KPI cho doanh nghiệp – định nghĩa, vai trò và quy trình xây dựng

Ngày nay KPI có lẽ đã trở nên rất phổ biến và quen thuộc đối với tất cả mọi người ở mọi lĩnh vực ngành nghề. Các cấp quản lý luôn cố gắng xây dựng nên một khung KPI thật tốt cho doanh nghiệp của mình. Vậy bạn đã thực sự hiểu rõ KPI là gì, tại sao cần xây dựng KPI và làm thế nào để xây dựng được một khung KPI cho doanh nghiệp thật hiệu quả? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

KPI là gì?

KPI (Key Performance Indicator) là chỉ số đánh giá thực hiện công việc, là công cụ đo lường, đánh giá hiệu quả công việc được thể hiện qua số liệu, tỷ lệ, chỉ tiêu định lượng nhằm phản ánh hiệu quả hoạt động của tổ chức, bộ phận chức năng hay cá nhân.

KPI cho doanh nghiệp được sử dụng ở các cấp độ khác nhau. KPI ở cấp độ cao tập trung vào các mục tiêu chung của doanh nghiệp. Còn ở cấp độ thấp, KPI thường được sử dụng cho các quy trình, phòng ban, cá nhân để đánh giá hiệu suất, tiến trình đơn lẻ.

Vai trò của KPI với doanh nghiệp và người lao động

Với doanh nghiệp

• Theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên một cách minh bạch, chính xác để từ đó đề ra chế độ lương thưởng kỷ luật phù hợp
• Nâng cao hiệu quả quy trình nghiệm thu thực hiện công việc
• Đảm bảo các mục tiêu, kế hoạch có thể hoàn thành đúng như kỳ vọng

Với nhân viên

• Hiểu được mức độ hoàn thành công việc so với mục tiêu đề ra
• Tạo động lực làm việc, cố gắng đạt được mục tiêu
• Phát hiện ra những khiếm khuyết khi chậm tiến độ công việc để có sự điều chỉnh, cải thiện kịp thời

 

Quy trình xây dựng KPI trong doanh nghiệp

Xác định chủ thể xây dựng KPI 

Đây cần là người có chuyên môn cao, nắm vững các mục tiêu, nhiệm vụ của tổ chức hay dự án. Người này cũng phải hiểu rõ về KPI đồng thời nhận được sự góp ý, tư vấn từ các cá nhân hay bộ phận có liên quan.

Xác định rõ chức năng – nhiệm vụ của các bộ phận 

Do mỗi bộ phận phòng ban lại chịu trách nhiệm thực hiện những công việc, chức năng khác nhau nên không thể sử dụng chung một khung KPI cho tất cả mà cần xây dựng các tiêu chí đánh giá riêng biệt phù hợp với tính chất của từng bộ phận

Xác định vị trí chức danh, nhiệm vụ của từng bộ phận 

Mô tả chi tiết công việc của từng cá nhân gắn với trách nhiệm của từng chức danh – đây là cơ sở để tạo ra khung đánh giá bám sát nhất. Các bộ phận sẽ nhìn vào đó để thực hiện đúng các nhiệm vụ nhằm đạt được mục tiêu đề ra

Xác định chỉ số hiệu suất cốt yếu của KPI

KPI bộ phận: chủ yếu dựa vào chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận. Đây cũng là cơ sở để xác định KPI cho từng chức danh

KPI cho từng chức danh: căn cứ vào mô tả công việc của họ.

Xác định khung điểm cho kết quả

Mỗi chỉ số sẽ có mức độ điểm khác nhau phụ thuộc vào mức độ hoàn thành và hiệu quả công việc. Càng nhiều mức độ điểm việc đánh giá hiệu quả công việc lại càng khách quan chính xác, tuy nhiên việc chia quá nhỏ các tiêu chí cũng gây khó khăn khi xác định điểm số

Đo lường, tổng kết và điều chỉnh

Dựa vào khung điểm trên, nhà quản lý sẽ tổng kết để tính toán ra điểm số chỉ tiêu hoàn thành công việc của nhân viên, để từ đó có các kết luận và điều chỉnh phù hợp. Tùy vào từng bộ phận, thời điểm, hoàn cảnh,… mà nhà quản lý điều chỉnh KPI sao cho phù hợp.  Các doanh nghiệp cũng có thể tham khảo các chuyên gia kinh nghiệm kết hợp với việc lắng nghe nhân viên để đưa ra mức điều chỉnh KPI phù hợp.

Phần mềm quản lý nhân sự FTSHRM

Việc xây dựng một khung KPI khoa học, chặt chẽ để giúp doanh nghiệp đánh giá thật chính xác, công bằng mức độ hoàn thành, hiệu quả công việc của các nhân viên là một vấn đề luôn được các cấp quản lý quan tâm. Xây dựng được một khung KPI cho doanh nghiệp tốt giúp nhà quản lý dễ dàng có được thông tin và đưa ra các quyết định điều chỉnh nhân sự, chỉ tiêu hợp lý.

Hiểu được điều này và mong muốn đồng hành cùng doanh nghiệp để tạo nên một khung đánh giá tối ưu, giúp tăng năng suất và hiệu quả công việc, FTSVN đã xây dựng nên phần mềm quản lý nhân sự FTSHRM. Phần mềm được tích hợp phân hệ tính năng quản lý đánh giá. 

Những chức năng nổi bật của phân hệ có thể kể tới như: 

• Quản lý bộ chỉ tiêu đánh giá: cho phép đánh giá nhân viên theo hai bộ chỉ tiêu: KPI và hiệu quả công việc
• Quản lý theo dõi đánh giá theo đợt
• Quản lý tổng hợp đánh giá và xếp loại 
• Quản lý đánh giá nhân viên
• Báo cáo và thống kê

Ngoài ra phần mềm FTSHRM còn được tích hợp nhiều tính năng khác phục vụ yêu cầu nghiệp vụ trong doanh nghiệp như: quản lý hồ sơ nhân sự, quản lý chấm công, tính toán lương tự động, quản lý chế độ bảo hiểm. Bên cạnh đó tùy theo yêu cầu đặc thù của từng doanh nghiệp mà các tính năng khác có thể được xây dựng và tích hợp vào phần mềm.

 

Để biết thông tin chi tiết, bạn đọc vui lòng xem thêm tại đây