6 lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ và kiểm tra số liệu BHXH

Bảo hiểm xã hội là một chính sách an sinh xã hội quan trọng của Nhà nước và Chính phủ Việt Nam. Nhằm đảm bảo thu nhập cho người tham gia khi họ bị giảm hoặc mất thu nhập do ốm đau bệnh tật, tai nạn lao động…

Vậy chuẩn hồ sơ BHXH gồm những gì? Và kiểm tra số liệu BHXH như thế nào? Dưới đây là 6 lưu ý bạn cần biết

1. Quy chế tiền lương, quy chế tài chính, thỏa ước lao động, nội dung lao động

– Quy chế tiền lương là tập hợp các quy định, nguyên tắc và quy trình về việc tính toán, xác định và thanh toán tiền lương cho nhân viên trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp

– Quy chế tài chính (chính sách tài chính) là bộ luật lệ, quy định và nguyên tắc. Mà một tổ chức, doanh nghiệp hoặc cơ quan chính phủ áp dụng để quản lý và điều hành các hoạt động tài chính của mình.

– Thỏa ước lao động (hợp đồng lao động) là một loại hợp đồng mà một tổ chức, doanh nghiệp hoặc cơ sở kinh doanh ký kết. Với một nhóm lao động, thường là toàn bộ công nhân viên trong doanh nghiệp đó

2. Thang bảng lương

– Thang bảng lương phải xây dựng dựa trên mức lương cơ bản BHXH quy định từng thời kỳ

– Trước 1/7/2022, mức lương trả cho NLĐ đã qua đào tạo nghề phải cao hơn ít nhất 7% so với mức lương tối thiểu vùng (điểm b, khoản 3, điều 7 nghị định số 49/2013/NĐ-CP)

3. Hợp đồng lao động

– Kiểm tra chế độ nâng lương, thời gian nâng lương (nếu có) có thực hiện đúng

– Mức lương, thời hạn HĐLĐ phải ghi cụ thể và khớp với bảng lương

– Mức lương trong HĐLĐ và bảng lương phải khớp theo các chức danh, cấp bậc trong thang bảng lương

– Các khoản phụ cấp (nếu có) phải được quy định rõ trong HĐLĐ/ quy chế tiền lương/ quy chế tài chính. Như về (số tiền, chế độ hưởng, phương thức chi)

– Trong năm nếu có thay đổi mức lương, các loại phụ cấp, các khoản bổ sung, hỗ trợ… Thì phải có quyết định/phụ lục hợp đồng kèm theo

– Kiểm tra xem có đáp ứng được đầy đủ các điều kiện để hưởng phụ cấp không. ví dụ: phụ cấp độc hại, phụ cấp khu vực, vùng/miền

– Kiểm tra công ty có ký những loại hợp đồng nào khác ngoài HĐLĐ không . Ví dụ: hợp đồng thời vụ

4. Bảng chấm công

– Số lượng nhân viên trên bảng chấm công phải có đủ hồ sơ lao động

– Các ngày nghỉ chế độ BHXH, lễ tết phải khớp với bảng chấm công

– Kiểm tra các ngày nghỉ phép trả lương đúng và đủ đối tượng

– Kiểm tra xem có chấm làm thêm giờ không? số giờ và số lương làm thêm giờ không? Số giờ và số lượng làm thêm có trả đúng theo quy định không?

– Kiểm tra có lao động làm việc ngày lễ tế không? Có trả đúng lương theo đúng chế độ không?

5. Bảng lương

– Số liệu trên bảng lương khớp với chi phí lương trên BCTC và số liệu trên tờ khai quyết toán thuế TNCN năm

– Số liệu lương và phụ cấp trên bảng lương phải khớp với HĐLĐ và thang bảng lương cỉa công ty

– Số lượng nhân viên và ngày công trên bảng lương phải khớp với bảng chấm công

– Hồ sơ nhân viên trên bảng lương phải có đủ hồ sơ lao động

– Nếu chi lương bằng tiền mặt phải có phiếu chi và ký nhân của từng người

6. Số liệu đóng BHXH

– Phân loại các phụ cấp, các khoản bổ sung, hỗ trợ (nếu có) thành nhóm phải tham gia và không phải tham gia BHXH

– Kiểm tra mức lương tham gia BHXH của từng lao động đã bao gồm các khoản phụ cấp phải tham gia BHXH hay chưa?

– Đối chiếu danh sách NLĐ tham gia BHXH với bảng lương để lọc ra NLĐ không được tham gia BHXH. Sau đó loại ra những đối tượng không phải tham gia BHXH (NLĐ đang nghỉ hưởng chế độ thai sản, nghỉ ốm điều trị dài ngày, nghỉ không hưởng lương trên 14 ngày/ tháng; người đang học nghề, thử việc. NLĐ ký HĐLĐ có thời hạn dưới 1 tháng: NLĐ đang hưởng chế độ hưu trí..)

– Theo khoản 6 điều 1 luật sửa đổi, bổ sung 1 số điều của luật BHYT năm 2014; nghị định số 143/2018/NĐ-CP; NLĐ có quốc tịch nước ngoài làm việc tại Việt Nam thuộc điện bắt buộc phải tham gia BHXH