5 sai lầm khiến doanh nghiệp “đau đầu” trong quản lý công và lương

Trong doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty sản xuất, việc quản lý công và tính lương tưởng chừng đơn giản, nhưng lại là “tâm điểm” của mọi sai sót. Một lỗi nhỏ trong bảng công có thể khiến nhân viên khiếu nại, HR phải làm việc ngoài giờ, thậm chí uy tín doanh nghiệp bị ảnh hưởng.

Điều đáng nói là, những sai lầm này không phải vì nhân viên thiếu trách nhiệm, mà thường xuất phát từ quy trình thủ công, thiếu liên kết và thiếu công nghệ hỗ trợ. Hãy cùng FTSHRM nhìn lại 5 sai lầm phổ biến nhất – và cách để doanh nghiệp tránh rơi vào “vết xe đổ” này.

1. Đánh giá sai tầm quan trọng của dữ liệu quản lý công

Phần lớn doanh nghiệp chỉ chú trọng “tính đúng lương”, mà quên rằng bảng công là dữ liệu gốc. Khi dữ liệu đầu vào không chính xác, mọi bước phía sau đều vô nghĩa.

Nhiều nhà máy vẫn thu thập công theo hình thức nộp file Excel từ từng bộ phận. Việc này tưởng tiện, nhưng thực chất lại tạo ra rủi ro phân mảnh dữ liệu.

Một ca nhập thiếu, một cột sai định dạng – HR khó phát hiện cho đến khi nhân viên phản ánh.

💬 “Sai ở công, nhưng lỗi lại được phát hiện ở lương.”

Đó là vòng lặp quen thuộc mà rất nhiều doanh nghiệp đang mắc phải.

Giải pháp không nằm ở việc kiểm tra kỹ hơn, mà là xây dựng hệ thống dữ liệu công tập trung, được cập nhật theo thời gian thực. Chỉ khi doanh nghiệp coi dữ liệu công là nền tảng vận hành, bảng lương mới thực sự chính xác.

2. Quá phụ thuộc vào Excel, nhưng thiếu quy trình kiểm soát công và lương

Quản lý bằng Excel là công cụ linh hoạt, nhưng nó không phải là hệ thống. Với các doanh nghiệp nhỏ, Excel vẫn đáp ứng tốt. Tuy nhiên, khi quy mô tăng – ca kíp phức tạp, nhiều loại phụ cấp, nhân sự di chuyển liên tục – thì bảng tính nhanh chóng trở thành “mê cung công thức”.

Không ít HR chia sẻ rằng họ dành gần 70% thời gian cuối tháng chỉ để rà soát lỗi Excel. Mặc dù vậy, sai sót vẫn xuất hiện. Nguyên nhân không chỉ vì công cụ, mà thiếu quy trình kiểm tra, đối chiếu và lưu vết dữ liệu.

Doanh nghiệp cần nhận ra rằng, quản lý công – lương không phải chỉ là “điền số”. Nó là nghệ thuật quản trị dòng thông tin có tính pháp lý và tài chính. Chừng nào quy trình này vẫn phụ thuộc vào cá nhân, chừng đó sai sót vẫn còn xảy ra.

 

3. Xem lương chỉ là chi phí, thay vì công cụ tạo động lực

Một tư duy phổ biến trong quản trị là: “Lương là chi phí, cần kiểm soát.” Nhưng nếu chỉ nhìn ở góc chi phí, doanh nghiệp sẽ bỏ qua giá trị quan trọng hơn – lương là công cụ thúc đẩy hiệu suất và gắn kết nhân viên. Khi bảng lương được tính chính xác, minh bạch và phản ánh đúng công sức, nhân viên cảm nhận được sự công bằng. Ngược lại, nếu thường xuyên sai lệch hoặc chậm trễ, dù chỉ vài trăm nghìn đồng, niềm tin sẽ bị tổn hại nghiêm trọng.

Không ít doanh nghiệp cố gắng “tối ưu chi phí lương” nhưng lại đánh mất chi phí niềm tin, khiến nhân viên giỏi rời đi. Quản lý lương hiệu quả không nằm ở việc cắt giảm, mà ở việc tạo cơ chế trả lương công bằng, rõ ràng, và kịp thời.

4. Thiếu sự kết nối giữa HR, kế toán và bộ phận sản xuất

Ở nhiều doanh nghiệp, quy trình công – lương trải qua ít nhất 3 bộ phận: HR, kế toán và quản lý sản xuất. Mỗi nơi lại dùng một file khác nhau, cách đặt mã nhân viên hoặc mã ca không thống nhất. Khi tổng hợp, dữ liệu chồng chéo, trùng tên, hoặc thiếu thông tin phê duyệt.

Nguyên nhân sâu xa nằm ở thiếu cơ chế giao tiếp chuẩn hóa giữa các bộ phận. HR chỉ nhận dữ liệu công, kế toán chỉ quan tâm lương phải trả, còn bộ phận sản xuất lại chỉ quan tâm năng suất. Không có nơi nào chịu trách nhiệm toàn diện về tính chính xác của dữ liệu.

Doanh nghiệp cần nhìn nhận lại: quản lý công – lương không phải nhiệm vụ của riêng HR, mà là một quy trình liên kết đa phòng ban. Chỉ khi dòng thông tin giữa các bên được thống nhất, hệ thống mới có thể vận hành mượt mà.

5. Thiếu cơ chế phản hồi và minh bạch với nhân viên

Nhiều doanh nghiệp cho rằng “nhân viên không cần biết quá nhiều về lương.” Nhưng trong thời đại minh bạch dữ liệu, điều này là sai lầm lớn. Khi nhân viên không thể kiểm tra công của mình, họ dễ nghi ngờ, phỏng đoán và lan truyền thông tin sai lệch.

Cơ chế phản hồi rõ ràng sẽ giúp giảm đáng kể khiếu nại và tiết kiệm thời gian xử lý. Minh bạch không làm doanh nghiệp yếu đi. Ngược lại, nó giúp tạo ra văn hóa niềm tin, nơi nhân viên hiểu rõ vì sao mình được trả đúng như vậy.

6. Bài học kinh nghiệm – Từ quy trình thủ công đến hệ thống quản trị thông minh

Quản lý công và lương không thể chỉ dựa vào sự cẩn thận của con người. Cái doanh nghiệp cần là một quy trình vận hành thông minh. Nơi dữ liệu được kiểm soát từ gốc, cập nhật tự động, và minh bạch với tất cả các bên.

Công nghệ chỉ là công cụ, nhưng nó giúp HR giải phóng khỏi những công việc hành chính lặp lại để tập trung vào vai trò chiến lược hơn:

• Phân tích chi phí nhân sự theo ca, phòng ban.

• Đánh giá hiệu suất làm việc dựa trên dữ liệu công thực tế.

• Dự báo ngân sách lương theo sản lượng.

• Và nhiều tính năng hiện đại khác…

FTSHRM là một trong những nền tảng HRM được phát triển dựa trên triết lý đó – đặt dữ liệu làm trung tâm và tối ưu quy trình nhân sự theo hướng tự động hóa. Thay vì xử lý thủ công từng tháng, doanh nghiệp có thể quản lý công, lương, bảo hiểm, thuế trên một hệ thống duy nhất – minh bạch và an toàn.

7. Kết luận

Quản lý công và lương là “xương sống” của bộ máy nhân sự. Sai một con số, doanh nghiệp mất thời gian; sai một quy trình, doanh nghiệp mất niềm tin.

Điều quan trọng không phải là tránh lỗi, mà là xây dựng một cơ chế vận hành đủ chặt để lỗi không còn cơ hội xuất hiện. Khi dữ liệu được chuẩn hóa, quy trình rõ ràng và nhân viên được minh bạch, doanh nghiệp không chỉ tính đúng – mà còn tạo được văn hóa làm việc công bằng, tin cậy và bền vững.