1. Tầm quan trọng của công tác quản lý tiền lương cho nhân viên

Quản lý lương nhân viên là khâu trọng yếu trong công tác quản trị nhân sự của mọi doanh nghiệp. Nghiệp vụ quản lý tiền lương bao gồm một chuỗi các hoạt động xoay quanh vấn đề lương thưởng và đãi ngộ của nhân viên như: xây dựng các chính sách, tính lương theo hệ số, quy chế tiền lương; xây dựng thang lương, bậc lương; tính lương nhân viên; quyết toán thuế và các loại bảo hiểm; quản lý thông tin nhân sự,…

Quản lý lương nhân viên đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng đội ngũ nhân sự của mọi doanh nghiệp, góp phần mang lại lợi ích cho doanh nghiệp:

-Thu hút và giữ chân nhân tài

-Đảm bảo chính sách đãi ngộ công bằng, bình đẳng với toàn thể nhân viên

-Thúc đẩy năng suất, nâng cao chất lượng lao động

-Xây dựng, duy trì mối quan hệ gắn bó giữa doanh nghiệp với nhân viên

-Ổn định nguồn nhân lực, tạo cơ sở nền tảng bền vững để doanh nghiệp phát triển lớn mạnh

Công tác quản lý tiền lương có ảnh hưởng rất lớn đến năng suất lao động của doanh nghiệp. Bởi nó quyết định mức độ đóng góp và thái độ, tinh thần làm việc của nhân viên.

2. Các phương pháp quản lý tiền lương cho nhân viên 

Quản lý tính lương thủ công bằng bảng tính

Đây là phương pháp được sử dụng phổ biến nhất tại các doanh nghiệp với công cụ chính là bảng tính excel. Với phương pháp này, các HR sẽ cập nhật các thông tin như hệ số lương, phụ cấp, chấm công,… Và xây dựng bảng lương bằng cách thực hiện các thao tác thủ công trên bảng tính.

Sử dụng phương thức quản lý tiền lương này giúp tiết kiệm chi phí đáng kể. Đồng thời đảm bảo vấn đề về an toàn thông tin cho doanh nghiệp do sử dụng nguồn nhân lực nội bộ. Tuy nhiên, phương pháp này cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro bởi rất dễ xảy ra sai sót trong quá trình tổng hợp dữ liệu tiền lương. Tiêu hao rất nhiều thời gian và công sức của bộ phận nhân sự và kế toán. Do phải xử lý rất nhiều dữ liệu, hồ sơ giấy tờ và lập báo cáo thuế, BHXH cũng như đảm bảo thanh toán các khoản tiền đúng hạn.

Thuê ngoài

Phương pháp này sẽ phù hợp với những doanh nghiệp có nguồn lực hạn chế hoặc muốn tập trung vào hoạt động sản xuất kinh doanh

Các khâu trong công tác quản lý lương nhân viên như lập bảng lương, đăng ký BHYT, khai báo và quyết toán thuế TNCN cho nhân viên,… Đồng thời tư vấn các vấn đề về quy chế, chính sách lương, thuế và hợp đồng lao động cho doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp áp dụng phương pháp này cũng sẽ gặp một số rào cản về chi phí và tính bảo mật.

Phần mềm quản lý tiền lương

Ngày càng có nhiều doanh nghiệp áp dụng hệ thống quản lý tiền lương nhân viên trên phần mềm giúp nâng cao hiệu quả triển khai. Phần mềm tính lương nhân viên là giải pháp tối ưu. Giúp tiết kiệm thời gian, giảm bớt gánh nặng hành chính cho bộ phận nhân sự bằng cách tự động hóa các thao tác thủ công. Phần mềm cho phép doanh nghiệp tính toán lương tổng, các khoản khấu trừ và lương ròng một cách chính xác. Đồng thời cho phép doanh nghiệp chủ động kiểm soát toàn bộ quy trình và dữ liệu quản lý tiền lương nhân viên. 

3. 6 bước chuẩn hóa quy trình triển khai hệ thống phần mềm quản lý tiền lương cho nhân viên

1. Thiết lập quy chế tiền lương

Quy chế tiền lương là văn bản quy định cơ chế và cách thức trả lương do doanh nghiệp. Xây dựng và ban hành nội bộ dựa trên cơ sở các quy định của pháp luật. Quy chế trả lương quy định rõ ràng và minh bạch các vấn đề liên quan đến tiền lương nhân viên như mức lương thưởng, phụ cấp. Và các khoản tương đương, từ đó làm căn cứ để tính lương hàng tháng cho người lao động.

Để xây dựng được bộ quy chế tiền lương bài bản, chuẩn quy định. Doanh nghiệp phải luôn theo dõi và cập nhật các quy định mới của pháp luật lao động. Đồng thời căn cứ vào tình hình hoạt động để có những sửa đổi, cải tiến phù hợp.

2. Xây dựng thang bảng lương

Xây dựng để làm cơ sở trả lương cho nhân viên. Là căn cứ để doanh nghiệp tính tiền lương hàng tháng bên cạnh các yếu tố như: vị trí chức vụ, đặc thù công việc, năng lực và kết quả hoàn thành công việc của nhân viên.

Xây dựng thang bảng lương là công tác bắt buộc để làm căn cứ hợp pháp cho việc trả lương cho nhân viên. Và đảm bảo tính minh bạch, công bằng trong công tác quản lý tiền lương. 

Khi tiến hành xây dựng thang bảng lương cần phải nắm rõ các quy định của pháp luật về mức lương tối thiểu vùng, và đội ngũ nhân sự của công ty.

3. Quản lý chấm công

Quản lý chấm công là việc theo dõi, ghi nhận thời gian làm việc thực tế của người lao động để làm căn cứ tính tiền lương. Hiện nay có nhiều hình thức chấm công như:

– Chấm công bằng thẻ giấy, thẻ từ

– Chấm công quét mã vân tay

– Chấm công bằng FaceID (nhận diện khuôn mặt)

– Chấm công bằng định vị GPS

Bên cạnh việc theo dõi quá trình chấm công hàng ngày của nhân viên. HR cũng cần quản lý chặt chẽ các đơn từ phát sinh trong tháng: nghỉ phép, nghỉ không lương, đơn chấm công bù,… Để đảm bảo quyền lợi và tính lương chính xác cho người lao động.

4. Tính tiền lương

HR cần thu thập và đầy đủ thông tin dữ liệu cấu thành nên tiền lương của người lao động để tính tiền lương. Bao gồm: số ngày công thực tế, hệ số lương, chỉ tiêu KPI,…

Mỗi doanh nghiệp sẽ có một cách tính tiền lương khác nhau. Tùy thuộc vào đặc điểm hệ thống tiền lương và tính chất vị trí công việc khác nhau. Tuy nhiên, mọi doanh nghiệp đều phải đảm bảo tuân thủ những yêu cầu sau:

-Đảm bảo tính đúng, tính đủ và chính xác

-Tính lương kịp thời và đúng thời hạn yêu cầu

5. Thanh toán tiền lương

Sau khi đã có bảng lương và được phê duyệt, HR sẽ tiến hành thanh toán tiền lương cho nhân viên theo đúng thời hạn quy định. Có nhiều hình thức thanh toán lương cho nhân viên như:

-Thanh toán lương trả tiền mặt trực tiếp cho người lao động

-Lập phiếu chi lương và trả cho một người đại diện nhận, hình thức này phù hợp với các doanh nghiệp, công ty có đặc thù hoạt động theo đội nhóm, công trình

-Chuyển khoản lương nhân viên qua tài khoản ngân hàng

-Ủy nhiệm chi lương thông qua dịch vụ thanh toán lương của ngân hàng

6. Quyết toán thuế và đóng bảo hiểm

Mọi tổ chức, doanh nghiệp phải quyết toán thuế TNCN và đóng bảo hiểm cho người lao động. Vì thế cần được thực hiện đúng quy trình 

4. Giải pháp giúp tối ưu quy trình quản lý lương nhân viên trong doanh nghiệp

Thường xuyên cập nhật các quy định về tiền lương

Doanh nghiệp cần phải liên tục cập nhật và nắm bắt kịp thời các chính sách và quy định của pháp luật. Để có sự điều chỉnh phù hợp, nhằm đáp ứng tiêu chuẩn cũng như đảm bảo quyền lợi cho người lao động.

Xây dựng chính sách tiền lương rõ ràng, minh bạch

Đây là yếu tố cần được ưu tiên hàng đầu bởi nó góp phần gây dựng niềm tin nơi người lao động và đảm bảo uy tín của doanh nghiệp. Các quy định, chính sách, cơ chế và tiền lương. Cần phải được ban hành công khai trong nội bộ doanh nghiệp, với ngôn ngữ dễ hiểu, dễ tiếp cận để tất cả nhân viên trong tổ chức đều có thể nắm bắt được 

Tiếp nhận góp ý, phản hồi của nhân viên

Nhân sự là lực lượng nòng cốt của tổ chức, là đối tượng chính mà công tác quản trị tiền lương hướng đến. Vì thế, nhà quản trị cần chủ động lắng nghe ghi nhận phản hồi, đóng góp của nhân viên. Để tìm ra những điểm còn bất cập trong công tác quản lý lương và đưa ra phương án cải tiến, sửa đổi kịp thời. Tự động hóa hệ thống quản lý tiền lương

Các phần mềm quản lý tiền lương giúp số hóa toàn bộ quy trình quản lý tiền lương nhân viên của doanh nghiệp trên một nền tảng duy nhất. Giúp tự động hóa các khâu tổng hợp dữ liệu, tính lương, xét duyệt đơn từ cho HR. Giúp tiết kiệm thời gian làm việc cho bộ phận nhân sự mà vẫn đảm bảo tính chính xác.