Hướng dẫn trong số hóa giáo dục từ cơ bản đến nâng cao

Quá trình số hóa trong giáo dục đã diễn ra từ lâu. Chuyển đổi số trong các cơ sở giáo dục. Tuy nhiên, phải từ khi Covid-19 bùng phát, số hóa mới thực sự ảnh hưởng đến tất cả các cấp độ giáo dục. Và hoạt động của học sinh, giáo viên và các bên liên quan. Để số hóa đồng bộ các hoạt động và mang lại hiệu quả, các doanh nghiệp, trung tâm sẽ cần có quy trình số hóa từng bước cũng như giải pháp toàn diện.

1. Số hóa trong giáo dục là gì?

Số hóa trong giáo dục là quá trình áp dụng công nghệ kỹ thuật số vào hệ thống giáo dục để cải thiện, hiện đại hóa cách thức dạy và học. Quá trình này bao gồm việc sử dụng các công cụ và nền tảng số như phần mềm giáo dục. Hệ thống quản lý học tập (LMS), nội dung giáo dục số và các phương tiện truyền thông kỹ thuật số. 

Mục tiêu của số hóa trong giáo dục là tạo ra môi trường học tập linh hoạt, hấp dẫn, đồng thời tối ưu hóa hiệu quả quản lý và vận hành.

Ví dụ số hóa trong giáo dục:

• Sử dụng nền tảng như Zoom hoặc Google Classroom. Để tổ chức các lớp học trực tuyến, cho phép học sinh tham gia học từ xa.
• Sử dụng các phần mềm ký tài liệu số. Để ký tài liệu mọi lúc mọi nơi ngay trên điện thoại thay cho việc ký giấy.

2. Số hóa trong giáo dục như thế nào?

Những hoạt động số hóa chính mà các đơn vị có thể đánh giá mức độ ưu tiên để thực hiện nhằm tạo ra một môi trường học tập, làm việc hiệu quả và hiện đại. 

2.1. Số hóa hoạt động dạy và học

• Nội dung học tập số: Chuyển đổi tài liệu giáo dục truyền thống thành định dạng số, bao gồm sách giáo khoa điện tử, bài giảng tương tác và tài nguyên học tập số.
• Ứng dụng công nghệ và phần mềm. Sử dụng các ứng dụng và phần mềm giáo dục như hệ thống quản lý học tập (LMS). Công cụ đánh giá trực tuyến, và các phần mềm tương tác.
• Phương pháp giảng dạy số: Áp dụng các phương pháp giảng dạy mới như e-learning, blended learning, flipped classroom,… Để cung cấp trải nghiệm học tập linh hoạt.
• Công nghệ trong lớp học: Tích hợp các thiết bị kỹ thuật số như máy tính bảng, bảng tương tác và máy chiếu thông minh vào lớp học.
• Giao tiếp và tương tác trực tuyến. Sử dụng các nền tảng hợp tác trực tuyến để tăng cường giao tiếp và hợp tác giữa học sinh, giáo viên.
• Đánh giá và phản hồi trực tuyến. Áp dụng các công cụ đánh giá trực tuyến để theo dõi tiến trình học tập và cung cấp phản hồi tức thì.

2.2. Số hóa hoạt động quản lý và vận hành

Số hóa trong hoạt động vận hành không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và giảm thiểu sự phụ thuộc vào giấy tờ. Mà còn tạo ra môi trường làm việc linh hoạt, tăng cường sự hợp tác và gia tăng năng suất đội ngũ. Các hoạt động số hóa trong vận hành bao gồm:

• Số hóa văn bản, tài liệu. Sử dụng hệ thống quản lý tài liệu điện tử như FTS Ghi chép để lưu trữ, phân loại. Và truy cập dễ dàng đến các văn bản và tài liệu.
• Số hóa quản lý tài sản: Sử dụng phần mềm quản lý tài sản. Ví dụ module quản lý sản của FTSHRM để quản lý các thiết bị, tài sản cấp phát cho giảng viên, lớp học. Tình trạng của các văn phòng phẩm để lên kế hoạch mua hàng,…
• Số hóa quản lý công việc. Sử dụng các công cụ quản lý dự án và quản lý công việc của phần mềm FTSHRM để theo dõi tiến độ công việc, phân công nhiệm vụ và quản lý thời hạn.
• Số hóa quy trình, đề xuất: Sử dụng phần mềm FTSHRM để quản lý. Thiết lập các quy trình liên phòng ban như quy trình phê duyệt/tờ trình, ký giấy tờ/tài liệu, tạm ứng, bổ nhiệm, thuyên chuyển,…
• Số hóa ký hợp đồng, tài liệu. Ký tài liệu mọi lúc mọi nơi, trên nhiều thiết bị (cả di động). Để giảm bớt giấy tờ và giảm phụ thuộc vào sự có mặt của quản lý.

2.3. Số hóa hoạt động quản lý nhân sự (giáo viên, nhân viên)

Số hóa hoạt động quản lý nhân sự trong các doanh nghiệp giáo dục. Bao gồm việc áp dụng công nghệ để tự động hóa, tối ưu hóa các quy trình quản lý nhân sự. Dưới đây là những hoạt động chính trong quá trình này:

• Số hóa chấm công: Sử dụng phần mềm như FTSHRM để giáo viên, nhân viên chấm công theo ca/tiết giảng dạy, chấm công linh hoạt theo địa điểm,…
• Số hóa tính lương: Theo ngày công, tiết, giờ, KPI (đối với khối sales, văn phòng) và các chế độ thưởng, phụ cấp,… Phần mềm FTSHRM Tính lương đang được các doanh nghiệp hàng đầu ứng dụng cho nghiệp vụ này.
• Số hóa lưu trữ hồ sơ giáo viên/nhân viên: Ứng dụng phần mềm. Ví dụ phần mềm quản lý nhân sự FTSHRM về cổng thông tin nhân sự để số hóa toàn bộ thủ tục nhân sự. Và hồ sơ, bằng cấp, chứng chỉ, quá trình công tác, thành tích, hưu trí,… của nhân viên, giáo viên.
• Số hóa đánh giá nhân sự. Đánh giá để theo dõi và đánh giá hiệu suất làm việc của giáo viên và nhân viên.
• Số hóa tuyển dụng: Ứng dụng các hệ thống tuyển dụng trực tuyến và công cụ theo dõi ứng viên. Module Tuyển dụng để quản lý quy trình tuyển dụng và lựa chọn nhân viên.

2.4. Số hóa hoạt động Marketing – kinh doanh

Số hóa hoạt động tuyển sinh và quảng bá. Sử dụng nền tảng trực tuyến và phương tiện truyền thông xã hội để quảng bá các chương trình học và thu hút học viên.

2.5. Số hóa hoạt động quản lý tài chính 

Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự tính toán công lương của FTS để quản lý khoản mục chi phí (thuê giáo viên, cơ sở vật chất). Doanh thu theo cơ sở/dịch vụ đào tạo. Và tính toán doanh thu bán hàng theo nhân viên để tính lương thưởng. Theo dõi và phân bổ các khoản doanh thu trả trước của học viên, khách hàng,…

3. Lợi ích của việc số hóa giáo dục

3.1. Vai trò của số hóa trong giáo dục đối với học sinh, sinh viên

Số hóa giáo dục không chỉ làm cho việc học trở nên dễ dàng và tiện lợi hơn. Mà còn giúp học viên phát triển các kỹ năng cần thiết cho tương lai.

• Tăng cường khả năng tiếp cận giáo dục. Số hóa giúp học sinh và sinh viên từ mọi nơi trên thế giới có thể tiếp cận nguồn tài nguyên giáo dục. Mở rộng cơ hội học tập.
• Học tập linh hoạt: Học sinh có thể học mọi lúc, mọi nơi. Phù hợp với lịch trình và tốc độ học cá nhân.
• Cung cấp nội dung học tập đa dạng. Số hóa cung cấp nội dung học tập từ tài liệu, video, trò chơi giáo dục, đến bài giảng tương tác. Làm cho quá trình học thú vị và hiệu quả hơn.
• Phát triển các kỹ năng cần thiết. Học sinh được trang bị kỹ năng cần thiết cho trong thời đại kỹ thuật số.
• Tương tác và hợp tác: Số hóa khuyến khích hợp tác và tương tác giữa học sinh và giáo viên, cũng như giữa học sinh với học sinh thông qua các nền tảng trực tuyến.
• Tiết kiệm thời gian, chi phí. Học trực tuyến và tài nguyên số có thể giúp giảm chi phí học tập và tiết kiệm thời gian di chuyển.

3.2. Vai trò của số hóa trong giáo dục đối với giáo viên

Học sinh không phải là những người duy nhất được hưởng lợi từ việc số hóa giáo dục. Số hóa giáo dục cũng mang lại nhiều lợi ích cho giáo viên, cải thiện cách thức giảng dạy và quản lý lớp học.

• Nâng cao hiệu quả giảng dạy: Số hóa cung cấp các công cụ và tài nguyên. Giúp giáo viên truyền đạt kiến thức một cách sinh động và hiệu quả hơn.
• Tiết kiệm thời gian và công sức: Các công cụ quản lý lớp học và đánh giá tự động giúp giảm bớt gánh nặng công việc hành chính. Cho phép giáo viên tập trung vào việc giảng dạy.
• Tài nguyên giáo dục đa dạng: Truy cập vào ngân hàng tài nguyên số phong phú. Từ nội dung học tập tương tác đến bài giảng video và trò chơi giáo dục.
• Tương tác tốt hơn với học sinh. Sử dụng công nghệ để theo dõi tiến trình và hiểu rõ nhu cầu học tập của học sinh. Từ đó tương tác và hỗ trợ họ tốt hơn.

3.3. Vai trò của số hóa trong giáo dục đối với quản lý, cán bộ vận hành

Số hóa giáo dục cũng mang lại nhiều lợi ích cho công tác vận hành nhà trường, giúp cải thiện hiệu quả và hiệu suất quản lý. Dưới đây là một số lợi ích cụ thể:

• Tối ưu hóa quản lý hành chính. Hệ thống quản lý học tập số và các công cụ tự động hóa giúp giảm thiểu công việc hành chính và giấy tờ. Từ đăng ký học, theo dõi điểm số, đến quản lý tài chính, nhân sự.
• Quản lý dữ liệu hiệu quả. Số hóa cho phép lưu trữ và quản lý dữ liệu học sinh, giáo viên, nhân viên một cách trực quan. Và dễ truy cập, đảm bảo tính chính xác.
• Giao tiếp và tương tác nhanh chóng. Cải thiện giao tiếp giữa nhà trường với học sinh, phụ huynh và giáo viên thông qua các nền tảng trực tuyến.
• Theo dõi và đánh giá hiệu quả giảng dạy. Sử dụng công cụ phân tích để theo dõi và đánh giá kết quả học tập của học sinh. Và hiệu quả giảng dạy của giáo viên.
• Quản lý tài nguyên và cơ sở vật chất. Số hóa giúp theo dõi và quản lý hiệu quả tài nguyên học tập, thiết bị và cơ sở vật chất.
• Tiết kiệm chi phí và nguồn lực. Giảm chi phí in ấn, lưu trữ vật lý và nguồn nhân lực cần thiết cho việc quản lý truyền thống.
• Nâng cao an toàn và bảo mật. Sử dụng công nghệ bảo mật để bảo vệ thông tin học sinh và nhân viên. Cũng như các tài liệu quan trọng của trường học.
• Quyết định dựa trên dữ liệu. Cung cấp dữ liệu cần thiết cho việc đưa ra quyết định chính xác và kịp thời về các vấn đề quản lý và phát triển nhà trường.

4. Giải pháp số hóa trong giáo dục toàn diện

Số hóa là giai đoạn nền tảng trong quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp. Để chuyển đổi số thành công, doanh nghiệp sẽ cần lên kế hoạch chi tiết và từng bước triển khai số hóa.

Tuy nhiên, số hóa thôi chưa đủ. Nếu ứng dụng các giải pháp số hóa rời rạc, giữa chúng không có sự liên thông với nhau, không kết nối với các hệ thống bên ngoài khác. Quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp sẽ đi đến nguy cơ thất bại. Đặc biệt, nhiều giải pháp không có khả năng đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp ở tương lai. Khi cần thay thế thì khó kế thừa dữ liệu dẫn đến tốn kém chi phí. Ảnh hưởng đến hoạt động vận hành của các đơn vị, trung tâm giáo dục.

– Đáp ứng nhu cầu số hóa, chuyển đổi số toàn diện với các nghiệp vụ cốt lõi như. Tài chính – Kế toán, Marketing – Bán hàng, Quản trị Nhân sự, Văn phòng số.

• Quản trị tài chính – kế toán: Kế toán, Hóa đơn điện tử, Chữ ký số,…
• Quản trị kinh doanh – bán hàng – marketing: CRM, Marketing automation, Quản lý khuyến mại,…
• Quản trị nguồn nhân lực HRM: Chấm công,  Tuyển dụng, Tiền lương, BHXH,…
• Quản lý – điều hành. Quản lý công việc, Quản lý quy trình, Ký tài liệu số, Mạng xã hội doanh nghiệp, Quản lý phòng họp,…

– Các ứng dụng được tích hợp với nhau thành một hệ thống hợp nhất. Và có khả năng mở rộng kết nối với nhiều ứng dụng bên ngoài.

Kết luận

Số hóa trong giáo dục là một bước tiến cần thiết để đáp ứng nhu cầu của thế giới hiện đại. Giúp cải thiện chất lượng giáo dục, tạo ra môi trường học tập linh hoạt và tương tác.