Những tính năng bắt buộc phần mềm nhân sự hiện đại cần có

Trong thời đại số hóa hiện nay, phần mềm quản lý nhân sự không chỉ đơn thuần là công cụ hỗ trợ tính công – tính lương. Doanh nghiệp hiện đại, đặc biệt là các đơn vị có quy mô từ 100 nhân viên trở lên, cần một hệ thống có thể tự động hóa – kết nối – và phân tích dữ liệu nhân sự để hỗ trợ ra quyết định chiến lược.

Vậy một phần mềm nhân sự hiện đại cần những tính năng gì? Bài viết sau đây FTSHRM sẽ giới thiệu với bạn 6 tính năng mà phần mềm nhân sự chất lượng đều có.

1. Phần mềm nhân sự tự động chấm công – tính lương

Đây là nhóm tính năng cơ bản nhưng quan trọng hàng đầu của một phần mềm nhân sự. Trải qua tìm hiểu và sử dụng nhiều phần mềm khác nhau, tác giả có thể tổng hợp lại một số tính năng cần thiết như sau:

• Kết nối trực tiếp với máy chấm công: Đảm bảo sự đồng bộ nhanh chóng dữ liệu lên hệ thống, không phát sinh lỗi từ phần mềm trung gian
• Cấu hình linh hoạt ca kíp, tổ đội, lịch phân ca: Cho phép setup theo chế độ từng nhà máy
• Tự động tính công thường, công tăng ca, công ngày lễ: Bóc tách được tỷ lệ công làm việc theo từng khúc
• Áp dụng chính xác hệ số lương, phụ cấp, khấu trừ
• Xuất bảng lương, phiếu lương, bảng tổng hợp tự động

Đây là nền tảng giúp HR tiết kiệm hàng chục giờ làm việc mỗi tháng, đồng thời giảm thiểu sai sót dẫn đến khiếu nại từ người lao động.

2. Quản lý hồ sơ – hợp đồng – quyết định điện tử ngay trên phần mềm

Thay vì lưu hồ sơ giấy trong tủ – dễ mất, khó tìm, phần mềm nhân sự hiện đại cần có:

• Quản lý hồ sơ nhân viên dạng số hóa: thông tin cá nhân, bằng cấp, quá trình công tác
• Lưu trữ và cập nhật hợp đồng, quyết định điều chuyển, tăng lương, kỷ luật… Cho phép người sử dụng tra cứu lại thông tin một cách dễ dàng
• Theo dõi lịch sử thay đổi thông tin của từng cá nhân
• Gắn nhắc việc gia hạn hợp đồng, hết hạn bảo hiểm, sinh nhật tự động

Một hệ thống nhân sự thông minh cần giúp bạn “truy xuất thông tin trong 3 giây” – thay vì mất nửa buổi lục file Excel.

3. Phê duyệt đơn từ – yêu cầu – trình ký tự động

Quy trình xin nghỉ, làm thêm, tạm ứng, xác nhận lương… nếu vẫn còn dùng giấy, in, xin chữ ký từng phòng thì không còn phù hợp. Ngoài ra, với xu thế áp dụng chữ ký số và chữ ký điện tử, nhiều doanh nghiệp yêu cầu tích hợp tính năng này lên trên phần mềm.

Do đó, một phần mềm nhân sự hiện đại cần có tính năng:

• Nhân viên tạo đơn online – ngay trên điện thoại, máy tính thông qua kết nối internet
• Tự động gửi trình ký theo đúng cấp, đúng người, đúng trình tự
• Theo dõi tiến độ duyệt, nhận thông báo duyệt/không duyệt
• Lưu trữ lịch sử, có nhật ký duyệt minh bạch

∗ Tính năng này đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp có quy mô nhân sự lớn, khối lượng ca kíp thay đổi nhiều.

4. Cổng thông tin nhân viên – Giao tiếp trên phần mềm nhân sự

Phần mềm nhân sự không chỉ phục vụ HR, mà còn phải phục vụ người lao động.
Do đó, một HRM hiện đại cần có:

• Cổng thông tin cá nhân: nơi nhân viên xem công, lương, bảo hiểm, lịch làm việc
• Gửi đơn xin nghỉ, phản hồi, thông báo từ công ty
• Đăng ký lịch họp, lịch làm thêm, góp ý nội bộ
• Quản lý trải nghiệm nhân viên (employee experience)

Cổng thông tin giúp giảm tải thông tin cho HR và tăng mức độ hài lòng, minh bạch trong tổ chức.

5. Bảo mật – phân quyền – lưu vết thao tác

Dữ liệu nhân sự là dữ liệu nhạy cảm. Do đó, việc sử dụng phần mềm từ bên thứ 3 cần đảm bảo rằng mọi thông tin của công ty có được bảo mật hay không. Ngoài ra, không phải tất cả nhân viên đều cần được biết tình hình nhân sự của doanh nghiệp. Phần mềm hiện đại bắt buộc:

• Phân quyền chi tiết theo vai trò (HR, kế toán, quản lý…), truy cập thông tin nếu được phân quyền
• Dữ liệu quản lý tập trung ở trụ sở doanh nghiệp hoặc cách thức bảo mật khác
• Lưu vết thao tác từng người dùng, xác định những thay đổi thông tin trước đó
• Cảnh báo khi có chỉnh sửa nhạy cảm (lương, công, thông tin cá nhân)

6. Phần mềm nhân sự hỗ trợ ra quyết định, phân tích dữ liệu

Không chỉ dừng ở việc ghi nhận và tính toán tự động – một phần mềm HRM hiện đại phải biết phân tích. Đây là những tính năng nâng cao hỗ trợ người quản lý ra quyết định:

• Thống kê biến động nhân sự, tỉ lệ nghỉ việc
• Phân tích xu hướng tăng ca, hiệu suất tổ – ca – bộ phận
• Cảnh báo bất thường: nghỉ đột biến, sai công liên tiếp…
• Đề xuất điều chỉnh nhân sự – tối ưu nguồn lực

7. Giải pháp tiêu biểu: FTSHRM – phần mềm nhân sự cho doanh nghiệp sản xuất

FTSHRM là hệ thống phần mềm quản lý nhân sự thiết kế riêng cho doanh nghiệp sản xuất, nhà máy, khu công nghiệp với đầy đủ các tính năng cốt lõi và nâng cao:

• Chấm công – tính lương – phân ca tự động
• Hồ sơ – hợp đồng – quyết định điện tử
• Duyệt đơn – nghỉ phép – tăng ca – nghỉ chế độ
• Cổng thông tin nhân viên – gắn kết – thông báo – xin đơn
• Kết nối máy chấm công, ERP, kế toán, thuế – bảo hiểm
• Báo cáo, phân tích dữ liệu thời gian thực

→ Giao diện dễ dùng – Tùy chỉnh theo người dùng – chi phí tối ưu.

Kết luận

Khi doanh nghiệp phát triển, bài toán nhân sự không chỉ nằm ở số lượng, mà là sự chuẩn hóa, đồng bộ và khả năng mở rộng.

Chọn phần mềm nhân sự không chỉ là “mua một công cụ”, mà là đầu tư cho một nền tảng giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru – minh bạch – và bền vững. Chúc bạn tìm cho mình một phần mềm ưng ý và phù hợp nhu cầu sử dụng.