Hợp đồng lao động điện tử, chữ ký điện tử và chữ ký số: Doanh nghiệp cần biết gì để đảm bảo giá trị pháp lý?

Từ ngày 01/7/2024, với hiệu lực của Luật Giao dịch điện tử (sửa đổi) và các quy định pháp luật liên quan, việc giao kết hợp đồng lao động bằng hình thức điện tử trở nên phổ biến và hoàn toàn hợp pháp nếu đáp ứng đủ điều kiện. Trong bối cảnh số hóa quy trình nhân sự, việc sử dụng chữ ký điện tử, chữ ký số để ký kết hợp đồng lao động mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho cả doanh nghiệp và người lao động. Hãy cùng tìm hiểu về các hình thức ký HĐLĐ điện tử qua bài viết dưới đây cùng FTSHRM nhé!

1. Hợp đồng lao động điện tử là gì?

Hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng dữ liệu điện tử, giao kết thông qua phương tiện điện tử và có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng giấy nếu:

• Nội dung phù hợp với quy định pháp luật lao động;

• Các bên ký kết sử dụng chữ ký điện tử hoặc chữ ký số hợp lệ;

• Hệ thống đảm bảo tính xác thực, toàn vẹn và lưu trữ đầy đủ thông tin.

Đây là xu hướng quản trị hiện đại, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn, nhiều chi nhánh, hoặc thường xuyên ký hợp đồng online.

2. Phân biệt chữ ký tay, chữ ký điện tử, chữ ký số

 

Loại chữ ký	Đặc điểm	Tính pháp lý
Chữ ký tay truyền thống	Viết tay trực tiếp trên giấy	Hợp pháp nếu ký trực tiếp lên văn bản gốc
Chữ điện tử (OTP, vân tay, ảnh…)	Dựa trên hình thức xác thực định danh điện tử. Ví dụ: gửi mã OTP về điện thoại, quét vân tay, ký lên màn hình điện tử…	Được công nhận nếu đảm bảo tính xác thực và toàn vẹn nội dung
Chữ ký số	Gắn liền với USB Token hoặc thiết bị HSM. Do tổ chức cung cấp chứng thực số (CA) cấp phát.	Có giá trị cao nhất trong nhóm chữ ký điện tử, được thừa nhận rộng rãi

Tuy nhiên, chữ ký điện tử và chữ ký tay truyền thống mang tính pháp lý thấp hơn do đều có thể bị làm giả. Tùy thuộc vào nội dung giấy tờ cần ký mà người sử dụng lựa chọn chữ ký cho phù hợp.

3. Khi nào chữ ký điện tử được công nhận là hợp pháp?

Theo Luật Giao dịch điện tử 2023 (hiệu lực từ 01/7/2024), một chữ ký điện tử có giá trị pháp lý nếu đảm bảo:

• Tính xác thực: Chứng minh được ai là người ký (thông qua mã OTP cá nhân, tài khoản hệ thống, thiết bị sinh trắc học…).
• Tính toàn vẹn: Nội dung hợp đồng sau khi ký không bị chỉnh sửa, hoặc nếu có thay đổi phải có bản ghi xác minh.
• Thỏa thuận giữa các bên (không bắt buộc nhưng nên có): Để tránh tranh chấp, doanh nghiệp nên bổ sung điều khoản hoặc cam kết sử dụng chữ ký điện tử trong quy trình onboarding hoặc nội quy lao động.

Hiểu đơn giản rằng, Hợp đồng điện tử mang đầy đủ giá trị pháp lý nếu được ký bằng chữ ký điện tử đảm bảo an toàn. Chữ ký điện tử an toàn thỏa mãn các điều kiện sau đây:

• Dữ liệu tạo chữ ký điện tử chỉ gắn duy nhất với người ký trong bối cảnh dữ liệu đó được sử dụng;
• Dữ liệu tạo chữ ký điện tử chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký;
• Mọi thay đổi đối với chữ ký điện tử sau thời điểm ký đều có thể bị phát hiện;
• Mọi thay đổi đối với nội dung của thông điệp dữ liệu sau thời điểm ký đều có thể bị phát hiện.

4. Lợi ích khi áp dụng hợp đồng lao động điện tử

Việc chuyển sang sử dụng hợp đồng điện tử không chỉ giúp tiết kiệm thời gian in ấn, chuyển phát và lưu trữ, mà còn tăng hiệu quả quản lý và tính minh bạch trong giao kết. Nhân sự có thể ký mọi lúc, mọi nơi – kể cả khi đang đi công tác hoặc làm việc online. Doanh nghiệp có thể tra cứu, đối chiếu, gửi lại hợp đồng cho cơ quan chức năng khi cần.

Bên cạnh đó, hợp đồng điện tử giảm thiểu rủi ro sai sót trong quá trình ký. Nó được tích hợp kiểm tra thông tin tự động và cảnh báo khi thiếu dữ liệu. Việc lưu trữ tập trung trên hệ thống số giúp quản lý toàn bộ vòng đời hợp đồng dễ dàng hơn. Nhân sự có thể truy cập từ khâu soạn thảo đến hết hiệu lực hoặc gia hạn.

5. Giải pháp ký hợp đồng lao động điện tử trên phần mềm FTSHRM

Phần mềm FTSHRM hiện đã tích hợp phân hệ quản lý hợp đồng lao động điện tử với đầy đủ tính năng đáp ứng yêu cầu pháp lý. Người dùng có thể dễ dàng tạo hợp đồng từ mẫu có sẵn, tùy chỉnh thông tin theo từng người. Sau đó, hệ thống gửi hợp đồng đến nhân viên để ký trực tuyến bằng chữ ký số, OTP…

Toàn bộ quá trình ký kết đều được lưu nhật ký hành động, thời gian và người thực hiện. Dữ liệu hợp đồng sau khi ký được lưu trữ bảo mật trên hệ thống. Ngoài ra, HR có thể kết xuất để in hợp đồng bản giấy hàng loạt khi cần. Với giải pháp này, doanh nghiệp có thể rút ngắn thời gian thủ tục, kiểm soát rủi ro và nâng cao tính chuyên nghiệp.

6. Kết luận

Chuyển đổi từ hợp đồng giấy sang hợp đồng lao động điện tử không chỉ là bước tiến về công nghệ mà còn là yêu cầu cấp thiết trong bối cảnh doanh nghiệp cần vận hành linh hoạt, nhanh chóng và tuân thủ đúng quy định pháp luật. Việc hiểu rõ và áp dụng đúng các loại chữ ký điện tử là chìa khóa để bảo đảm tính hợp pháp trong ký kết và quản lý hợp đồng.

FTSHRM sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp trong hành trình số hóa nhân sự – từ ký hợp đồng đến chấm công, tính lương và quản trị toàn diện. Đây là thời điểm thích hợp để bạn bắt đầu thay đổi.