Lao động thời vụ mùa hè: Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì khi nhu cầu làm thêm tăng cao?

Mùa hè luôn là thời điểm thị trường lao động trở nên sôi động, đặc biệt với các doanh nghiệp trong lĩnh vực sản xuất, bán lẻ, dịch vụ. Lượng đơn hàng tăng, lịch làm việc giãn rộng, ca đêm – cuối tuần liên tục khiến nhu cầu sử dụng lao động thời vụ tăng cao.

Song song đó, sinh viên làm thêm mùa hè và người lao động phổ thông ngắn hạn cũng tìm kiếm nhiều cơ hội việc làm ngắn hạn – tạo nên nguồn cung lao động linh hoạt nhưng cũng đặt ra thách thức lớn trong công tác quản lý.

Vậy làm sao để doanh nghiệp quản lý lao động thời vụ hiệu quả, rõ ràng, đúng luật và không bị “rối loạn” dữ liệu nhân sự trong mùa cao điểm? Hãy cùng tìm hiểu cùng FTSHRM dưới bài viết sau đây nhé.

1. Xác định rõ nhu cầu sử dụng lao động thời vụ

Để sử dụng hiệu quả nguồn lực lao động mang tính biến động cao này, doanh nghiệp cần xác định:

• Thời gian làm việc: Vị trí nào cần bổ sung trong bao lâu
• Số lượng công nhân cần theo từng đợt tuyển dụng
• Ca kíp, lịch làm việc linh hoạt (theo ngày, theo ca, theo tuần)
• Sự khác biệt giữa vai trò của nhân viên chính thức và lao động thời vụ

2. Lưu trữ thông tin, hợp đồng và thời gian làm việc minh bạch

Dù chỉ làm việc ngắn hạn, lao động thời vụ vẫn cần có:

• Thông tin cá nhân cơ bản (CCCD, liên hệ, tài khoản ngân hàng)
• Hợp đồng hoặc thỏa thuận làm việc rõ ràng
• Ghi nhận ngày bắt đầu – kết thúc, ca làm, mức lương thỏa thuận

→ Do đó, bộ phận nhân sự nên số hóa toàn bộ hồ sơ để đảm bảo lưu trữ an toàn, tra cứu nhanh và phục vụ báo cáo nội bộ khi cần.

3. Tổ chức chấm công linh hoạt cho lao động thời vụ

Một trong những thách thức lớn khi sử dụng khối nhân viên này là lịch làm không cố định, dễ phát sinh nghỉ đột xuất hoặc đổi ca. Điều này đặt ra khó khăn trong việc chấm công nếu như vẫn còn đang làm thủ công.

Do đó, doanh nghiệp nên triển khai:

• Chấm công bằng vân tay hoặc QR code
• Chấm công qua app di động
• Ghi nhận công theo ca linh hoạt (ca gãy, ca ngắn, cuối tuần)

4. Tính lương chính xác cho người lao động

Khác với nhân viên chính thức, lao động thời vụ thường làm việc theo giờ hoặc theo ngày, và có thể được thanh toán theo đợt, theo ca hoặc theo tuần.

Cần đảm bảo:

• Lương được tính đúng theo số công thực tế
• Các khoản thưởng, phụ cấp, hỗ trợ được ghi rõ ràng
• Có minh chứng – lịch sử thanh toán để đối chiếu khi cần

Việc trả lương nhanh gọn là ưu tiên hằng đầu đối với những lao động ngắn ngày.

5. Theo dõi hiệu suất và chi phí lao động thời vụ

Ngay cả khi là lao động ngắn hạn, doanh nghiệp vẫn cần quản lý để theo dõi mức hiệu quả của việc sử dụng lao động. Một số yếu tố cần chú ý như:

• Theo dõi tỷ lệ đi làm đúng giờ, năng suất làm việc
• Đánh giá thái độ, kỹ năng cơ bản
• Ghi nhận những cá nhân tiềm năng có thể quay lại làm chính thức
• Tổng hợp chi phí lao động theo tuần/tháng

Việc theo dõi và tổng hợp lại các yếu tố sẽ giúp ban quản lý có cơ sở đề điều chỉnh các chính sách nhân sự trong tương lai.

Kết luận

Lao động thời vụ là lực lượng không thể thiếu trong các mùa cao điểm như mùa hè. Tuy nhiên, nếu không quản lý chặt chẽ, doanh nghiệp dễ gặp phải sai sót về công, lương, giấy tờ và phát sinh tranh chấp không đáng có.

Áp dụng phần mềm nhân sự chuyên biệt như FTSHRM sẽ giúp doanh nghiệp:

• Quản lý nhanh – gọn – chính xác toàn bộ lực lượng lao động thời vụ. Số hóa hồ sơ nhân sự

• Dễ dàng phân ca, chấm công, tính lương và lưu trữ hồ sơ. Chia tách khối công nhân không chính thức tách biệt để dễ quản lý

• Giảm áp lực cho bộ phận nhân sự trong giai đoạn cao điểm
• Tối ưu chi phí, nâng cao hiệu quả sử dụng nhân lực ngắn hạn

Chỉ cần có công cụ tốt, việc quản lý sẽ không còn là bài toán khó. Tham khảo thêm các giải pháp quản lý nhân sự của FTSHRM tại đây. Chúc doanh nghiệp tận dụng tối đa nguồn nhân lực mang tính thời điểm này.