Các hình thức chấm công phổ biến trong doanh nghiệp hiện nay

Trong hoạt động quản trị nhân sự, chấm công là một nghiệp vụ nền tảng giúp doanh nghiệp theo dõi thời gian làm việc thực tế của người lao động, từ đó tính toán lương, thưởng và đánh giá hiệu suất lao động. Cùng với sự phát triển của công nghệ, các hình thức chấm công ngày càng đa dạng, từ truyền thống đến hiện đại. Vậy doanh nghiệp nên lựa chọn hình thức nào để phù hợp với quy mô và nhu cầu vận hành của mình?

Hãy cùng FTSHRM tìm hiểu những hình thức chấm công phổ biến nhất hiện nay trong bài viết dưới đây.

---

1. Chấm công bằng bảng giấy truyền thống

Đây là hình thức chấm công thủ công. Nhân sự sử dụng bảng giấy in sẵn mẫu theo dõi ngày công, giờ làm hoặc ký hiệu nghỉ của từng nhân viên. Nhân viên đi làm sẽ tự tích điểm danh ngày công trực tiếp trên giấy.

Ưu điểm:

• Dễ triển khai, không cần thiết bị hỗ trợ.

• Phù hợp với doanh nghiệp nhỏ, ít nhân sự, chi phí thấp.

Nhược điểm:

• Tốn nhiều thời gian nhập liệu thủ công.

• Dễ xảy ra sai sót, gian lận hoặc thất lạc dữ liệu.

• Không thể kết nối với hệ thống tính lương tự động.

2. Chấm công bằng thẻ từ

Hình thức này sử dụng máy chấm công cùng thẻ từ cá nhân hóa cho từng nhân viên. Mỗi người lao động được phát một thẻ ứng với danh tính của mình. Khi quẹt thẻ, hệ thống sẽ ghi nhận thời gian ra/vào của nhân viên.

Ưu điểm:

• Tốc độ quẹt thẻ nhanh, quản lý dữ liệu chính xác.

• Dễ dàng trích xuất dữ liệu để phục vụ tính lương, báo cáo.

Nhược điểm:

• Nhân viên phải nhớ mang theo thẻ.

• Phát sinh chi phí làm lại thẻ khi mất hoặc hỏng.

• Có nguy cơ chấm công hộ nếu không có giám sát đi kèm.

3. Chấm công bằng vân tay

Công nghệ sinh trắc học này đang được nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhờ độ chính xác cao. Mỗi nhân viên được đăng ký vân tay, hệ thống sẽ ghi nhận thời gian chấm công dựa trên xác thực sinh trắc học.

Ưu điểm:

• Hạn chế tối đa tình trạng chấm công hộ.

• Dữ liệu được lưu trữ và trích xuất dễ dàng.

• Chi phí thiết bị hợp lý, phù hợp nhiều quy mô doanh nghiệp.

Nhược điểm:

• Không phù hợp trong môi trường nhiều bụi bẩn hoặc ẩm ướt.

• Một số trường hợp (trầy xước tay, mồ hôi nhiều) có thể gây lỗi nhận diện.

4. Chấm công bằng khuôn mặt (Face ID)

Một bước tiến mới trong quản lý thời gian làm việc là công nghệ chấm công nhận diện khuôn mặt. Thiết bị sẽ so sánh hình ảnh khuôn mặt thực tế với dữ liệu lưu sẵn để xác nhận danh tính.

Ưu điểm:

• Không cần mang thẻ hoặc tiếp xúc vật lý (an toàn hơn trong mùa dịch).

• Độ chính xác cao, gần như không thể gian lận.

• Thao tác nhanh, chuyên nghiệp.

Nhược điểm:

• Chi phí đầu tư ban đầu cao hơn các thiết bị thông thường.

• Cần đảm bảo môi trường ánh sáng phù hợp để máy nhận diện hiệu quả.

5. Chấm công qua phần mềm nhân sự (kết hợp GPS/Wi-Fi)

Với xu hướng chuyển đổi số, hình thức chấm công bằng phần mềm đang trở thành lựa chọn ưu tiên của nhiều doanh nghiệp. Đặc biệt, một số doanh nghiệp đặc thù có khối lao động làm việc từ xa hoặc đi công tác mà không thể chấm công tại công ty.

Ưu điểm:

• Linh hoạt: Cho phép nhân viên chấm công bằng điện thoại hoặc máy tính, thông qua kết nối Wi-Fi nội bộ hoặc định vị GPS, phù hợp cho cả làm việc tại văn phòng, nhà máy hoặc từ xa.

• Tự động hóa dữ liệu: Hệ thống ghi nhận thời gian làm việc theo thời gian thực, đồng bộ trực tiếp với bảng công và phân hệ tính lương.

• Giảm thiểu gian lận: Dữ liệu được lưu trữ và kiểm soát bằng quyền truy cập, ngăn ngừa chỉnh sửa thủ công hoặc sai lệch.

• Tăng trải nghiệm nhân sự: Nhân viên có thể chủ động theo dõi ngày công, xin điều chỉnh công, nghỉ phép trực tiếp trên phần mềm.

Giải pháp chấm công từ FTSHRM:

FTSHRM cung cấp phân hệ chấm công thông minh, tích hợp nhiều phương thức chấm công như: máy vân tay, thẻ từ, nhận diện khuôn mặt và đặc biệt là chấm công qua phần mềm có định vị GPS. Dữ liệu chấm công được kết nối trực tiếp với hệ thống tính lương, giúp bộ phận nhân sự tiết kiệm thời gian tổng hợp, giảm thiểu sai sót và dễ dàng phân tích năng suất làm việc theo từng tổ/ca/kíp.

⇒ Doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý hàng nghìn công nhân, phân ca linh hoạt và ra quyết định nhanh chóng nhờ báo cáo thời gian thực trên nền tảng FTSHRM.

So sánh nhanh giữa các hình thức chấm công

Hình thức	Độ chính xác	Tính linh hoạt	Phù hợp quy mô	Mức độ đầu tư
Bảng giấy truyền thống	Thấp	Thấp	Rất nhỏ	Rất thấp
Thẻ từ	Trung bình	Trung bình	Nhỏ – Trung	Trung bình
Vân tay	Cao	Thấp	Nhỏ – Trung	Trung bình
Nhận diện khuôn mặt	Rất cao	Trung bình	Trung – Lớn	Cao
Phần mềm FTSHRM (GPS/Wi-Fi)	Cao	Rất cao	Mọi quy mô	Linh hoạt

---

Kết luận

Chấm công không còn là thao tác kỹ thuật đơn thuần, mà đã trở thành một phần của chiến lược quản trị nhân sự chuyên nghiệp. Việc lựa chọn đúng hình thức chấm công không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, mà còn nâng cao tính minh bạch, chính xác trong công tác tính lương và đánh giá hiệu quả làm việc.

Nếu doanh nghiệp bạn đang tìm kiếm một giải pháp chấm công hiện đại, dễ triển khai và phù hợp với mọi mô hình sản xuất – FTSHRM chính là sự lựa chọn đáng cân nhắc.

Tham khảo thêm giải pháp chấm công hiện đại từ FTSHRM tại đây!