5 cách cải thiện kỹ năng đa nhiệm cho nhân viên văn phòng

Quản lý được thời gian hay khả năng cân bằng nhiều việc cùng một lúc là cách tốt nhất. Giúp bạn làm tốt nhiều việc trong công việc và cuộc sống thường ngày. Ở mỗi doanh nghiệp họ yêu cầu nhân viên không chỉ làm một nhiệm vụ duy nhất mà cần phải có kỹ năng khác. Kỹ năng đa nhiệm sẽ vô cùng tuyệt vời để giúp họ phát triển bản thân trong công việc.

Kỹ năng đa nhiệm là gì?

Là khả năng làm nhiều việc cùng một lúc trong một khoảng thời gian nhất định. Là nhân viên văn phòng nếu bạn không có kỹ năng đa nhiệm sẽ rất khó để tổ chức, sắp xếp các lịch trình làm việc của mình. Từ đó dẫn tới hiệu quả công việc bị trì trệ và không hiệu quả.

Cách nhận biết một nhân viên có kỹ năng đa nhiệm

Kỹ năng đa nhiệm thể hiện là họ có khả năng hoàn thành nhiều công việc cùng một lúc trong 1 ngày . Người có kỹ năng này sẽ có đủ thông minh để đặt mức độ ưu tiên cho mọi nhiệm vụ. Họ sẽ có một sổ ghi chú, cây bút và ghi chú mọi thứ. Họ sẽ bắt đầu làm từng việc một, việc nào khẩn cấp làm trước, rồi tiếp đến những việc khác.

5 cách để cải thiện kỹ năng đa nhiệm cho dân văn phòng

1. Đặt mục tiêu thực tế và lên kế hoạch chi tiết cho từng công việc

Khi dân văn phòng phải tiếp nhận quá nhiều việc cùng một lúc có thể gây căng thẳng và tạo ra những nỗi lo không cần thiết. Có thể họ sẽ cảm thấy quá tải với các nhiệm vụ họ cần hoàn thành trong một ngày. Vì thế họ cần biết cách tách công việc thành nhiều phần nhỏ để dễ hoàn thành hơn. Đặt ra mục tiêu trong 1 ngày làm việc, lên kế hoạch để hoàn thành các mục tiêu đó. Khi lập được bảng kế hoạch và lên được danh sách. Thì các việc cần làm sẽ nâng cao được kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian của mình.

2. Tạo điều kiện để bản thân có đủ thời gian hoàn thành mục tiêu

Bạn phải biết được rằng để hoàn thành được một nhiệm vụ thì cần mất bao nhiêu thời gian. Bạn đang quản lý đội nhóm của mình. Cần phải đặt ra các tiêu chuẩn tốt nhất để phù hợp với mọi người. Việc đa nhiệm có thể gây căng thẳng cho bạn nếu bạn làm quá nhiều việc cùng một lúc. Bạn sẽ không có đủ thời gian để hoàn thành công việc của mình theo như kế hoạch. Hãy đặt khung thời gian thực tế, nếu không điều đó sẽ khiến bạn cảm thấy căng thẳng trong tương lai nếu không hoàn thành được mục tiêu đề ra.

3. Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho công việc

Trước khi tham gia vào công việc, hãy dành thời gian để sắp xếp chúng lại. Những việc nào là ưu tiên trước, từ đó sẽ lên một kế hoạch phù hợp. Bằng cách sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc một cách hiệu quả. Điều này giúp chúng ta nâng cao được kỹ năng đa nhiệm cho bạn.

4. Lên danh sách

Viết danh sách hoặc sử dụng các công cụ tổ chức trực tuyến như Excel, Trello. Làm như vậy giúp bạn tự tin về khối lượng công việc của mình. Nếu bạn lên được danh sách vào bộ nhớ của mình điều đó khiến bạn có thể quên điều gì đó quan trọng. Nếu bạn có danh sách kèm theo lời giải thích bên cạnh ở mỗi nhiệm vụ thì sẽ dễ tiếp cận và đáp ứng được việc làm hơn.

5. Cần duy trì sự tập trung

Việc duy trì sự tập trung có thể là bạn tắt điện thoại trong giờ làm việc trong 30 phút. Hay không kiểm tra email. Điều này giúp bạn có thể tập trung và kiểm tra danh sách những việc mình cần làm nhanh hơn so với việc bạn bị phân tâm với các thiết bị ngoài.

6. Kết hợp các nhiệm vụ lại với nhau nếu có thể

Để đảm bảo rằng khi lập kế hoạch cho 1 tuần làm việc của mình, bạn cần nhóm các nhiệm vụ tương tự lại với nhau. Vì để dễ dàng hơn giữa các công việc và để hoàn thành đúng thời hạn theo thời gian đã lên kế hoạch.

7. Xem xét lại các tiến trình

Việc xem xét lại các tiến trình và đánh dấu các công việc đã hoàn thành để lên danh sách các công việc cần hoàn thành. Nếu bạn đang thực hiện một dự án, với những mốc thời gian đã lên kế hoạch. Thì việc bạn xem lại các tiến trình mình đã làm, có thể giúp bạn xem có đi đúng hướng theo kế hoạch không. Và có đạt được mục tiêu của mình đúng thời hạn không.

8. Cho phép bản thân được nghỉ giải lao thường xuyên

Hãy cho mình những khoảng thời gian để nghỉ ngơi trong ngày. Vì nếu bạn làm việc liên tục, thì đây sẽ không là cách để hoàn thành công việc với tiêu chuẩn cao.

TỔNG KẾT

Để rèn luyện kỹ năng đa nhiệm, nhân viên văn phòng cần hiểu rõ được mục tiêu cá nhân của mình là gì. Biết lập kế hoạch làm việc, kiên trì sự tập trung và theo đuổi một vài phương pháp nêu trên để hoàn thiện hơn.