghiệp trừ khi họ tự phát triển riêng. Vì vậy, các nền tảng quản trị toàn diện như FTSVN là một sự lựa chọn an toàn, tiết kiệm mà vẫn đáp ứng được các yêu cầu quản trị của doanh nghiệp.