5 bước để số hóa quy trình thành công và đạt hiệu quả cho doanh nghiệp

Chuyển đổi số không chỉ là việc cung cấp, sản phẩm, dịch vụ trên môi trường trực tuyến. Mà nó còn mở rộng sang việc số hóa toàn bộ quy trình của một doanh nghiệp để nâng cao năng suất của đội ngũ nhân viên và hiệu quả của công việc

1. Số hóa quy trình là gì?

Quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp sẽ được thực hiện qua 3 giai đoạn cơ bản là: số hóa thông tin, số hóa quy trình và số hóa toàn diện

• Số hóa thông tin (Digitization): Đây là hình thức chuyển đổi thông tin, dữ liệu từ dạng truyền thống như văn bản trên giấy, hình ảnh analog sang định dạng kỹ thuật số như file PDF lưu ở máy chủ của công cty hoặc cloud. 
• Số hóa quy trình (Digitalization): Là việc sử dụng các dữ liệu, tài liệu đã được số hóa để thay đổi quy trình làm việc của đội ngũ, cách thức doanh nghiệp vận hành kinh doanh. Ví dụ, thay vì trao đổi công việc, báo cáo với các văn bản giấy, giờ đây nhân viên có thể truy cập và chia sẻ thông qua máy tính và các thiết bị kỹ thuật số khác.

Số hóa thông tin và số hóa quy trình là nền tảng quan trọng để doanh nghiệp tiến tới độ cao nhất của chuyển đổi số đó là Số hóa toàn diện (Digital Transformation).

2. Lợi ích số hóa quy trình doanh nghiệp

Một số lợi ích cụ thể của việc số hóa quy trình trong doanh nghiệp

• Nâng cao năng suất và hiệu quả công việc. Số hóa quy trình và quy trình làm việc có thể tự động hóa các tác vụ trước đây được thực hiện một cách thủ công. Nhờ vào đó, đội ngũ nhân viên có thể hoàn thành nhanh công việc. Tiết kiệm được thời gian, công sức và tập trung vào những công việc mang lại giá trị.
• Cải thiện sự hợp tác: Số hóa quy trình có thể giúp cải thiện sự cộng tác. Bằng cách cho phép các nhóm làm việc cùng nhau trong các dự án và nhiệm vụ, bất kể vị trí của họ. Điều này có thể hỗ trợ ra quyết định nhanh hơn và cải thiện khả năng giao tiếp.
• Tiết kiệm chi phí: Theo nghiên cứu của Mckinsey. Việc áp dụng số hóa có khả năng tiết kiệm được đến 90% chi phí hoạt động. Số hóa quy trình và quy trình làm việc giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí. Bằng cách giảm nhu cầu xử lý trên giấy tờ, giảm thiểu lỗi nhập dữ liệu. Và tự động hóa các tác vụ trước đây được thực hiện thủ công. Điều này có thể giúp giảm chi phí vận hành và cải thiện lợi nhuận.
• Nâng cao trải nghiệm khách hàng. Khi nhân viên có được sự hỗ trợ và công nghệ cần thiết để thực hiện công việc tốt nhất. Họ có thể cung cấp dịch vụ nhanh chóng, linh hoạt và cá nhân hóa. Từ đó cải thiện đáng kể trải nghiệm của khách hàng.
• Hỗ trợ quyết định dựa trên dữ liệu. Số hóa quy trình tạo điều kiện thuận lợi cho việc thu thập và phân tích dữ liệu lớn. Giúp các doanh nghiệp có cái nhìn sâu sắc hơn về hoạt động kinh doanh và thị trường. Qua đó, việc đưa ra quyết định không còn dựa trên trực giác hay kinh nghiệm. Mà dựa vào dữ liệu chính xác, chi tiết và được phân tích kỹ lưỡng.
• Tăng tính linh hoạt: Số hóa quy trình cũng tăng cường khả năng của doanh nghiệp. Để thay đổi và thích ứng với yêu cầu thay đổi của thị trường. Điều này đặc biệt quan trọng trong môi trường kinh doanh hiện đại. Nơi sự thay đổi diễn ra nhanh chóng và không lường trước được.
• Tăng tính minh bạch: Số hóa quy trình giúp tăng cường tính minh bạch. Bằng cách cung cấp khả năng truy cập dữ liệu dễ dàng cũng như theo dõi và ghi chép tự động các hoạt động doanh nghiệp. Điều này không chỉ cải thiện sự rõ ràng và giảm thiểu sai sót. Mà còn tăng cường sự tin tưởng và hợp tác giữa các bên liên quan.

3. Các bước số hóa quy trình doanh nghiệp

3.1 Xác định và đánh giá quy trình

Bước đầu tiên trong việc số hóa quy trình là tập trung vào việc xác định và đánh giá các quy trình hiện tại. Doanh nghiệp sẽ cần xem xét toàn diện các quy trình làm việc đang được áp dụng. Và xác định những quy trình nào cần được ưu tiên số hóa. 

Đánh giá này bao gồm việc xem xét chi phí, hiệu suất và mức độ ảnh hưởng đến khách hàng của các quy trình. Mục tiêu là lựa chọn ra những quy trình mà việc số hóa sẽ mang lại lợi ích lớn nhất cho tổ chức. Giúp tối ưu hóa nguồn lực và cải thiện dịch vụ.

3.2 Phân tích quy trình

Đối với mỗi quy trình đã xác định, hãy đi sâu hơn vào chi tiết, chức năng. Và phân tích hoạt động của nó như yếu tố kích hoạt, đầu ra, ai chịu trách nhiệm xử lý. Cũng như điểm nghẽn, lãng phí hoặc rủi ro. 

Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng công cụ trực quan. Vẽ tất cả quy trình công việc để hiểu rõ hơn về các hoạt động, các giai đoạn cũng như những người liên quan.

Việc phân tích các quy trình giúp doanh nghiệp hiểu được yêu cầu. Và tìm ra điều gì phù hợp nhất với mình. Kết quả của giai đoạn này sẽ là cơ sở cho việc thiết kế và triển khai giải pháp số hóa.

3.3 Xây dựng lộ trình triển khai

Sau khi phân tích, bước tiếp theo là xây dựng một lộ trình triển khai cụ thể. Bao gồm việc lựa chọn công nghệ, xác định nguồn lực cần thiết và lập kế hoạch thời gian. Lộ trình này cung cấp một kế hoạch hành động chi tiết. Đảm bảo rằng mọi người trong tổ chức đều hiểu rõ vai trò, trách nhiệm của mình trong quá trình số hóa quy trình.

3.4 Giám sát quá trình thực hiện

Giám sát quá trình thực hiện là bước quan trọng để đảm bảo rằng việc triển khai diễn ra suôn sẻ và đúng hướng. Việc này bao gồm việc theo dõi tiến độ so với kế hoạch đã định. Và giải quyết bất kỳ vấn đề nào phát sinh.

3.5. Báo cáo và hỗ trợ

Báo cáo giúp các bên liên quan cập nhật được thông tin và đánh giá hiệu quả của dự án. Trong khi hỗ trợ kỹ thuật và đào tạo đảm bảo rằng người dùng cuối có thể sử dụng hiệu quả các hệ thống và quy trình mới.

3.6. Đề xuất cải tiến tối ưu

Phân tích dữ liệu hoạt động và phản hồi từ người dùng giúp xác định cơ hội để cải thiện thêm. Mục tiêu là tạo ra một vòng lặp cải tiến liên tục, nơi quy trình luôn được tinh chỉnh và cập nhật. Để đáp ứng tốt nhất với yêu cầu kinh doanh và công nghệ thay đổi.

4. Kết luận

Số hóa quy trình được thực hiện từng bước và có lộ trình chắc chắn sẽ lại kết quả tương xứng làm thay đổi sức cạnh tranh của doanh nghiệp. Hy vọng những thông tin FTS cung cấp về số hóa quy trình. Giúp doanh nghiệp tạo ra một môi trường làm việc linh hoạt, hiện đại. Và sẵn sàng đối mặt với những thử thách của thời đại chuyển đổi số.