QUẢN LÝ CHẤM CÔNG, TIỀN LƯƠNG LINH HOẠT CÙNG FTSHRM

 

Trong toàn bộ quy trình quản lý doanh nghiệp hiện nay, hai nghiệp vụ: chấm công và tính lương cực kỳ quan trọng, vì chúng liên quan đến quyền lợi của người lao động và hoạt động quản trị nhân sự của doanh nghiệp. Tuy nhiên khi quy mô nhân sự ngày càng lớn, mô hình doanh nghiệp cũng lớn theo thì việc doanh nghiệp có càng nhiều phòng ban, nhiều ca làm việc, nhiều chính sách lương khác nhau, thường xuyên phát sinh tăng ca, đi muộn về sớm,… thì việc tổng hợp công và lương cho toàn bộ người lao động bằng các phương pháp thủ công chính là một bài toán phức tạp mà doanh nghiệp cần phải đối mặt và giải quyết.

Không chỉ tiêu tốn thời gian, nhân sự mà doanh nghiệp còn phải đối mặt với nguy cơ sai lệch dữ liệu, khó kiểm soát các trường hợp phát sinh ngày công và mất nhiều công sức trong quá trình đối soát bảng công, bảng lương.

FTSHRM – Giải pháp phần mềm nhân sự toàn diện giúp mọi doanh nghiệp số hóa toàn bộ quy trình quản trị nhân sự, quy trình chấm công, quản lý ca làm việc, tính lương. Từ đó giảm bớt các thao tác thủ công, thời gian, nâng cao độ chính xác dữ liệu và linh hoạt trong việc áp dụng các chính sách nhân sự theo đặc thù của từng doanh nghiệp (Chi tiết tại mục 5).

I. Những khó khăn doanh nghiệp găp phải trong quá trình tính công, lương.

Đối với các doanh nghiệp có quy mô nhân sự lớn hoặc có đặc thù nhiều ca làm việc thì công tác tính công lương thường phát sinh nhiều vấn đề có thể gây ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả vận hành của doanh nghiệp và quyền lợi của người lao động. 

1. Quản lý nhiều ca làm việc phức tạp

Một doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều ca làm: ca hành chính, ca ngày, ca đêm, ca xoay, ca tăng cường hoặc các ca đặc thù theo từng bộ phận. Mỗi ca làm đều có thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc khác nhau, quy tắc tính công khác nhau.

Khi dữ liệu được tính bằng phương pháp thủ công, bộ phận nhân sự sẽ phải xử lý đồng thời nhiều bảng biểu, bảng công, công thức tính công và phải kiểm tra lại dữ liệu liên tục để tránh sai sót. 

2. Khó tổng hợp dữ liệu chấm công

Dữ liệu chấm công được tổng hợp từ nhiều nguồn: máy chấm công, bảng công, đơn nghỉ phép, đơn đăng ký tăng ca và các nguồn dữ liệu khác. Vì phải tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn nên việc này tiêu tốn khá nhiều thời gian và công sức của bộ phận nhân sự đặc biệt khi số lượng người lao động tăng lên.

3. Nhiều quy tắc tính lương

Không phải doanh nghiệp nào cũng áp dụng một công thức tính lương như nhau, có thể phát sinh nhiều khoản như: lương theo ngày công, theo ca làm, tăng ca, các khoản phụ cấp, giảm trừ hoặc các chính sách riêng theo từng phòng ban, vị trí và bộ phận của nhân sự.

Nếu xử lý bằng phương pháp thủ công như Excel với nhiều công thức phức tạp, việc chỉnh sửa và kiểm soát dữ liệu sẽ gặp rất nhiều khó khăn.

4. Khó kiểm soát các trường hợp đi muộn, về sớm

Đối với các doanh nghiệp có quy mô nhân sự lớn, việc kiểm tra chính xác thời gian đi muộn, về sớm thực tế của từng người là một công việc tốn khá nhiều thời gian. Những trường hợp đi muộn, về sớm, làm thêm giờ khi không được ghi nhận chính xác sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới bảng công, bảng lương và đặc biệt là quyền lợi của người lao động.

5. Mất nhiều thời gian đối soát dữ liệu

Trước khi tổng hợp bảng công, bảng lương cho người lao động, bộ phận HR sẽ phải kiểm tra cùng một lúc nhiều dữ liệu để tránh việc sai sót công lương, tăng ca, phép và các khoản thu nhập khác. Nếu dữ liệu không được đồng bộ và quản lý tập trung, quá trình đối soát dữ liệu có thể kéo dài, gây mệt mỏi cho bộ phận nhân sự, tiêu tốn thời gian quản lý của doanh nghiệp nói chung và bộ phận nhân sự nói riêng.

II. FTSHRM-Giải pháp nhân sự quản lý chấm công, tiền lương linh hoạt

FTSHRM được xây dựng theo hướng quản lý tập trung dữ liệu nhân sự, chấm công, tiền lương giúp doanh nghiệp kiểm soát dễ dàng xuyên suốt từ thời gian làm việc thực tế đến kết quả tính lương.

Điểm mạnh của FTSHRM không chỉ ở việc tự động hóa dữ liệu, quy trình mà còn ở tính linh hoạt trong việc cấu hình theo đặc thù, nhu cầu của riêng từng doanh nghiệp.

Thay vì phải thay đổi quy trình vận hành của doanh nghiệp để phù hợp, thích ứng với phần mềm thì FTSHRM chủ động cấu hình theo nhu cầu, đặc thù của từng doanh nghiệp. Đó chính là điểm mạnh mà khó có bên nào làm được như FTSHRM.

1. Thiết lập ca làm việc linh hoạt, phù hợp với từng mô hình doanh nghiệp

FTSHRM cho phép thiết lập ko giới hạn ca làm việc theo nhu cầu quản lý của từng doanh nghiệp. Bộ phận nhân sự có thể định nghĩa khung giờ riêng cho từng ca làm việc bao gồm: giờ bắt đầu, giờ kết thúc, giờ nghỉ giữa ca và các thông tin liên quan khác.

Phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp xác định thời gian làm việc và tổng hợp công cho người lao động theo quy định của từng ca làm việc, đáp ứng được nhu cầu quản lý doanh nghiệp có sự đa dạng về ca làm việc như: ca hành chính, ca ngày, ca đêm, ca luân phiên,….

Việc thiết lập này giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý các thông tin chấm công của người lao động, hạn chế tình trạng mỗi bộ phận áp dụng một cách tính công khác nhau gây rối, giảm bớt thời gian xử lý dữ liệu của bộ phận nhân sự.

 

2. Tự động tổng hợp dữ liệu chấm công, theo dõi đi muộn về sớm

Dựa trên các dữ liệu chấm công của người lao động, FTSHRM sẽ tự động tổng hợp công, theo dõi chính xác ngày giờ đi muộn, về sớm dựa theo quy định của ca làm đã được bộ phận nhân sự thiết lập từ trước.

Thay vì phải đối chiếu thủ công từng lượt chấm công, bộ phận nhân sự chỉ cần đối soát dữ liệu cần xác minh, rà soát dữ liệu và xử lý các phát sinh có thể xảy ra trước khi chốt công cho người lao động. 

Tính năng này giúp cho bộ phận nhân sự giảm tải khối lượng công việc để tập trung vào việc chốt công lương cuối kì.

3. Thiết lập giờ làm thêm theo quy định của doanh nghiệp

Giờ làm thêm là một trong những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả tính công, tiền lương. Tùy theo đặc thù riêng của từng doanh nghiệp, mỗi doanh nghiệp có thể áp dụng quy tắc riêng về tăng ca và giờ làm thêm.

FTSHRM hỗ trợ thiết lập quy tắc tính giờ làm thêm theo quy định và chính sách được áp dụng tại doanh nghiệp. Nhờ đó bộ phận nhân sự có thể quản lý giờ tăng ca một cách có tổ chức, quy trình và việc này giúp giảm tải được thao tác tính thủ công và thuận tiện hơn khi đối chiếu dữ liệu.

Việc cấu hình quy tắc rõ ràng cũng giúp các dữ liệu chấm công được đồng bộ, hạn chế sự không nhất quán trong quá trình tổng hợp giờ làm thêm của từng ca làm, từng bộ phận.

4. Quản lý tiền lương linh hoạt cùng FTSHRM

Bên cạnh nghiệp vụ chấm công, FTSHRM còn hỗ trợ doanh nghiệp thiết lập các quy tắc tính lương phù hợp với cơ cấu doanh nghiệp, quy mô nhân sự và chính sách đãi ngộ của doanh nghiệp.

4.1 Tự động hoá quy trình tính lương

Dữ liệu chấm công cực kì quan trọng ảnh hưởng đến việc tính lương. Khi dữ liệu chấm công được chuẩn hóa, đồng bộ thì việc tính lương cũng trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

FTSHRM hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình tự động hóa quy trình tính lương theo quy trình đã thiết lập từ trước, giúp giảm thiểu lặp lại việc nhập liệu và hạn chế sai sót trong quá trình tổng hợp bảng lương cho người lao động

Nhờ đó, bộ phận nhân sự có nhiều thời gian hơn cho công tác kiểm tra các trường hợp ngoại lệ, thay vì phải thực hiện phần lớn công việc bằng phương pháp thủ công bình thường.

4.2 Thiết lập công thức tính lương riêng cho từng bảng công

Trong cơ cấu doanh nghiệp, mỗi bộ phận hoặc nhóm lao động đều có một cách tính lương khác nhau. Ví dụ như: nhân viên ca hành chính, nhân viên ca đêm, nhân viên ca luân phiên, mỗi ca làm việc đều có một cách tính lương riêng theo quy định của nội bộ.

FTSHRM cho phép doanh nghiệp thiết lập công thức tính lương riêng cho từng bảng công, hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng cách tính lương phù hợp với chính sách nội bộ của công ty và các bộ phận khác nhau.

Khả năng điều chỉnh linh hoạt này giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc quản lý tiền lương, đồng thời hạn chế việc nhân sự phải xử lý các công thức riêng lẻ nằm ngoài hệ thống.

4.3 Tự động tính các khoản phụ cấp và các khoản giảm trừ

Ngoài mức lương cơ bản, người lao động còn được hưởng các khoản như: phụ cấp, giảm trừ, nhà ở, xăng xe,… theo quy định của doanh nghiệp.

Việc cấu hình các thành phần lương trên hệ thống giúp dữ liệu được đồng bộ, thống nhất, giảm thao tác tính toán thủ công và cực kì thuận tiện trong việc kiểm tra kết quả. 

Doanh nghiệp xây dựng công thức tính lương, chính sách đãi ngộ phù hợp với cơ cấu doanh nghiệp, FTSHRM sẽ chủ động thiết lập theo nhu cầu của doanh nghiệp. Việc này nhằm giúp doanh nghiệp hạn chế được việc xử lý nhiều công thức riêng lẻ nằm ngoài hệ thống, tránh việc sai sót, thiếu nhất quán trong quá trình tổng hợp dữ liệu.

5. Lợi ích khi sử dụng phần mềm nhân sự FTSHRM

Phần mềm quản lý nhân sự FTSHRM giúp chuẩn hóa quy trình và nâng cao hiệu quả quản trị của doanh nghiệp. Với việc áp dụng phần mềm quản lý nhân sự FTSHRM vào quy trình quản lý, doanh nghiệp sẽ nhận được:

• Tiết kiệm thời gian xử lý dữ liệu: Giảm khối lượng công việc đối chiếu, rà soát dữ liệu công lương của người lao động.
• Nâng cao độ chính xác dữ liệu: Áp dụng quy tắc tính của doanh nghiệp giúp dữ liệu được đồng bộ một cách thống nhất, hạn chế sai sót hơn phương pháp thủ công.
• Tối ưu nguồn lực nhân sự: Giảm thiểu thời gian các nghiệp vụ hành chính, giúp nhân sự tập trung hơn vào các quy trình quản trị và phát triển nguồn nhân lực.
• Linh hoạt theo đặc thù của doanh nghiệp: Chủ động thiết lập ca làm việc, công thức tính riêng cho từng bộ phận, từng vị trí phù hợp với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.
• Bảo mật thông tin tối ưu: Phần mềm cho phép phân quyền rõ ràng, kiểm soát quyền xem và chỉnh sửa dữ liệu, góp phần bảo vệ dữ liệu bảng công, bảng lương của doanh nghiệp.

Hiệu quả thực tế của phần mềm dựa vào mức độ phù hợp của phần mềm, chất lượng dữ liệu đầu vào của doanh nghiệp, quy trình quản trị và phê duyệt của doanh nghiệp.

6. FTSHRM – Đồng hành cùng doanh nghiệp tối ưu quản trị nhân sự

Quản lý chấm công và tiền lương không chỉ là việc ghi nhận chính xác thời gian làm việc hay tính toán thu nhập cho người lao động, đây còn là nền tảng giúp cho doanh nghiệp kiểm soát được chi phí nhân sự, duy trì được tính minh bạch trong khâu quản lý và nâng cao hiệu quả vận hành

Với các tính năng như: Thiết lập ca làm việc linh hoạt, tự động tổng hợp dữ liệu từ máy chấm công, quản lý giờ tăng ca và xây dựng quy tắc tính công, tính lương theo quy định của doanh nghiệp, phần mềm quản lý nhân sự FTSHRM hỗ trợ doanh nghiệp từng bước chuẩn hóa và tự động hóa các nghiệp vụ nhân sự quan trọng.

Nếu doanh nghiệp còn đang gặp khó khăn trong việc quản lý nhiều ca làm việc, tổng hợp công hoặc xử lý các chính sách về tiền lương phức tạp còn nhiều vấn đề bất cập thì FTSHRM chính là giải pháp sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu được quy trình quản lý nhân sự.

Liên hệ ngay với Công ty Cổ phần Giải pháp First Trust Việt Nam để được tư vấn và trải nghiệm DEMO phần mềm FTSHRM một cách hoàn toàn miễn phí. Từ đó tìm hiểu phương án phù hợp với mô hình hoạt động của doanh nghiệp.

---

• CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP FIRST TRUST VIỆT NAM
• Fanpage: https://www.facebook.com/FTSHRM

• Hotline: 0939.673.111 – 024.6666.6836

• Address: Tầng 5, Tòa Polvita, Số 187 đường Nguyễn Tuân, Phường Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội, Việt Nam.