Ký hợp đồng lao động điện tử: Xu hướng tất yếu trong quản trị nhân sự hiện đại

Trong thời kỳ chuyển đổi số, doanh nghiệp không chỉ số hóa sản xuất mà còn cần hiện đại hóa quản trị nhân sự. Một bước đi quan trọng là chuyển từ hợp đồng giấy sang ký hợp đồng lao động điện tử (e-contract).

Hình thức này giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao trải nghiệm nhân viên. Vậy hợp đồng điện tử là gì, có giá trị pháp lý thế nào, và mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp? Hãy cùng FTSHRM tìm hiểu nhé!

1. Hợp đồng lao động điện tử là gì?

Hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng được thiết lập, ký kết, và lưu trữ dưới dạng điện tử thông qua phương tiện điện tử (máy tính, điện thoại, phần mềm quản lý).

• Hình thức: file PDF, Word, hoặc các định dạng số khác.
• Cách ký: thông qua chữ ký số, chữ ký điện tử hoặc xác thực OTP/email.
• Lưu trữ: trên hệ thống điện tử (cloud, phần mềm HRM) thay cho lưu hồ sơ giấy.

2. Giá trị pháp lý của hợp đồng lao động điện tử

Theo Bộ luật Lao động 2019 và Luật Giao dịch điện tử 2005, hợp đồng lao động có thể được lập và ký kết bằng phương tiện điện tử. Hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng giấy, nếu đảm bảo:

• Có thỏa thuận giữa hai bên (người lao động – người sử dụng lao động).
• Có sử dụng chữ ký điện tử/chữ ký số hợp lệ.
• Được lưu trữ và có thể truy xuất đầy đủ khi cần.

→ Điều này khẳng định, doanh nghiệp hoàn toàn có thể yên tâm áp dụng hợp đồng điện tử trong quản trị nhân sự.

3. Lợi ích của việc ký hợp đồng lao động điện tử

3.1. Tiết kiệm thời gian, chi phí

• Cắt giảm chi phí in ấn và lưu trữ: Không còn cần hàng trăm bản hợp đồng giấy, tủ hồ sơ cồng kềnh, chi phí in ấn và không gian lưu trữ được tiết kiệm đáng kể.
• Tăng tốc quy trình ký kết: Thay vì mất 3–5 ngày chuyển phát hợp đồng đến nhân viên ở xa, hợp đồng điện tử có thể được ký chỉ trong vài phút qua email hoặc phần mềm HRM.
• Tối ưu nguồn lực HR: Thời gian HR tiết kiệm từ việc không phải in – ký – lưu giấy tờ có thể được dành cho công việc chiến lược như phát triển nhân sự hay đào tạo.

3.2. Nâng cao tính minh bạch và chuyên nghiệp

• Dễ dàng tra cứu: Chỉ cần vài cú click, HR có thể tìm ngay hợp đồng của một nhân viên thay vì phải lục tìm trong hàng chục tập hồ sơ giấy.
• Minh bạch quy trình: Nhật ký ký kết hiển thị rõ ràng ai đã ký, ký khi nào, từ đâu → giúp phòng nhân sự và ban lãnh đạo dễ kiểm tra.
• Thể hiện sự hiện đại: Doanh nghiệp ứng dụng e-contract cho thấy sự chuyên nghiệp, thân thiện với nhân viên trẻ vốn quen thuộc với công nghệ số.

3.3. Tăng cường bảo mật và giảm rủi ro

• Nguy cơ mất mát hồ sơ bằng giấy do cháy nổ, ẩm mốc, thất lạc được loại bỏ.
• Chữ ký số/chữ ký điện tử có tính xác thực cao, được pháp luật công nhận, hạn chế tối đa giả mạo.
• Hệ thống lưu trữ điện toán đám mây cho phép sao lưu và khôi phục nhanh chóng nếu có sự cố.

3.4. Hỗ trợ linh hoạt cho doanh nghiệp đa chi nhánh, làm việc từ xa

• Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh ở các tỉnh hoàn toàn có thể ký hợp đồng ngay lập tức, không cần gửi chuyển phát.
• Hợp đồng điện tử giúp quy trình tuyển dụng và hội nhập nhân viên mới (onboarding) trở nên nhanh chóng và mượt mà.
• Xu hướng làm việc hybrid/remote, hợp đồng điện tử là công cụ giúp doanh nghiệp vận hành không gián đoạn.

4. Thách thức khi áp dụng ký hợp đồng lao động điện tử

• Về tính pháp lý: Bộ luật Lao động 2019 cho phép giao kết HĐLĐ qua phương tiện điện tử, có giá trị như văn bản giấy nếu tuân thủ luật giao dịch điện tử. Luật Giao dịch điện tử 2023 (hiệu lực 01/07/2024) quy định nguyên tắc giao kết và thực hiện HĐĐT bằng “thông điệp dữ liệu”. Doanh nghiệp cần chứng minh được quá trình đề nghị – chấp nhận – thời điểm ký – danh tính các bên.
• Về loại chữ ký: nên phân biệt chữ ký số (được cấp chứng thư số theo NĐ 130/2018) với các hình thức “e-sign” khác hay còn gọi là chữ ký điện tử (OTP, click-to-sign). Với giao dịch nhân sự nhạy cảm, doanh nghiệp nên ưu tiên chữ ký số để tăng khả năng chấp nhận khi tranh chấp.

Khác biệt “chữ ký số” và chữ ký điện tử thông thường (điểm cần cân nhắc)

Chữ ký số	Chữ ký điện tử
Là một loại chữ ký điện tử, có chứng thư số do CA cấp Được pháp luật công nhận, có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay truyền thống Không thể giả mạo Chi phí cao, quá trình đăng ký phức tạp	Là chữ ký ảnh, chữ ký bằng xác thực OTP hoặc email… Pháp luật chưa có quy định, văn bản nào phủ nhận giá trị pháp lý của chữ ký điện tử. Giá trị pháp lý thấp hơn chữ ký số. Được sử dụng rộng rãi đối với hợp đồng lao động tại các công ty sản xuất Có thể bị giả mạo Chi phí thấp, dễ dàng triển khai, đa dạng hình thức ký

5. Lưu ý để thực hiện ký hợp đồng lao động điện tử hiệu quả

Để triển khai hợp đồng lao động điện tử (HĐLĐ điện tử) một cách suôn sẻ, doanh nghiệp cần đi theo lộ trình từng bước, vừa đảm bảo tính pháp lý, vừa đảm bảo trải nghiệm người dùng:

• Chuẩn hóa quy trình nội bộ: Xác định rõ các loại hợp đồng cần áp dụng điện tử: thử việc, xác định thời hạn, phụ lục điều chỉnh lương… Đồng thời, thiết lập thư viện mẫu hợp đồng thống nhất, hạn chế chỉnh sửa thủ công. Xây dựng quy trình duyệt hợp đồng một cách cụ thể.
• Đảm bảo tính pháp lý và an toàn thông tin: Cần lựa chọn hình thức chữ ký phù hợp với nhu cầu và tài chính của doanh nghiệp
• Lựa chọn nền tảng công nghệ phù hợp. Ưu tiên các hệ thống HRM có tích hợp sẵn tính năng ký hợp đồng điện tử, quản lý hồ sơ nhân sự tập trung. Đồng thời, đảm bảo khả năng kết nối (API) với hệ thống tính lương, bảo hiểm, quản lý nhân sự để dữ liệu đồng bộ.

Ví dụ: Quy trình ký hợp đồng điện tử tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp sản xuất quy mô lớn

Một công ty sản xuất với hơn 800 nhân viên trước đây thường mất 5–7 ngày để hoàn thành hợp đồng mới: soạn thảo, in ấn, gửi cho ứng viên, chờ ký, rồi chuyển lại cho HR lưu trữ.

Sau khi áp dụng hợp đồng lao động điện tử, quy trình rút gọn còn chưa đầy 48 giờ:

• Soạn hợp đồng trên hệ thống HRM → chọn mẫu hợp đồng thử việc có sẵn, nhập thông tin nhân viên.
• Trình duyệt nội bộ → trưởng bộ phận và phòng pháp chế nhận được thông báo qua email, phê duyệt online trong vòng vài giờ.
• Ký số hợp đồng → HR và nhân viên cùng ký qua chữ ký số/OTP. Nhân viên ký trực tiếp từ điện thoại, không cần tới văn phòng.
• Lưu trữ & phân quyền → hợp đồng được lưu tự động trên nền tảng và quản lý trực tiếp có thể tra cứu bất cứ lúc nào.

→ Thời gian ký hợp đồng giảm 80%. Chi phí in ấn, chuyển phát cắt giảm gần 100%. Nhân viên mới cũng hài lòng hơn vì thủ tục nhanh, minh bạch và tiện lợi.

6. Kết luận

Ký hợp đồng lao động điện tử là bước tiến quan trọng trong chuyển đổi số nhân sự. Hình thức này giúp doanh nghiệp tiết kiệm, minh bạch và chuyên nghiệp hơn trong quản lý.

Trong thời đại mới, việc áp dụng e-contract sẽ trở thành một tiêu chuẩn thay vì lựa chọn, đặc biệt với doanh nghiệp sản xuất có số lượng lao động lớn. Tham khảo giải pháp ký hợp đồng lao động điện tử E-contract của FTSHRM tại đây!