Ngày 15/05/2026, Bộ nội vụ đã chính thức ban hành Thông tư số 08/2026/TT-BNV: Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 337/2025/NĐ-CP ngày 24 tháng 12 năm 2025 của Chính phủ quy định về hợp đồng lao động điện tử. Sau đây là những điểm mà các doanh nghiệp cần lưu ý.

1. Mã định danh (ID) bắt buộc – Căn cứ Điều 4 Thông tư 08/2026/TT-BNV.

Quy định cụ thể như sau:

• Từ ngày 01/07/2026, tất cả hợp đồng lao động điện tử bắt buộc phải có mã định danh (ID) do Bộ Nội vụ cấp thông qua Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.
• Hợp đồng không có ID sẽ không được công nhậnvề mặt pháp lý.
• Mỗi hợp đồng có một mã ID duy nhất, không trùng lặp và không thay đổi trong suốt vòng đời hợp đồng.
• Trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm bên sau cùng ký, nhà cung cấp eContract phải gửi hợp đồng lao động điện tử về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để gắn ID theo quy định của Bộ nội vụ.

*Lưu ý quan trong: ID sẽ không thay đổi khi sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn hay chấm dứt hợp đồng. Nền tảng eContract sẽ tự động cấp ID trong vòng 24 giờ.

2. Cấu trúc mã định danh hợp đồng lao động điện tử (ID)-Căn cứ theo Điều 5 Thông tư 08/2026/TT-BNV.

– Mã ID có cấu trúc như sau: 01 ký tự chữ + 12 ký tự số.

– Trong đó các ký tự được hiểu như sau:

Ký tự	Loại hợp đồng
A	Hợp đồng lao động điện tử được giao kết từ ngày 01/07/2026 thông qua các eContract.
B	Hợp đồng lao động điện tử được chuyển đổi từ hợp đồng văn bản giấy.
C	Hợp đồng lao động điện tử được giao kết trước ngày 01/07/2026.

– Ý nghĩa của 12 ký tự số:

• 02 ký tự số đầu tiên: là 2 số cuối của năm cấp ID (Ví dụ: 2026 => 26).
• 10 ký tự số sau: là dãy số tự nhiên sẽ được cấp ngẫu nhiên, đảm bảo được tính duy nhất trên toàn quốc.

3. Rà soát hợp đồng cũ – Căn cứ Điều 6 Thông tư 08/2026/TT-BNV

– Thông tư quy định rõ trách nhiệm xử lý đối với các hợp đồng đã tồn tại trước ngày 01/07/2026.

– Đối với hợp đồng ký trước ngày 01/07/2026:

• Nhà cung cấp eContract có trách nhiệm hỗ trợ các bên rà soát, bổ sung chữ ký số và dấu thời gian trước khi gửi lên Nền tảng để cấp ID quản lý.

– Chuyển đổi từ hợp đồng giấy sang hợp đồng lao động điện tử

• Hợp đồng lao động điện tử được chuyển đổi phải được ký số bởi người có thẩm quyền của người sử dụng lao động để xác nhân tính chính xác, đầy đủ so với bản gốc và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung chuyển đổi. Hợp đồng lao động điện tử sau khi được chuyển đổi phải được gắn ID.
• Cụ thể, Nhật ký chuyển đổi phải ghi rõ nội dung: hệ thống thực hiện, người thực hiện, thời gian hoàn thành, định dạng tệp, dung lượng, số trang. Đặc biệt phải có chữ ký số niêm phong kèm dấu thời gian để đảm bảo tính toàn vẹn của hợp đồng lao động điện tử.
• Hợp đồng lao động được chuyển đổi có giá trị như bản gốc khi đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

4. Hệ thống báo cáo – Căn cứ Điều 19 Thông tư 08/2026/TT-BNV

– Thông tư quy định 3 nhóm đối tượng phải thực hiện việc báo cáo định kỳ.

4.1 Nhà cung cấp eContract

– Nhà cung cấp eContract phải thực hiện đồng thời 2 loại báo cáo:

• Báo cáo định kỳ theo quý (Phụ lục IV đính kèm Thông tư).
• Báo cáo kết quả kiểm toán kỹ thuật định kỳ.

4.2 Người sử dụng lao động

• Người sử dụng lao động phải báo cáo thay đổi lao động qua nền tảng theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP (tức là tích hợp báo cáo tình hình sử dụng lao động trực tiếp vào hệ thống eContract mà không cần báo cáo riêng lẻ như trước đây).

4.3 Sở Nội vụ & Ban quản lý Khu công nghiệp

• Ban quản lý Khu công nghiệp có trách nhiệm tổng hợp và báo cáo tình hình sử dụng lao động trên địa bàn lên Bộ Nội vụ.

5. Quản lý dữ liệu – Bảo mật và lưu trữ

– Đây là chương quy định chi tiết nhất trong Thông tư, đặt ra các yêu cầu nghiêm ngặt về xử lý dữ liệu hợp đồng lao động điện tử.

– Thời hạn lưu trữ:

• 10 năm kể từ ngày hợp đồng chấm dứt (tính từ hợp đồng cuối nếu ký nhiều lần liên tiếp với cùng người lao động).

– Nguyên tắc xử lý dữ liệu:

• Mọi hoạt động xử lý dữ liệu trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử phải đảm bảo sự phù hợp với các quy định của pháp luật về dữ liệu, bảo vệ dữ liệu cá nhân, an ninh mạng, lưu trữ dữ liệu và các quy định pháp luật có liên quan khác.
• Dữ liệu phải được xử lý theo nguyên tắc đúng mục đích, tối thiểu cần thiết, đúng thẩm quyền, đúng phạm vi; có thời hạn lưu trữ phù hợp và có biện pháp bảo vệ tính bảo mật, toàn vẹn, sẵn sàng.

– Chia sẻ và khai thác dữ liệu nhạy cảm:

• Việc khai thác, chia sẻ hoặc chuyển giao dữ liệu cá nhân, dữ liệu nhạy cảm, dữ liệu thuộc danh mục bí mật nhà nước và bí mật kinh doanh chỉ được thực hiện khi có căn cứ pháp lý phù hợp và đảm bảo đủ các biện pháp bảo vệ theo quy định.