Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản trị nhân sự tại doanh nghiệp

Hiện nay ứng dụng công nghệ thông tin trong quản trị nhân sự đang là xu hướng được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng. Năm 2023 đang chứng kiến sự bùng nổ của công nghệ mới. Giúp các doanh nghiệp đáp ứng linh hoạt được hiệu quả của công việc. Cùng FTS tìm hiểu rõ hơn các xu hướng áp dụng công nghệ trong quản trị nhân sự dưới đây nhé.

Những hạn chế trong phương pháp quản trị nhân sự truyền thống

Công nghệ 4.0 phát triển mạnh cùng với những thành tựu của khoa học kỹ thuật tiên tiến. Đã tác động mạnh mẽ đến các cách thức vận hành của nhiều doanh nghiệp Việt Nam. Tuy nhiên, vẫn còn nhiều doanh nghiệp vẫn quản trị nhân sự theo cách thức truyền thống trên giấy tờ, làm một cách thủ công và kém hiệu quả.

Những hạn chế trong phương pháp quản trị nhân sự truyền thống là:

• Dữ liệu nhân sự thiếu tính đồng bộ do dự trữ song song hồ sơ nhân sự điện tử và hồ sơ nhân sự giấy. Gây lãng phí về thời gian tìm kiếm và chi phí bảo quản tài liệu.
• Các thông tin biến động nhân sự, tăng/ giảm lao động, đặc biệt là với những doanh nghiệp có quy mô lớn. Mô hình kinh doanh chuỗi các chi nhánh không được cập nhật thường xuyên gây khó khăn cho nhà quản lý.
• Gặp khó khăn trong việc theo dõi, tuân thủ các quy định bảo hiểm cho người lao động và các hoạt động đào tạo, kết nối.
• Công tác đánh giá, kiểm soát chất lượng những công việc không hiệu quả, thiếu những căn cứ điều phối, bổ nhiệm nhân sự.
• Tính lương, tổng hợp bảng lương khó khăn và việc tra cứu KPI mất nhiều thời gian và công sức.
• Quá trình tuyển dụng tốn nhiều thời gian, chi phí và kém hiệu quả.

Ứng dụng Công nghệ thông tin vào trong ngành quản trị nhân sự

Công nghệ 4.0 phát triển mạnh mẽ tại thị trường Việt Nam. Nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn duy trì cách thức quản trị nhân sự truyền thống. Tuy nhiên, hiện nay để nâng cao hiệu quả vận hành và công tác quản trị nhân lực. Khắc phục những hạn chế thì các doanh nghiệp đã bắt đầu ứng dụng công nghệ trên nhiều phương diện khác nhau.

1. Ứng dụng công nghệ trong hoạt động tuyển dụng – kết nối

Ứng dụng trong hoạt động tuyển dụng- kết nối mang đến cho nhà tuyển dụng và người lao động những lợi ích:

• Ứng dụng công nghệ để tiếp cận nhân tài – tạo nguồn cung nhân lực cho doanh nghiệp

Các doanh nghiệp sẽ tiếp tục cung cấp thông tin công việc, mức lương. Để tìm kiếm nhân tài, phù hợp với vị trí còn thiếu trong doanh nghiệp. Thông qua việc tận dụng sự phát triển mạnh mẽ của internet. Thay vì xét tuyển theo phương pháp truyền thống, các doanh nghiệp thời 4.0 nhằm nâng cao cơ hội tiếp cận các ứng viên. Và kết nối hiệu quả trên các nền tảng mạng xã hội, các website tuyển dụng.

-Ứng dụng công nghệ giúp tự động hóa quá trình tuyển dụng

Hiện các doanh nghiệp đang ứng dụng công nghệ vào quá trình tuyển dụng để tự động sàng lọc nhanh và chọn lọc ra CV phù hợp. Các hoạt động phỏng vấn được hỗ trợ tối đa về mặt công nghệ. Nhằm loại bỏ các hoạt động không cần thiết, giúp tiết kiệm chi phí và đảm bảo rằng hiệu quả.

2. Ứng dụng công nghệ trong việc quản lý lương thưởng và phúc lợi của người lao động

• Ứng dụng công nghệ trong chấm công

Các app chấm công trên điện thoại hoặc phần mềm đều đảm bảo rằng.  Việc chấm công hàng ngày chính xác và minh bạch nhất. Một số ứng dụng cho phép hiển thị các thông tin chấm công theo thời gian. Quản lý được thời gian check-in, check- out, số phút đi muộn, về sớm, số ngày nghỉ…

• Ứng dụng công nghệ vào tính toán KPI

Các hệ thống quản trị nhân sự sẽ tự động thiết lập KPI cho từng nhân viên tương ứng với từng vị trí cụ thể. Với toàn bộ các chỉ tiêu, hệ số đánh giá của tỷ lệ quy đổi, đơn vị tính được chi tiết và minh bạch. Điều này giúp người làm C&B giúp tiết kiệm thời gian, công sức trong việc kiểm kê. Tính toán lương thưởng, và hạn chế được những sai sót xảy ra.

• Ứng dụng số hóa hồ sơ nhân sự

Việc quản lý cùng lúc hồ sơ nhân sự điện tử và hồ sơ nhân sự giấy khiến cho hoạt động C&B gặp khó khăn. Nhất là những vấn đề liên quan đến bảo hiểm, phúc lợi,… Việc số hóa toàn bộ thông tin nhân sự giúp dữ liệu được quản lý hiệu quả trên hệ thống điện tử. Người làm công tác nhân sự nắm được bức tranh tổng quan về tình trạng của người lao động. Từ đó, đưa ra đề xuất chính sách đãi ngộ phù hợp, giải quyết mâu thuẫn kịp thời giữa doanh nghiệp và nhân sự. Từ đó tránh tranh chấp, kiện tụng và đảm bảo quyền lợi chính đáng của người lao động theo quy định của pháp luật

3. Ứng dụng công nghệ trong hoạt động đào tạo,phát triển nguồn nhân lực

• Ứng dụng công nghệ trong đào tạo

Việc ứng dụng này giúp hệ thống được các kiến thức chuyên môn, cập nhật trực tiếp trên hệ thống của doanh nghiệp. Giúp nhân viên có thể học tập mọi lúc mọi nơi. Giúp tiết kiệm thời gian, chi phí cho doanh nghiệp và hiệu quả trong công việc.

• Ứng dụng công nghệ trong đánh giá khảo sát

Các công cụ hỗ trợ như Google Form, Monkey Survey. Giúp lấy ý kiến đánh giá, phản hồi từ các đối tượng doanh nghiệp. Và kết quả được lưu trữ tại phần mềm của doanh nghiệp.

 

Kết luận

Muốn áp dụng công nghệ thành công trong công tác nhân sự mà còn cả quy mô. Tổ chức, doanh nghiệp cần xây dựng cơ sở điện tử nền móng để các hệ thống công nghệ (HRM) có thể phát huy hết năng lực. 

Việc thực hiện số hóa nhân sự giúp doanh nghiệp nhanh chóng chuyển đổi tài liệu từ dạng vật lý sang dữ liệu điện tử. Điều đó giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian, tối ưu chi phí. Đó là trong quá trình lưu trữ, sử dụng, bảo quản tài liệu và nâng cao hiệu quả vận hành doanh nghiệp.

Để triển khai và thực hiện thành công thì FTS có đưa ra giải pháp phù hợp với việc ứng dụng công nghệ vào trong quá trình quản trị nhân sự. FTS tự tin có thể đảm nhiệm được dự án số hóa hồ sơ nhân sự với quy mô lớn.